Hoe betere bestandsbeveiliging en toegang de samenwerking met de klant heeft vereenvoudigd

Uitdaging: een datalek heeft de noodzaak van extra bestandsbeveiliging aangetoond

The Shopping Center Group (TSCG) is in 1984 opgericht en de grootste commerciële vastgoedfirma in privébezit, die zich met name richt op retail en restaurateurs. Door trouw te blijven aan retail hebben ze sterke, langdurige relaties opgebouwd met bekende retailers. Hun toegewijde focus op retail en toewijding aan voortdurende ontwikkeling binnen de retailsector stelt hen in staat om afleidingen te vermijden, terwijl ze tegelijkertijd een goed inzicht hebben in de uitdagingen van hun klanten.

Voor TSCG zijn beveiliging en bescherming van klantinformatie van essentieel belang. Naast de bescherming van financiële gegevens, kan strategische informatie in de verkeerde handen een ramp betekenen. Als een grote retailer bijvoorbeeld geïnteresseerd is om toe te treden tot een bepaalde markt, dan zijn er veel mensen die die informatie van te voren willen achterhalen.

Na een beveiligingsincident bij een van de jarenlange partners van TSCG, erkende het team het belang van de overstap naar een nieuwe serviceprovider en voerde het een grondige evaluatie uit van hun bestandsopslagmethodes."

Vanwege de aard van het werk van TSCG wordt niet alles intern bewaard. Hoewel TSCG veel informatie intern creëert, moet die informatie wel worden gedeeld met klanten. Het proces voor het delen was complex: het team moest contact opnemen met hun IT-partner, die dan een deelmap opzette. Die mappen werden vervolgens gecentraliseerd in een traditioneel systeem voor bestandsopslag.
Ze wilden het beter doen en legden die uitdaging aan een aantal providers van beheerde services voor om te zien wie de beste oplossing had.

Oplossing: veilige cloudopslag die eenvoudig delen en eenvoudige toegang mogelijk maakt.

Tijdens de gesprekken van TSCG met potentiële providers van beheerde services bespraken ze hun zorgen en uitdagingen op het gebied van bestandsbeveiliging en -opslag, en het delen van bestanden. Tijdens deze gesprekken kwam Dropbox naar voren omdat ze de waarde van beveiliging begrijpen en systemen gebruiken die informatie beschermt terwijl tegelijkertijd toegang wordt verleend aan de juiste mensen. Voor Bryan Chandler, SVP en Managing Director of Innovation and Technology bij TSCG, was het ook belangrijk dat ze gebruik konden maken van de ervaring van Dropbox met het werken met andere klanten en dat ze de garantie kregen dat hun informatie veilig was. Als klanten vragen "Wat doen jullie om ons te beschermen?", dan kan TSCG de beveiligingsmaatregelen van Dropbox delen. "Dit draagt bij aan het vertrouwen in deze relaties", zegt Chandler.

Dropbox werd het centrale systeem voor het delen van bestanden van TSCG en alle 300 medewerkers hebben toegang tot Dropbox. Het platform wordt geïnstalleerd op de laptops van alle nieuwe gebruikers zodat documenten, downloads en afbeeldingen allemaal naar Dropbox gaan. TSCG-vertegenwoordigers kunnen zich ook aanmelden bij Dropbox op hun mobiele apparaten wanneer ze onderweg zijn. En omdat Dropbox bestanden op alle apparaten synchroniseert, werkt elke medewerker met de meest up-to-date versie van de bestanden. "Het neemt de zorgen om waar de documenten zijn weg. Je slaat documenten op en hebt er ongeacht waar je je bevindt toegang toe", zegt Chandler. Vertegenwoordigers werken aan complexe deals met complexe documenten, maar nu hebben ze via een internetverbinding toegang tot de vereiste bestanden. Dit soort mobiliteit en flexibiliteit stelt TSCG in staat om een hybride werkmodel te omarmen.

Als aanvulling op het bieden van het beveiligd delen van bestanden, maken de functies van Dropbox samenwerking ook makkelijker voor zowel TSCG-vertegenwoordigers als hun klanten. Het delen van bestanden stelt TSCG bijvoorbeeld in staat om virtuele spaces te maken voor hun klanten met al hun informatie. Vervolgens kunnen ze heel makkelijk een link naar de klant sturen zodat die toegang krijgt en ze kunnen ervoor zorgen dat iedereen met dezelfde gegevens werkt. "Daar zijn niet alleen onze vertegenwoordigers blij mee, maar ook onze klanten", zegt Chandler. Er komt veel due diligence kijken bij acquisitie en voor een recente transactie waren veel overeenkomsten nodig voor verschillende abonnementen en contracten die een bedrijf had bij verschillende leveranciers. Omgaan met dit soort deals vereist heel veel communicatie, meestal via e-mail. Chandler gebruikte de bestandsaanvraagfunctie in Dropbox, waardoor de andere partij materiaal kon delen in de space die hij had gemaakt.

"Het bespaart zoveel e-mails heen en weer", zegt Chandler. "In plaats van mijn onoverzichtelijke inbox, kan de klant het gewoon uploaden naar een plek waar we er alle twee toegang tot hebben. Het was een veel gestroomlijnder proces. Als je zoveel bestanden verplaatst, dan neemt dat de zorgen of je een bepaald bestand al hebt verstuurd weg." TSCG vertrouwt ook op de mogelijkheid om bepaalde mappen te volgen. Gebruikers kunnen een melding krijgen wanneer iemand iets nieuws toevoegt aan een space. "De mapvolgfunctie is een verbogen juweeltje in Dropbox, maar is enorm handig", zegt Chandler. "Ik upload nieuwsbrieven, artikelen en andere bruikbare bronnen in de map. Iemand die deze bronnen handig vindt, kan de map volgen en een melding ontvangen wanneer ik nieuw materiaal toevoeg."

Dropbox werkt ook goed met de rest van de technologiestapel van TSCG, waaronder applicaties zoals projectbeheertool monday.com en materiaalvolgmanager Airtable. "Ik hoef maar op twee knoppen te klikken om elk bestand van Dropbox te openen in deze applicaties en dat werkt feilloos", zegt Chandler. De integratiefuncties van Dropbox bieden ook schaalbaarheid, waar TSCG in de nabije toekomst gebruik van hoopt te kunnen maken. "Er ligt voor ons een geweldige kans om steeds meer samen te werken tussen de applicaties die we dagelijks gebruiken en Dropbox."