Digital Yalo usprawniło współpracę i obniżyło koszty dzięki wdrożeniu Dropbox

Tło

Digital Yalo to w 100% należąca do mniejszości, kompleksowa agencja oferująca kreatywne kampanie marketingowe, strategię brandingową, projektowanie stron internetowych i usługi programistyczne. Zatrudniająca ponad 40 pracowników firma składa się z osób zajmujących się rozwiązywaniem problemów, kolorystów, słuchaczy, trenerów, rolników i muzyków, którzy czerpią inspirację z filmu, sztuki, muzyki i sportu, aby wykorzystać prawdziwe ludzkie doświadczenia w celu wyniesienia marki na wyższy poziom.

Wyzwanie: system przechowywania plików był niewydajny

Od samego początku założyciel i dyrektor generalny Digital Yalo Arnold Huffman i jego zespół szczycili się wyjątkowym podejściem do obsługi klienta, skoncentrowanym na skutecznym i wydajnym dostarczaniu produktów. 

Po odnotowaniu naturalnego wzrostu oraz kilku niewielkich fuzjach i przejęciach stało się to ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. W miarę rozwoju organizacji nacisk na wydajność kolidował w Digital Yalo z uciążliwym systemem przechowywania i dostarczania plików.

Agencja kreatywna, taka jak Digital Yalo, może jednego dnia pracować nad zasobami wideo, a kolejnego nad dokumentami programu Word.

Przez lata wszystkie te dokumenty i pliki znajdowały się na komputerze Huffmana, ale system ten stanowił wąskie gardło, ponieważ zatrudniono więcej osób, a cała dokumentacja musiała przechodzić przez dyrektora generalnego. Wiele osób potrzebowało dostępu do tych samych dokumentów i wszystkie one dzieliły się informacjami za pośrednictwem poczty elektronicznej, gdzie umykały ważne szczegóły. 

„Aby zapewnić firmie możliwość ciągłego rozwoju, musieliśmy rozwijać również naszą warstwę technologiczną. Tu właśnie z pomocą przyszedł Dropbox” – wyjaśnia Huffman. 

Brandon Bradford, wiceprezes ds. operacyjnych, zainicjował stworzenie procesu, który pozwoliłby wszystkim pracować niezależnie, jednocześnie współpracując z klientami zewnętrznymi.

Rozwiązanie: płynne przejście z jednej platformy na drugą

Dzięki fuzjom, które miały miejsce w poprzednich latach, firma Digital Yalo posiadała kilka zdecentralizowanych platform współpracy: Dropbox, Box i Microsoft. Dążąc do uproszczenia i ujednolicenia współpracy, firma zwróciła się do Positive Results, zewnętrznego sprzedawcy i partnera technologicznego, z prośbą o pomoc w wyborze odpowiedniego rozwiązania. 

Positive Results zaprezentowało wiele narzędzi, w tym Google, Box i Dropbox. Przed dokonaniem wyboru kluczowe było zrozumienie przepływów pracy, które były najważniejsze dla działalności biznesowej firmy. Sprowadzało się to do trzech podstawowych kwestii. 

Po pierwsze: firma musiała wdrożyć nowych pracowników oraz zapewnić im dostęp i uprawnienia do informacji o krytycznym znaczeniu dla ich ról biznesowych bez konieczności angażowania informatyka. 

Po drugie: jako agencja marketingowa i strategiczna firma regularnie współpracuje z klientami. Prywatne cyfrowe przestrzenie robocze dla klientów, łatwe w konfiguracji, zarządzaniu i wdrażaniu, były najwyższym priorytetem.

Firma potrzebowała wreszcie możliwości zintegrowania swojego rozwiązania do przechowywania dokumentów z innymi aplikacjami, z których już korzystała. Dropbox był narzędziem, które najlepiej spełniało te wymagania biznesowe.

„Poleciliśmy Dropbox ze względu na naszą ścisłą współpracę, elastyczność platformy i naszą zdolność do migracji terabajta danych z Box do Dropbox w mniej niż tydzień bez zakłócania codziennej produktywności” – mówi dyrektor generalny Positive Results Dennis Kyle. „Pomogliśmy Digital Yalo opracować kompletną strategię projektowania systemu, strategię wdrożenia, migrację techniczną i wdrożenie oraz szkolenie użytkowników końcowych i administratorów”.

Dropbox oferował również system struktury plików, który wszyscy w Digital Yalo znali, co pozwoliło ograniczyć konieczność uczenia się nowego narzędzia.

Umożliwiając wielu osobom dostęp do dokumentów i ich edycję w czasie rzeczywistym, firma Digital Yalo nie musiała już tworzyć zaktualizowanych dokumentów na podstawie fragmentarycznych zmian przesyłanych pocztą elektroniczną. Usprawniło to współpracę, co przyniosło ogromną oszczędność czasu. 

Obecnie każdy klient ma folder udostępniony z podfolderami dla pracowników wewnętrznych oraz podfolder dla plików, które można udostępniać klientom. Każdemu interesariuszowi można przypisać osobne uprawnienia, a informacje można udostępniać klientom i odpowiedniemu zespołowi serwisowemu. Pracownicy korzystają również z Dropbox Sign, aby uzyskać niezbędne podpisy w ramach istniejącego przepływu pracy, co jest ważnym krokiem na drodze do wyeliminowania wąskich gardeł związanych z zatwierdzaniem dokumentów w miarę powiększania się zespołu.

Digital Yalo korzysta z integracji Dropbox z Asana, Smartsheet i Zoho. Integracje te zostały wdrożone z pomocą Positive Results.

Kiedy firma Digital Yalo przejęła dwie mniejsze agencje, Ninja Multimedia i My Friend's Nephew, ponownie nawiązała współpracę z zespołem Positive Results, aby upewnić się, że migracja nie wpłynie na codzienną pracę zespołu Digital Yalo. Obie firmy zaangażowały się w migrację dużych ilości informacji i przeniosły wszystkie dane swojej ujednoliconej marki do Dropbox.

Rezultat: szybsza i sprawniejsza praca

Przejście z platformy Box na Dropbox pozwoliło firmie Digital Yalo zaoszczędzić około 57% rocznych opłat licencyjnych. Agencja szacuje również, że zaoszczędziła 14% czasu, które poświęcano wcześniej na przechodzenie między platformami i wyszukiwanie zaktualizowanych fragmentów dokumentów.

Wciąż rozwijająca się firma Digital Yalo jest przekonana, że Dropbox zapewnia jej wydajność, której potrzebuje, aby nadążać za potrzebami klientów. „Zawsze pojawia się jakieś nowe wyzwanie” – zauważa Huffman. „Naszym zadaniem jest być na bieżąco, a narzędzia takie jak Dropbox pomagają nam szybko nawiązywać i prowadzić współpracę”.

Ostateczną miarą sukcesu są opinie zespołu. Dropbox pomógł uprościć i usprawnić przepływy pracy, umożliwiając pracownikom Digital Yalo poznanie istoty każdej marki szybciej niż kiedykolwiek.

„Dropbox to jedno z narzędzi do współpracy, które pozwalają nam zachować synchronizację z klientami” – mówi Huffman. „Dzięki niemu możemy być skuteczni i wydajni w przetwarzaniu wyników pracy lub zmian tych wyników, aby szybciej dotrzeć do finału lub osiągnąć zamierzony cel”.