Wyzwanie: zdobycie więcej czasu na pracę, która ma znaczenie

W dzisiejszych szybko zmieniających się realiach branży marketingowej znajdowanie sposobów na usprawnienie procesów ma kluczowe znaczenie dla wygospodarowania większej ilości czasu i środków, a co za tym idzie – dostarczania doskonałych wyników pracy. Jest to szczególnie ważne w kontekście pozyskiwania nowych, utalentowanych pracowników i wdrażania ich do pracy, a także ustalania zakresów prac i zawierania umów z klientami.

W związku z utrzymywaniem się popularności pracy zdalnej agencje mają do dyspozycji większą pulę potencjalnych pracowników. Oznacza to też jednak, że mają do czynienia z jeszcze większą konkurencją. Z tego powodu opracowanie szybkiego, efektywnego sposobu identyfikacji, zatrudniania i wprowadzania nowych osób do pracy nabiera kluczowego znaczenia.  

To samo dotyczy zawierania umów z nowymi klientami i pozyskiwania projektów – agencje nie mogą pozwolić sobie na to, żeby spowalniały je zadania administracyjne i papierkowa robota.

Firma Collier.Simon, podobnie jak wiele innych rozwijających się dynamicznie agencji, zauważyła, że wzrasta ilość dokumentów, które trzeba wysyłać, podpisywać i przechowywać, a także liczba osób zaangażowanych w ten proces. W związku z tym potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby jej utrzymać szybkie tempo pracy, jakiego klienci oczekują, pomimo rosnącej liczby stron zaangażowanych w proces i jego większej złożoności. Agencja poszukiwała łatwego w użyciu narzędzia do obsługi podpisów elektronicznych, które zapewniłoby również prosty sposób na uporządkowanie rosnącej liczby dokumentów.

Rozwiązanie: usprawnienie procesu składania podpisów pod kątem szybkości i wydajności

Zespół Collier.Simon, który od dawna korzystał z Dropbox, w naturalny sposób zainteresował się rozwiązaniem w zakresie podpisów elektronicznych, które pozwoliłoby mu zachować dotychczasowy schemat pracy polegający na korzystaniu z Dropbox do udostępniania plików i dokumentów oraz wspólnej pracy nad nimi.

Firma sprawdziła też inne rozwiązania, ale uznała, że usługa Dropbox Sign jest najłatwiejsza w użyciu, co przyczyniło się do jej szerszego wdrożenia w całej agencji. Jej bezproblemowa integracja z Dropbox również była ważnym czynnikiem pozwalającym zaoszczędzić czas i zapewnić odpowiednie metody organizacji kluczowych dokumentów. „Odkąd wszystkie procesy obsługujemy za pomocą Dropbox i DropboxSign, spędzamy o wiele mniej czasu na zadaniach administracyjnych, a więcej na zapewnianiu naszym klientom wyników” – mówi Matt Seigel, prezes firmy.

Wyniki: 

Szybsze zatrudnianie i bardziej wydajny proces wprowadzania pracowników do pracy

Dzięki Dropbox Sign i Dropbox firma Collier.Simon była w stanie znacznie przyspieszyć czas potrzebny na podpisanie listów ofertowych czy dokumentów związanych z zatrudnieniem nowych pracowników. Poprawa przepływów i organizacji pracy ułatwiła też zaangażowanie większej liczby osób w proces zatrudniania przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności.

‍Oszczędność czasu oznacza szybsze uzyskanie korzyści przez klientów

Korzystając z Dropbox i Dropbox Sign do zarządzania wszystkimi plikami oraz ich dostarczania klientom, agencja Collier.Simon jest w stanie opracować materiały kreatywne nawet o 20% szybciej. Sprawia to, że prace są szybciej wprowadzane na rynek, a co za tym idzie – szybciej przynoszą korzyści biznesowe klientom. 

‍Szybsze podpisywanie zakresów prac i uruchamianie projektów

Biorąc pod uwagę obecne tempo rozwoju rynku terminy realizacji projektów są nie do przesunięcia, nawet jeśli wystąpią opóźnienia w załatwianiu formalności. Agencja Collier.Simon szybciej uzyskuje podpisy zakresów prac i umów ramowych o świadczenie usług od klientów, a projekty udaje się uruchomić znacznie wcześniej. W rezultacie problem impasu, jaki powodowała papierkowa robota, odszedł w niepamięć.

Współpraca bez poświęceń

Dzięki wprowadzeniu sprawniejszego procesu agencja Collier.Simon może skalować swoje zespoły i obieg dokumentów, mając pewność, że praca może przebiegać szybciej bez uszczerbku na jakości czy porządku. Obecnie firma zwiększa wykorzystanie usługi Dropbox Paper, aby ściślej współpracować przy tworzeniu dokumentów, oraz Dropbox Replay, aby umożliwić wspólną pracę nad materiałami wideo, co zagwarantuje im taką samą poprawę wydajności, jaką cieszą się w innych przepływach pracy w Dropbox.