Japan Translation Center, Ltd.

Wyzwanie: zarządzanie umowami i udostępnianie ich

Firma Japan Translation Center (JTC) została założona w 1962 roku jako pionier w dziedzinie tłumaczeń na języki obce. Firma JTC z siedzibą w pobliżu Tokyo Tower w dzielnicy Higashi-Azabu w tokijskim okręgu Minato świadczy wielojęzyczne usługi tłumaczeń pisemnych i ustnych w oparciu o zasadę „ludzkiego tłumaczenia”.

„W ostatnich latach widzimy coraz więcej tłumaczeń maszynowych opartych na sztucznej inteligencji, ale nadal wierzymy, że tłumaczenie ludzkie ma prawdziwą wartość. Naszym celem jest dostarczanie wysokiej jakości usług tłumaczeniowych, które uwzględniają kontekst tekstu, myśli i uczucia autora, przeznaczenie przetłumaczonego dokumentu oraz jego perswazyjność w oczach docelowych odbiorców”, wyjaśnia Risa Takabatake, prezes JTC.

Jednym z atutów firmy jest zespół doświadczonych tłumaczy. JTC współpracuje z kilkoma niezależnymi tłumaczami w ramach umów outsourcingowych, ale firma stanęła w obliczu wyzwań związanych z kontraktowaniem przepływów pracy.

Gdy kandydat prześle niezbędne dokumenty i zda egzamin z tłumaczenia, ustalane są warunki i musi zostać podpisana umowa, zanim będzie mógł rozpocząć przyjmowanie zleceń tłumaczeniowych. W przeszłości JTC wysyłało dokumenty aplikacyjne w postaci zaszyfrowanych plików ZIP zabezpieczonych hasłem, a hasło było wysyłane później w procesie zwanym „PPAP” (Password Protected Attachment Protocol). Jednak gdy liczba kandydatów jest duża, zadanie to staje się żmudne. Proces ten niesie ze sobą również ryzyko związane z bezpieczeństwem danych.

„Umowy były bardziej analogowe, wszystko wysyłano, pieczętowano i odsyłano pocztą w formie papierowej. Oznaczało to, że oprócz obciążeń administracyjnych, problemem był również koszt znaczków skarbowych i pocztowych” – wspomina Takabatake.

JTC stanęło również przed wyzwaniami związanymi z zarządzaniem dokumentami. Umowy każdego tłumacza były składane i przechowywane w szafie na dokumenty, co z czasem stało się prawdziwym problemem w zarządzaniu. 

„To oczywiste, że jeśli chcieliśmy przejrzeć dokumenty, musieliśmy być w biurze. Zrozumieliśmy, że aby wyeliminować wszystkie te nieefektywności, musieliśmy zdigitalizować nasze dokumenty i zrezygnować z wersji papierowych”. dodaje Yukiko Masuda z działu spraw ogólnych JTC.   

Rozwiązanie: Dropbox z Dropbox Sign do digitalizacji procesu przyjmowania kontrahentów

„Przy okazji dowiedzieliśmy się, że możemy połączyć Dropbox z platformą do ePodpisów Dropbox Sign” – wyjaśnia Masuda.

Łącząc ją z Dropbox, możesz usprawnić swoje przepływy pracy — od tworzenia i przechowywania dokumentów po wysyłanie próśb o podpisy i ich weryfikację.

Proces jest łatwy. Wystarczy przesłać dokumenty do podpisania, wpisać adres e-mail osoby, która ma je podpisać i kliknąć „Poproś o podpis”. Po podpisaniu dokument zostanie zapisany na Twoim koncie Dropbox Sign. Możesz śledzić postępy, wysyłać przypomnienia i zarządzać uprawnieniami dostępu zgodnie z uprawnieniami członków. Stosowane łącznie, te dwie usługi były w stanie dokładnie zaspokoić potrzeby firmy.

„Na początku myśleliśmy o Dropbox jako sposobie na przeniesienie naszego serwera plików do chmury, ale szybko zdaliśmy sobie sprawę, że jeśli wprowadzimy również Dropbox Sign, będziemy mogli zdigitalizować również nasz proces zawierania umów. Wiedzieliśmy, że prędzej czy później będziemy musieli zdigitalizować nasze umowy, więc wydawało się to świetną okazją” – mówi Masuda.

JTC było pod wrażeniem również innych funkcji Dropbox. Szybko przyzwyczaili się do łatwego w obsłudze interfejsu użytkownika i docenili szybką synchronizację plików. Kolejnym kluczowym punktem było bezpieczeństwo — kwestia niepodlegająca negocjacjom, gdy trzeba przechowywać poufne dokumenty.

Oprócz funkcji wysyłania próśb o pliki, dzięki której możesz bezpiecznie odbierać dokumenty przesyłane przez innych, Dropbox może pochwalić się także rozbudowanym systemem zabezpieczeń platformy. Aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi, Dropbox stosuje 256-bitowe indywidualne szyfrowanie dla każdego bloku serwera, w którym przechowywane są dane. Dostępne jest także uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Dało to JTC spokój ducha, ponieważ wiedzieli, że mają bezpieczne miejsce do przechowywania swoich danych.

Rezultat: scentralizowane zarządzanie plikami i zwiększone bezpieczeństwo

Firma JTC dostrzegła już wiele korzyści po wprowadzeniu Dropbox i Dropbox Sign.

Początkowo korzystali z Dropbox, aby komunikować się z tłumaczami w trakcie trwania procesu zawierania umów i później. Teraz korzystają z funkcji wysyłania próśb o pliki w celu otrzymywania dokumentów od kandydatów. Podczas wdrażania konsolidują i zarządzają wszystkimi dokumentami, m.in. podaniami, wynikami testów, dokumentami rejestracyjnymi i plikami umów w folderach Dropbox, które są unikalne dla każdego tłumacza.

„Komunikujemy się z tłumaczami, wysyłając im łącze do dokumentów, które umieściliśmy w ich folderach. Kiedyś przechowywaliśmy dokumenty w różnych lokalizacjach, zarówno w wersji cyfrowej, jak i na nośnikach fizycznych, ale teraz wszystkie znajdują się w jednym miejscu, co pozwala skrócić czas i wysiłek potrzebny do zarządzania nimi o około 25%. Oznacza to również, że pracując z domu możemy uzyskać dostęp do wszystkiego” – mówi Takabatake.

JTC zarządza również procesem zawierania umów za pośrednictwem Dropbox i Dropbox Sign. Ponieważ pracownicy nie muszą już przychodzić do biura, aby odebrać oficjalne pieczątki, firma może teraz skuteczniej oddzielić pracę biurową od pracy zdalnej. Pracownicy poświęcają również mniej czasu na wysyłanie dokumentów i poprawianie błędów, co oznacza, że umowy można sfinalizować w czasie o połowę krótszym. Tłumacze, którzy podejmują współpracę z JTC, również na tym korzystają.

Dodatkowo firma JTC po wprowadzeniu tej zmiany odnotowała znaczne oszczędności kosztów. Dzieje się tak, ponieważ w Japonii firma musi kupić znaczek skarbowy za 4000 jenów, aby sfinalizować umowę papierową, ale nie jest to konieczne w przypadku umów elektronicznych. Udało im się również obniżyć inne wydatki, np. na znaczki pocztowe i papier, a także zredukować fizyczne miejsce potrzebne na dokumenty w formie papierowej.

„Wkrótce po wdrożeniu mieliśmy duży projekt tłumaczeniowy, co oznaczało, że musieliśmy szybko podpisać umowy z tłumaczami z różnych specjalistycznych dziedzin. Zarządzanie tym procesem, od rekrutacji aż po finalizowanie umów, byłoby niemożliwe bez Dropbox i Dropbox Sign. Udało nam się stworzyć system, który potrafi natychmiast reagować na nagłe zmiany w naszym biznesie” – mówi Takabatake.

Firma zdecydowała się teraz na stopniową migrację dokumentów i treści przechowywanych na swoim lokalnym serwerze plików do Dropbox. Gdy to nastąpi, nie będą już musieli martwić się o konserwację lokalnych serwerów plików ani tracić danych z powodu przerw w dostawie prądu. Przejście na chmurę jest logicznym kolejnym krokiem, ponieważ chroni cenne aktywa firmy, które zgromadziła przez ponad 60 lat swojej działalności. 

Firmie JTC przyznano znak PrivacyMark, który potwierdza, że podejmuje ona odpowiednie środki w celu ochrony danych osobowych. Oznacza to, że Dropbox doskonale sprawdzi się dzięki znacznej liczbie środków bezpieczeństwa, nawet w porównaniu do innych usług przechowywania w chmurze. Przejście do chmury pozwala również pracownikom przeglądać różne typy plików, których potrzebują podczas pracy zdalnej.

Firma JTC jest również zainteresowana usługą ‌Dropbox Transfer. Dzięki niej można udostępnić plik nawet wtedy, gdy osoba, z którą się nim dzielisz, nie ma konta Dropbox. Ponieważ firma JTC często tłumaczy obszerne filmy, nagrania audio i inne pliki, firma uważa, że usługa Dropbox Transfer będzie użyteczna przy udostępnianiu ich tłumaczom.

Począwszy od digitalizacji procesu zawierania umów i konsolidacji danych tłumaczeniowych, aż po zarządzanie i udostępnianie dokumentów w firmie, Dropbox i Dropbox Sign niewątpliwie będą przynosić przedsiębiorstwu coraz większą wartość.