Achtergrond

Westchester Publishing Services verzorgt de redactie en typografie voor boeken en maakt e-books, XML en andere digitale producten voor meer dan 600 uitgevers en contentproviders. Het viel het bedrijf op dat hun clients veel afzonderlijke processen en platformen gebruikten voor samenwerking en de overdracht van bestanden. Het was dus duidelijk dat zij betere technologische oplossingen nodig hadden om hoogwaardige publicatiebestanden sneller en voordeliger te kunnen leveren.

Uitdaging: veel clients met veel verschillende processen 

Westchester Publishing Services was al aan het groeien, maar naarmate ze meer clients kregen, kwamen ze voor een serieuze uitdaging te staan: elke client had weer andere processen en platformen voor bestandsbeheer. Dus kwamen ze voor een probleem te staan en kwam verdere groei in het geding, aangezien ze voor de ondersteuning van elke client bestandsoverdracht en andere workflowbeslissingen moesten vastleggen. Om bestaande clients te kunnen blijven ondersteunen en verder te blijven groeien, had het bedrijf één enkele oplossing nodig waarmee het alles veilig op één plek kon samenbrengen, terwijl het tegelijkertijd toegankelijk was voor alle clients, ongeacht welk systeem ze gebruikten.

“We wilden onze clients een actuelere manier bieden om bestanden uit te wisselen”, zegt Tyler Carey, Chief Revenue Officer bij Westchester. Carey en zijn team bekeken meerdere platformen, waaronder Box en Google Drive. Dropbox kwam al snel bovenaan de lijst te staan vanwege de snelheid, de beveiliging en het merkbewustzijn. “Grote uitgeverijen hadden Dropbox al geïmplementeerd,” zegt Carey. “Die naam ging al rond in de sector.”

Uiteindelijk gaf het serviceniveau de doorslag. "We benaderden een concurrent van Dropbox en legden uit dat we op zoek waren naar veel licenties en dat we duizenden projecten per jaar via de software zouden uitvoeren", weet Carey nog. “We kregen te horen dat we naar het winkelwagentje moesten gaan en dat online moesten invullen om een offerte te krijgen. Dropbox ontving ons echter met enthousiasme en dacht men met ons mee.” Door de grote toegankelijkheid en de advisering van het Dropbox-team ging Westchester meteen overstag.

Resultaten: bedrijfs- en omzetgroei dankzij Dropbox

Dropbox heeft vrijwel elk proces bij Westchester Publishing eenvoudiger en gestroomlijnder gemaakt, waardoor het bedrijf zowel qua omvang als qua omzet behoorlijk door kon groeien. In het eerste jaar na de implementatie van Dropbox Sign voegde Westchester 250 clients toe. “In feite hebben we de omvang van onze lijst verdubbeld”, zegt Carey. Dankzij Sign is de tijd die nodig is om een client te onboarden drastisch verkort, van twee tot drie dagen naar ongeveer twintig minuten. Deze nieuwe geautomatiseerde ervaring heeft het voor Westchester gemakkelijker gemaakt om aan deze accounts te verkopen, waardoor ze al snel een hogere omzet konden genereren.

Dropbox heeft het voor Westchester ook gemakkelijker gemaakt om nieuwe inkomstengenererende servicegebieden te verkennen met minder toetredingsdrempels. Het grootste succes was Westchester Education, dat in het eerste jaar 5% van de omzet van Westchester genereerde en in het meest recente jaar 30% bijdroeg.  Of je Dropbox nu gebruikt om samen te werken met interne teamleden voor het maken van marketingmateriaal, werkt met een externe ontwerper voor het ontwikkelen van een opvallend standontwerp voor een internationale onderwijsconferentie, DocSend gebruikt om potentiële clients te voorzien van catalogi en verkoopmateriaal specifiek voor hun geografische regio, of Sign gebruikt om het contractproces te voltooien: “wij hebben geen enkele service waar geen Dropbox is verweven zit,” zegt Carey.

Ook de clients zijn blij met de verandering. “Mensen gebruiken de tools heel graag, omdat ze niet eens door hebben dát ze ze gebruiken”, verklaart Carey. “Zo alomtegenwoordig zijn ze in de workflow.” Carey merkt ook op dat zelfs clients die vooroordelen hadden over Dropbox merken dat er zoveel meer bij komt kijken dan alleen de overdracht van bestanden. Het is niet ongebruikelijk dat accounts Dropbox gaan zien als een mogelijke oplossing voor hun eigen ecosystemen.

Hoe zou Westchester Publishing Services eruitzien zonder Dropbox? “Ik denk eerlijk gezegd dat we niet de groei zouden hebben gerealiseerd die we hebben gehad”, zegt Carey. “De uitgeverswereld kan soms een gemakzuchtige sector zijn. En soms is het lastig verandering op gang te brengen. Petje af voor Dropbox dat het altijd op zoek is naar de juiste tools voor de juiste gelegenheid. Zonder hen zouden we nog steeds verouderde tools gebruiken in een sector die gefrustreerd is door diezelfde verouderde tools en snakt naar verandering. Als we tijdens de pandemie verder waren gegaan met publiceren en bestanden zetten op FTP-servers vanaf internetverbindingen thuis, zouden we waarschijnlijk failliet zijn gegaan. We mogen dus van geluk spreken dat ons management zo slim was om al vóór de pandemie efficiëntere manieren te omarmen om met onze clients te werken.”

Omdat zoveel clients zoveel verschillende processen gebruiken, had Westchester flexibiliteit nodig. Dat was precies wat Dropbox bood: ze konden bestanden van andere plekken ophalen, ze naar de Dropbox- omgeving verplaatsen en er efficiënt mee werken. “Het hebben van de juiste hulpmiddelen is geen kwestie van evangeliseren”, zegt Carey. “Het biedt een oplossing, laat zien hoe dit het leven gemakkelijker maakt en nodigt anderen uit om mee te genieten.” Hoewel Westchester nooit een bedrijf is geweest dat zich op het gebied van de technologie op het scherpst van de snede bevindt, handelt het doelbewust. Dankzij de implementatie van Dropbox heeft het een aantal groeimogelijkheden.