Designit

Elke dag onderzoekt Designit de manier waarop mensen denken, zich gedragen en met hun omgeving omgaan. Het bureau voor strategisch design gebruikt deze expertise om ambitieuze merken te helpen producten, services en ruimtes met een grote impact te creëren waar mensen van houden. Wat belangrijk is voor mensen is immers belangrijk voor bedrijven.

De mensgerichte aanpak van Designit komt tot uiting in de bedrijfscultuur. Designit legt een bijzondere nadruk op de ervaring en flexibiliteit van medewerkers en de manier waarop zij samenwerken. Om die reden besloot het bedrijf in 2015 om Dropbox als de samenwerkingsstandaard te implementeren. Na te hebben ontdekt dat veel werknemers persoonlijke Dropbox-accounts gebruikten, kocht Designit een zakelijk account waarop nu bijna 1000 gebruikers actief zijn. "Wij proberen de tools te omarmen die de werknemers het liefst gebruiken," zegt Global Executive Director Kjersti Lund. "Wij zien dat als een cruciaal onderdeel van het waarborgen van het welzijn van medewerkers."

Naarmate de technologie zich ontwikkelt, ontwikkelen de medewerkers zich ook. De medewerkers van Designit zijn verspreid over 16 kantoren, waardoor het bedrijf een eenvoudige oplossing zocht om verspreide teams in staat te stellen in real time aan hetzelfde materiaal te werken.

Uiteindelijk wendden ze zich hiervoor tot Dropbox Paper dat al snel een must-have voor samenwerking in het bedrijf werd. "Paper wordt bij Designit overal voor gebruikt", vertelt Global IT Lead Morten Thomsen. "Het grappige is dat wij het nooit echt aan collega's hebben voorgesteld. Doordat het gebruiksvriendelijk is en precies werkt zoals het moet, weet iedereen hoe het werkt."

In heel Designit maken ruim 550 medewerkers actief gebruik van Dropbox Paper om in real time samen aan projecten te werken en workflows te stroomlijnen. Dit heeft tot een aanzienlijke vermindering geleid van de tijd die wordt besteed aan administratieve taken, zoals het e-mailen van materiaal of het briefen van teams over projecten. Hier zijn twee voorbeelden van de manier waarop teams van Designit Dropbox Paper gebruiken.

Het designonderzoeksteam

Het designonderzoeksteam is vooral tijdens de eerste fasen van een project van Paper afhankelijk. In deze stappen ligt de nadruk op het zoveel mogelijk te weten komen over de uitdaging waarvoor de klant staat. "De coördinatie van het onderzoek en de verwerking van de benodigde gegevens om de uitdagingen van onze klanten echt te begrijpen, vereisen aandacht voor detail," legt Lead Design Researcher James Bailey uit. "Paper vereenvoudigt het werken met gegevens en zorgt ervoor dat de aandacht op belangrijkste punten wordt gevestigd."

Vooral functies als het snel renderen van Dropbox-links naar schermafdrukken versnellen het hele proces voor het team van James. "Het bespaart zoveel tijd. We kunnen nu gewoon een schermafdruk maken, de link plakken en het rechtstreeks in het document plaatsen. Ik ben er dol op." Daarnaast gebruikt het designteam de markeringstool om de belangrijkste citaten van de vraaggesprekken uit te lichten en deze vervolgens thematisch te groeperen. De antwoorden van verschillende ondervraagden worden vergeleken in tabellen, waarbij emoji's de nodige visuele aanwijzingen verstrekken.

Het marketingteam

Het marketingteam van Designit heeft als taak het bedrijf en zijn visie op design bij een zo breed mogelijk wereldwijd publiek onder de aandacht te brengen. Daardoor is het team voor van alles verantwoordelijk: van sociale media en klantcases tot het materiaal voor de opinieblog van het bedrijf op Medium. Paper is zowel een opslagplaats voor het materiaal dat hiervoor wordt ontwikkeld als een flexibel onderkomen voor de projectcoördinatie. "Bij Paper draait alles om delen, waardoor het onze projectupdates zichtbaarder maakt," aldus Nicole Okumu, Director of Marketing van Designit. "Doordat elk van onze 16 kantoren zijn eigen materiaal beheert, zorgt Paper ervoor dat alles transparant is en onze externe kantoren zelfstandiger kunnen werken."

Het marketingteam gebruikt Paper ook voor het beheren van de wekelijkse socialemediaplannen. In elk van deze documenten worden de belangrijkste elementen van het materiaal georganiseerd, zoals de publicatiedatum, tekst, thematische opzet en afbeeldingen, samen met dagelijkse taken en actiepunten voor elk bericht. Wanneer het tijd is om een bericht te plaatsen, publiceert de digitale strateeg van het team dit door materiaal uit het document te kopiëren. "Paper is het eerste wat voor ons team als een waardige vervanging voelde voor het coördineren via e-mail", zegt Okumu. "Het levert geen problemen op met versiebeheer en maakt een consistente, op sjablonen gebaseerde aanpak mogelijk, waarbij alles op één plek is te vinden."

Het marketingteam van Designit is op weg om dit jaar meer dan 100 marketingmiddelen in Paper te creëren. Door minder op e-mail te vertrouwen en problemen met versiebeheer uit de weg te ruimen, helpt Paper de teams van Designit op één lijn te blijven.

Al dit mooie werk wordt mogelijk gemaakt door het IT-team van Designit dat verantwoordelijk is voor de implementatie van Dropbox Enterprise. Het team noemt de lagere drempels voor samenwerking het belangrijkste voordeel van Dropbox. "Ons team werkt constant in verschillende landen, tijdzones en kantoren", vertelt Thomson. "Voor deze manier van werken zijn veel oplossingen, maar geen een kan het zo naadloos als Dropbox en Dropbox Paper."

Hoewel het account al bijna 1000 gebruikers telt, kost dat volgens het bedrijf weinig moeite. "Onze gebruikers vinden Dropbox heel gebruiksvriendelijk", zegt Anh Le, Global IT Administrator. "Wij hoeven eigenlijk weinig ondersteuning te bieden."