Hoe TopLine Film videosamenwerking verbetert

Uitdaging: onhandelbare fysieke opslag voor grote bestanden

Het videoproductiebedrijf TopLine Film werd oorspronkelijk in 2019 opgericht als een op zichzelf staande videoafdeling binnen TopLine Comms. In 2021, toen bij die twee merken inmiddels 25 mensen in dienst waren, werden ze overgenomen door Definition Group, een orgaan van adviesbedrijven op het gebied van merkstrategie, ervaringen en communicatie.

TopLine Film gebruikte Dropbox vanaf dag één. "Als bedrijf met drie personen hadden we flink wat taken", zegt Jamie Field, Managing Director van TopLine Film. "Dropbox maakte dat makkelijker." 

Toen het bedrijf in 2012 werd uitgebreid met de videoafdeling, werd opslag ingewikkelder. Op dat moment waren de mogelijkheden voor cloudopslag vrij beperkt. Videobestanden zijn natuurlijk enorm en TopLine gebruikte harde schijven om back-ups van al hun materiaal te maken. Dit was op zich geen probleem toen het nog om amper een paar terabyte ging, maar naarmate het bedrijf groeide, werd het proces omslachtig. TopLine vroeg Dropbox meer informatie over het verkrijgen van een zakelijke licentie en Dropbox gaf hen de garantie dat ze zich nooit meer zorgen hoefden te maken over opslagruimte. 

Uitdaging: de simpelste tool is vaak de beste

Na de overname zag TopLine Film dat de andere merken onder de vlag van Definition Group gebruikmaakten van oplossingen zoals SharePoint en WeTransfer. Het team van Field heeft deze platforms ook geprobeerd, maar kwam toch altijd weer uit bij Dropbox. De reden hiervoor was de eenvoud van de interface en de robuuste functionaliteit. Het TopLine-team was zo enthousiast dat het de rest van de merken van de Definition Group ook wist over te halen om met behulp van Kaizen IT naar Dropbox over te stappen. Samen hebben ze een geïntegreerde ervaring ontwikkeld waardoor andere afdelingen binnen de Definition Group Dropbox als archief en bestandsserver kunnen gebruiken.

Veel van de projectbestanden van TopLine zijn gemaakt met Adobe-software zoals Premiere Pro, After Effects en Photoshop. Dit zijn vaak redelijk kleine bestanden die in de desbetreffende Dropbox-directory blijven staan. Telkens wanneer iemand op Opslaan klikt of wanneer het bestand automatisch wordt opgeslagen, wordt het onmiddellijk naar de cloud geüpload, waardoor de cloud dus eigenlijk als een live mediaserver fungeert.

Ook de workflow tussen TopLine en hun freelancers wordt dankzij Dropbox een stuk eenvoudiger. Bijna alle freelance cameramensen gebruiken Dropbox. Wanneer ze nu beeldmateriaal via een Dropbox-link versturen, komt die video onmiddellijk terecht op de mediaserver van TopLine. TopLine werkt ook veel met Vimeo. De integratie van Dropbox met Vimeo betekent dat TopLine direct beeldmateriaal vanaf hun mediaserver op Vimeo kan plaatsen, zonder dat het afzonderlijk hoeft te worden geüpload. "Ik vind het fijn dat je ook met videobestanden met vrij onbekende indelingen aan de slag kunt via Dropbox. Dat is volgens mij vrij uniek", zegt Field. 

Dropbox heeft TopLine ook geholpen hun beveiliging te versterken toen het bedrijf op grotere schaal begon te werken. Dankzij de machtigingsfuncties van het platform kan Field zelf bepalen wie specifieke bestanden mag zien en openen. Dit vindt allemaal op de achtergrond plaats, maar hij heeft er het volste vertrouwen in dat hun bedrijfsmiddelen beschermd zijn.