De medewerkers van Tobishima Corporation bekijken blauwdrukken, documenten en andere media op hun tablet wanneer het ze uitkomt

Uitdaging: informatie raadplegen op locatie stroomlijnen 

Tobishima Corporation wilde het omslachtige proces voor het op locatie raadplegen van informatie stroomlijnen om de operationele efficiëntie te verbeteren en de werkpatronen te herzien.

Tobishima Corporation vierde in 2018 haar 135-jarig bestaan. Gedurende die tijd heeft het bedrijf bijgedragen aan toonaangevende civieltechnische projecten in Japan, zoals de Seikan-tunnel en de Tokyo Bay Aqua-Line, evenals aan talrijke andere bouwprojecten en projecten gerelateerd aan sociale infrastructuur. De afgelopen jaren heeft het bedrijf veel energie gestoken in een solide toekomstvisie op de bouwsector door te investeren in innovatieve technologieën op het gebied van bouwtechniek en rampenpreventie. “We streven ernaar om uit te groeien tot wat wij een ‘New Business Contractor’ noemen. In de bouwsector was rond 2020 zo'n grote vraag naar de ontwikkeling van infrastructuur dat het van cruciaal belang werd om een oplossing te vinden voor de lange werkdagen van medewerkers. Om getalenteerde mensen aan te trekken en op te leiden, en om verdere groei van ons bedrijf te stimuleren, wilden we bovendien de workflows herzien, te beginnen met die in onze IT-omgeving”, legt Atsushi Ozawa van Tobishima Corporation uit.

In het kader van dit beleid heeft het bedrijf lichtgewicht laptops verstrekt aan alle medewerkers, evenals ventilatorloze, stofbestendige tablets voor gebruik in de buitendienst. Zo is er een mobiele werkomgeving ontwikkeld die niet gebonden is aan een specifieke locatie, zoals een bouwplaats, werkkeet of filiaal.

Hierbij was het wel van belang om na te gaan hoe de gegevens die op al die apparaten werden bekeken, het best konden worden beheerd. Destijds werden documenten zoals blauwdrukken en instructies voor bouwwerkzaamheden opgeslagen en beheerd in een NAS-systeem (NAS = Network Attached Storage) op het kantoor op locatie. Door het verschil in besturingssystemen was het echter lastig om via een tablet toegang te krijgen tot gegevens in het NAS-systeem, zodat medewerkers vaak langsgingen op kantoor om documenten in te zien. 

“Omdat onze medewerkers op locatie geen toegang hadden tot blauwdrukken en andere documenten, moesten ze telkens terug naar kantoor als ze iets wilden opzoeken. Het was dus duidelijk dat we gegevens zodanig moesten opslaan dat onze medewerkers er in minder tijd en op efficiëntere wijze toegang toe zouden krijgen”, zegt Takahisa Nakaya van Tobishima Corporation.

De oplossing: een gebruiksvriendelijke manier om grote bestanden te delen en te bekijken

Na een grondige verkenning van de beschikbare opties voor gegevensopslag koos Tobishima Corporation voor Dropbox.

“Naast de mogelijkheid om documenten op een tablet te bekijken, was opslag in de cloud een must-have. Dat zou ons in staat stellen het risico op gegevensverlies als gevolg van NAS-storingen of natuurrampen te beperken en de onderhouds- en beheerkosten te verminderen. We hebben voor Dropbox gekozen omdat de interface heel gebruiksvriendelijk en intuïtief is, zelfs voor mensen die minder goed overweg kunnen met IT-hulpmiddelen”, legt Ozawa uit.

Ook de differentiële synchronisatiefunctie van Dropbox scoorde hoog. Met deze functie kunnen grote bestanden, zoals CAD-gegevens en locatiefoto's, snel en veilig worden geüpload. Bovendien heeft de optie om bestanden offline te bekijken het voordeel dat medewerkers alleen bestanden met betrekking tot lopende projecten lokaal hoeven op te slaan. Deze kunnen in een scala aan apps worden bekeken.

Nakatani: “Al onze locatiemanagers, inclusief ikzelf, bewaren ter referentie gegevens over eerdere bouwlocaties waar we hebben gewerkt. In de loop van de tijd verzamel je steeds meer gegevens. Cloudgebaseerde services bieden dan meer flexibiliteit bij het vergroten van de opslagcapaciteit in vergelijking met een NAS-systeem. Daar zijn we erg blij mee.”

Het resultaat: medewerkers kunnen altijd en overal informatie opzoeken en ook bestanden delen met externe partijen

Na een succesvolle proefperiode heeft Tobishima Corporation Dropbox bedrijfsbreed geïmplementeerd.  “Als ik een blauwdruk wil bekijken, kost het behoorlijk wat tijd en moeite om naar kantoor te gaan, vooral als ik op grote hoogte werk. Het is dus heel handig dat ik documenten nu rechtstreeks op mijn iPad kan raadplegen. Dat verbetert niet alleen de efficiëntie, maar vermindert ook de werkdruk voor locatieopzichters zoals ik”, aldus Yusuke Tanaka.

Het stelt het team daarnaast in staat om op locatie papierloos te werken. Voorheen moesten er vaak fysieke blauwdrukken, gemaakt met een plotter, naar de bouwplaats worden gebracht. Dat is nu niet langer nodig. “Tegenwoordig kunnen we alle gegevens die we nodig hebben, in Dropbox bekijken via telefoon of iPad. Zo voorkom je ook dat je tijd verliest door per ongeluk de verkeerde blauwdruk af te drukken”, legt Tanaka uit.

Dropbox bewijst ook z'n nut voor gezamenlijke projecten, een bekend fenomeen in de bouwsector.

Ozawa: “In een gezamenlijke project moet je informatie met meerdere bedrijven delen. Als je je bestandsservers extern beschikbaar stelt, doen zich echter beveiligings- en nalevingsrisico's voor. Met Dropbox kun je instellingen, bijvoorbeeld weergaverechten, heel nauwkeurig aanpassen. Zo kunnen we onze bestanden met een gerust hart delen.” 

Tobishima Corporation gebruikt Dropbox ook om bestanden te delen met andere bedrijven binnen de groep.

Het plan is om Dropbox binnen afzienbare tijd te gaan gebruiken voor het beheer van meer typen bestanden. Eerst voor foto's. Op bouwplaatsen nemen medewerkers elke dag veel foto's voor administratieve en rapportagedoeleinden. Ze maken ook een logboek om deze foto's op te slaan en te beheren. Dat kostte voorheen veel tijd en leidde soms tot overuren. 

“Op sommige bouwlocaties worden foto's nu opgeslagen in Dropbox, en wordt ook het fotobeheer en het maken van logboeken via Dropbox uitbesteed. We zijn van plan dit de komende tijd breder uit te rollen om de werkdruk voor medewerkers te verlagen”, vertelt Ozawa. Hij voegt eraan toe dat hij hoopt dat deze innovatie gaat resulteren in minder benodigde arbeidsuren. 

Tobishima Corporation overweegt om op termijn de NAS-systemen op locatie af te schaffen en alle gegevens samen te brengen in Dropbox. “We hebben onze bestandsservers al overgezet naar de cloud en gebruiken Microsoft 365 als bedrijfsbrede communicatietool. Nu richten we onze aandacht vooral op verbeteringen in de werkprocessen. In goede samenwerking met Dropbox gaan we een hele reeks initiatieven waarmaken”, besluit Ozawa.