Wat zijn de voordelen van cloudopslag voor documenten?

Er zitten veel voordelen aan <a href="/features/cloud-storage">cloudopslag</a> voor documenten en gegevensmanagement. Om te beginnen hoef je minder resources te gebruiken om met fysieke papieren documenten te werken of deze op te slaan in archiefkasten en opslagdozen op kantoor, thuis of op andere opslagfaciliteiten. Minder papier bespaart niet alleen geld, maar is ook nog eens beter voor het milieu. Een win-winsituatie. Ook hoef je je geen zorgen meer te maken als er altijd een kopie van belangrijk werk en gevoelige gegevens veilig in de cloud is opgeslagen, zelfs bij <a href="https://experience.dropbox.com/resources/disaster-recovery">natuurrampen en andere onvoorziene omstandigheden</a> Tot slot, maar zeker niet minder belangrijk, hebben teams dankzij cloudopslagservices een centrale, georganiseerde werkruimte waarin ze kunnen samenwerken, wat workflows stroomlijnt.

Veilige en eenvoudige opslag van documenten

Cloudgebaseerde bestandsopslag met Dropbox maakt het makkelijker om je documenten online op te slaan, te organiseren en te openen

Aan de slag

Online documentopslag

Het kan een uitdaging zijn om je digitale bestanden, foto's en video's in een centrale en veilige opslagruimte op te slaan, te organiseren en te openen. Het is vaak lastig om je documenten efficiënt op te slaan zonder dat de gegevensopslag veel fysieke ruimte in beslag neemt of er veel waardevolle resources worden gebruikt voor gegevensmanagement.

Daarom worden digitale documentmanagementsystemen steeds meer online verplaatst naar bestandsopslagsystemen in de cloud, die ook tools voor het scannen van documenten en ingebouwde functies voor het bewaren van documenten bieden. Nu meer mensen ervoor kiezen om zonder papier of exclusief in de cloud te werken, kan online bestandsopslag de oplossing zijn waarmee je altijd en overal toegang hebt tot georganiseerde bestanden.

Cloudopslag verkennen

Cloudgebaseerd documentmanagementsysteem

Dropbox is een cloudgebaseerde softwareoplossing die elektronische documenten beheert voor zowel individuen als teams. Je kunt het gebruiken als opslagruimte voor documenten, maar het kan het ook makkelijker maken om je digitale bestanden te organiseren, te vinden en ermee te werken.

Met Dropbox als je oplossing voor online documentopslag kunnen jij en je team:

Zorg voor een systeem voor het organiseren van documenten waarmee samenwerken makkelijker wordt
Stroomlijn je workflow door je bestanden samen te brengen in één handige gedeelde werkruimte
Van elk bestand en elke map of harde schijf een back-up maken naar een veilige opslaglocatie buiten het bedrijf
Je documenten beveiligen met bedieningselementen voor het delen en openen van bestanden

Abonnementen vergelijken

Digitale bestanden organiseren, vinden en ermee werken

Een betere manier om met cloudbestanden te werken

Met een georganiseerd systeem voor bestandsopslag in de cloud heb je overal en vanaf elk apparaat toegang tot je elektronische bestanden in het documentenarchief, waardoor je efficiënter en productiever kunt werken. Maak teamruimtes voor het delen van bestanden en beheer je online documenten per afdeling, klant of project.

Met teamruimtes kunnen beheerders groepen instellen en het delen tussen teamleden vereenvoudigen. Ze zijn vooral handig voor teamleden die regelmatig bestanden met elkaar delen. Gebruik de Beheerconsole om machtigingen in te stellen, toegang te regelen en te beheren wie wat ziet in gedeelde mappen.

Organiseer je mappen

Deel en beheer je online documenten op het werk

Veelgestelde vragen

Online bestands- of documentopslag buiten het bedrijf is een manier om je digitale bestanden met een app of website op te slaan en te organiseren. Met online documentopslag heb je altijd en overal toegang tot je bestanden.

Er zijn verschillende manieren om digitale bestanden op te slaan, maar de eenvoudigste en veiligste methode is cloudtechnologie. Cloudopslagproviders als Dropbox houden je bestanden veilig en maken het je tegelijkertijd ook makkelijker om deze bestanden te bewerken, te delen en eraan samen te werken.

Er zitten veel voordelen aan cloudopslag voor documenten en gegevensmanagement.

Om te beginnen hoef je minder resources te gebruiken om met fysieke papieren documenten te werken of deze op te slaan in archiefkasten en opslagdozen op kantoor, thuis of op andere opslagfaciliteiten. Minder papier bespaart niet alleen geld, maar is ook nog eens beter voor het milieu. Een win-winsituatie.

Ook hoef je je geen zorgen meer te maken als er altijd een kopie van belangrijk werk en gevoelige gegevens veilig in de cloud is opgeslagen, zelfs bij natuurrampen en andere onvoorziene omstandigheden Tot slot, maar zeker niet minder belangrijk, hebben teams dankzij cloudopslagservices een centrale, georganiseerde werkruimte waarin ze kunnen samenwerken, wat workflows stroomlijnt.

Een effectief documentmanagement op een externe locatie begint met een eenvoudige vraag: hoe werk jij (of je team) het liefst met online documenten? Op basis van je behoeften voor delen en samenwerken, kun je vervolgens je documenten aanpassen en organiseren in mappen en submappen in Dropbox.

Met Dropbox kun je machtigingen instellen, documenten taggen zodat je ze gemakkelijk kunt doorzoeken. Je kunt zelfs je systeem zo instellen dat er automatisch back-ups van je documenten worden gemaakt en ze automatisch worden gesynchroniseerd. Op die manier zijn ze altijd bijgewerkt en toegankelijk. Met een gestroomlijnd elektronisch archiveringssysteem kun je gemakkelijk je digitale bestanden en documenten beheren.

Meer hulp nodig? Neem een kijkje bij onze ideeën voor het organiseren van bestanden.