Infobae skaluje globalną produkcję wideo i upraszcza przepływy pracy dzięki Dropbox Enterprise

Tło

Infobae, lider mediów cyfrowych z Argentyny, jest jedną z najpopularniejszych hiszpańskojęzycznych gazet internetowych z ponad 61 milionami globalnych czytelników. Firma z powodzeniem rozszerzyła swoją działalność na Meksyk, Peru, Kolumbię i Hiszpanię, dostarczając dokładnych, wiarygodnych informacji na temat najgorętszych bieżących tematów z całego świata.

Od głośnych wywiadów z Lionelem Messim w USA po obszerne rozmowy z papieżem Franciszkiem w Watykanie – produkcja treści Infobae wymaga zaawansowanego systemu przechowywania dla ogromnej biblioteki nieprzetworzonych plików, w tym filmów, zdjęć i dźwięku. Te materiały są kluczowe dla ich zdalnych zespołów redaktorów, dziennikarzy i fotografów, którzy współpracują ze sobą, tworząc dopracowane i wciągające historie.

Szybki rozwój firmy uświadomił jej, że potrzebuje sposobu na zarządzanie nie tylko rosnącą liczbą dużych plików wideo, ale także globalną współpracą między zespołami. „Przed ekspansją naszego biura potrzeby w zakresie miejsca na dane były zupełnie inne. Teraz potrzebujemy niemal nieograniczonej ilości miejsca i synchronizacji plików w czasie rzeczywistym, aby nadal się rozwijać” – mówi Maximiliano Cejas, menedżer ds. technologii i infrastruktury w Infobae.

Wyzwanie: przekraczanie granic

Podczas intensywnego dnia pracy Infobae może używać pięciu kamer do jednego wywiadu, z których każda rejestruje ogromne pliki wideo, i powtarzać to sześć razy. Tak wielkie zapotrzebowanie przekraczało możliwości lokalnego systemu przechowywania, który po prostu nie był w stanie sprostać tak wysokim wymaganiom.

„Bez wirtualnej sieci prywatnej (VPN) przesyłanie tych ogromnych plików było powolne i podatne na błędy. Standardowa poczta e-mail i podstawowe usługi udostępniania plików nie radziły sobie z ich rozmiarem, co często skutkowało uszkodzonymi lub niekompletnymi plikami, które skutkowały opóźnieniami w produkcji i zakłóceniami przebiegu pracy”.

Kolejną przeszkodą był brak kontroli wersji w poprzedniej konfiguracji centrum danych Infobae. Bez możliwości przywracania usuniętych elementów lub zarządzania różnymi wersjami plików zespół ryzykował trwałą utratę danych, nadpisanie kluczowych nieprzetworzonych plików i utratę poprzednich modyfikacji – bez możliwości powrotu do wcześniejszych wersji, gdyby coś poszło nie tak. Bez wątpienia kontrola wersji była koniecznością w ich nowym rozwiązaniu przechowywania danych.

Rozwiązanie: skalowanie drogą do sukcesu

„Szukając najlepszego rozwiązania do przechowywania danych, wybraliśmy Dropbox Enterprise ze względu na jego cenę, jakość i ofertę produktów – dla nas był to oczywisty wybór” – mówi Cejas. „Zapewnia nam potrzebne miejsce do przechowywania naszych filmów, zdjęć i danych historycznych oraz pozwala nam skalować i usprawniać produkcję treści. Ponadto członkowie zespołu mogą łatwo przesłać gotowe nagranie do chmury, a inni pobrać je za pośrednictwem łącza Dropbox”.

Wdrożenie Dropbox było bardzo proste. Jest to rozwiązanie chmurowe, więc zespół musiał jedynie przenieść wszystkie pliki ze swoich serwerów do chmury i skonfigurować system tak, aby codziennie automatycznie synchronizował się z Dropbox. Pozwoliło to zmodyfikować przepływ pracy tak, aby pliki były zapisywane w Dropbox zamiast na wewnętrznych serwerach.

Użytkownicy szybko przyzwyczaili się do zapisywania plików w Dropbox, co miało kluczowe znaczenie dla optymalnego wykorzystania nowego narzędzia. „Dropbox działa jako zewnętrzna lokalizacja przechowywania danych, do której dostęp można uzyskać jak do lokalnego folderu na komputerze. Ten znajomy i intuicyjny interfejs ułatwił naszemu zespołowi szybkie wdrożenie tego rozwiązania” – mówi Cejas.

Od 2020 r. Dropbox stał się kluczowym rozwiązaniem dla międzynarodowej działalności Infobae. „W przypadku wywiadów zagranicznych, gdzie szybki transfer i edycja plików są niezbędne, Dropbox pozwala nam dotrzymać napiętych terminów bez żadnych problemów z przesyłaniem plików” – zapewnia Cejas. „Możemy poświęcić więcej czasu na pracę nad materiałami zamiast na rozwiązywanie problemów z transferem plików, a także działamy znacznie szybciej”. 

Południowoamerykański partner Dropbox, Tline Point, również odegrał dużą rolę w sprawnym i spójnym korzystaniu z rozwiązania przez Infobae. Oferował pomoc techniczną w języku hiszpańskim, a także lokalne opcje fakturowania i płatności w czasach, gdy płatności międzynarodowe były prawie niemożliwe w Argentynie. Bez nich, jak twierdzi Cejas, korzystanie z Dropbox byłoby prawie niemożliwe.

Rezultat: kompleksowe rozwiązanie dla zróżnicowanego zespołu

Chociaż firma Infobae zaczęła korzystać z Dropbox jako rozwiązania do przechowywania danych, szybko wdrożyła także inne funkcje. Infobae korzysta teraz z folderów udostępnionych i miejsca na dane zespołów w Dropbox Enterprise, aby usprawnić współpracę. Umożliwiło to również synchronizację plików w czasie rzeczywistym i między urządzeniami, dzięki czemu nie ma potrzeby ponownego przesyłania i pobierania plików za każdym razem. 

Zespół redakcyjny zarządza również dostępem do wszystkich materiałów za pomocą funkcji administracyjnych, uzyskując kontrolę nad użytkownikami, uprawnieniami i zasadami, a także monitorując aktywność przy użyciu szczegółowych dzienników inspekcji i zaawansowanych narzędzi do zapewniania zgodności z przepisami. Dzięki temu poufne pliki są bezpieczne, a członkowie zespołu mają do nich dostęp tylko w uzasadnionych przypadkach.

Kontrola wersji zapewnia również Infobae większą pewność działania, co pozwala na dalsze przesuwanie granic i wprowadzanie innowacji. „Dzięki Dropbox możemy odzyskać dane, które zostały usunięte nawet rok temu, i uzyskać dostęp do różnych wersji z ostatnich sześciu miesięcy. Ta możliwość jest kluczowa. Wielokrotnie uratowała nas podczas ważnych zadań redakcyjnych” – mówi Cejas.

Aby działać sprawnie i spójnie, Infobae korzysta z Dropbox na każdym etapie przepływu pracy w kilku zespołach obejmujących personel administracyjny, zespoły sprzedaży, fotografów, filmowców i studia. Status Infobae jako czołowego serwisu medialnego na rynku hiszpańskojęzycznym w dużej mierze wynika z tego wszechstronnego zastosowania.

Dropbox Enterprise pomaga również Infobae przezwyciężyć problemy z Internetem i łącznością, które bywają bardzo poważne ze względu na rozwój infrastruktury IT w regionie. Dropbox Enterprise zapewnia dostęp do plików offline, dzięki czemu członkowie zespołu mogą pracować nad plikami bez połączenia z Internetem. Po przywróceniu połączenia zmiany są natychmiast synchronizowane, co pozwala zachować produktywność.