Studium przypadku kampusu Shonan Fujisawa Uniwersytetu Keio

Wyzwanie: odejście od serwerów plików 

Kampus Shonan Fujisawa Uniwersytetu Keio (SFC) został założony w 1990 roku w celu promowania innowacyjnego podejścia do edukacji, aby stworzyć praktyczny program nauczania na miarę XXI wieku. Zaawansowana infrastruktura edukacyjna została opracowana pod kierownictwem profesora Juna Murai, znanego również jako ojciec Internetu w Japonii. Do dziś kampus rozwija swoją sieć cyfrową, aby zapewnić ciągłe wsparcie dla działań dydaktycznych i badawczych. 

System zarządzania plikami, platforma, na której studenci i profesorowie wchodzą w interakcje, jest kluczową częścią tego procesu. Przez pewien czas Uniwersytet Keio stosował politykę korzystania zarówno z lokalnych serwerów plików, jak i usług przechowywania w chmurze w swoich kampusach. Jednak serwery plików doświadczały kilku awarii rocznie, natomiast obciążenie pracą i koszty zarządzania odzyskiwaniem danych stale rosły. Pracownicy uniwersytetu czuli, że ich infrastruktura osiąga swój limit.

„Ze względów bezpieczeństwa potrzebowaliśmy głównie lokalnej pamięci masowej, ale w ostatnich latach przechowywanie w chmurze stało się wystarczająco bezpieczne, abyśmy mogli na nim polegać. Uznaliśmy, że nadszedł czas, aby przenieść prawie wszystko do chmury, z wyjątkiem niewielkiej liczby plików”. — wyjaśnia profesor Jin Nakazawa z Wydziału Nauk o Środowisku i Informacji w SFC.

Doprowadziło to SFC do zmiany infrastruktury IT na uniwersytecie. Zaczęto rozważać różne aspekty zmiany, w tym rozwiązania do przechowywania w chmurze stosowane w kampusie. „Do tego momentu uniwersytet korzystał głównie z Google Drive i Box, ale nie uważaliśmy ich za przyjazne dla użytkownika” — twierdzi profesor Nakazawa. Dla SFC największą bolączką była konieczność otwierania przeglądarki w celu uzyskania dostępu do folderów w chmurze. Ponieważ niektórzy studenci nie byli zaznajomieni z komputerami i chmurą, pracownicy SFC wiedzieli, że potrzebują środowiska, które będzie intuicyjne dla wszystkich użytkowników. 

 

Rozwiązanie: uproszczenie żądania plików i przechowywania danych 

Po przeanalizowaniu dostępnych opcji SFC zdecydowało się na Dropbox. Oprócz zaawansowanych zabezpieczeń i wymaganej pojemności, wykładowcy SFC wysoko ocenili interfejs użytkownika Dropbox. Docenili sposób, w jaki foldery są wyświetlane na pulpicie i mogą być używane w taki sam sposób, jak foldery lokalne.

Wszyscy studenci i wykładowcy Uniwersytetu Keio SFC zaczęli korzystać z Dropbox, aktywując 7000 licencji. W ciągu pierwszych kilku miesięcy przesłano i wykorzystano do różnych celów 55 terabajtów danych.

„Nie wprowadziliśmy obowiązku korzystania z Dropbox na całym uniwersytecie, ponieważ każdy z naszych profesorów ma własne podejście do wykładów i badań. Zamiast tego używamy różnych rozwiązań do przechowywania w chmurze do różnych celów. W ramach tego ekosystemu Dropbox jest naszą główną wspólną przestrzenią roboczą dla studentów i wykładowców” — wyjaśnia profesor Nakazawa.

Dropbox przyniósł wiele korzyści. Na przykład wymiana danych między studentami a wykładowcami stała się znacznie sprawniejsza. „Podczas moich wykładów używam Dropbox do udostępniania studentom materiałów i plików, a także korzystam z narzędzi komunikacyjnych, takich jak Slack i LINE, aby usprawnić pracę w grupach” — dodaje profesor Nakazawa. SFC używa również Dropbox jako rozwiązania do przechowywania danych dla Slack. 

Profesorowie SFC również uważają Dropbox za narzędzie przydatne podczas prowadzenia zajęć w szkołach średnich współpracujących z uniwersytetem. W szczególności używają funkcji żądania plików do zbierania zadań i innych zgłoszeń. „W przeciwieństwie do uniwersytetu, gdzie studenci i pracownicy mają dostęp do wykładów za pośrednictwem systemu LMS (Learning Management System — system zarządzania nauczaniem), szkoły średnie nie mają systemów cyfrowych. Dlatego korzystamy z Dropbox, aby przesyłać zadania bez użycia papieru” — wyjaśnia profesor Nakazawa. 

 

Wyniki: przyspieszona transformacja cyfrowa 

Aby poprawić umiejętności informatyczne, SFC promuje również inicjatywę korzystania z własnych urządzeń (BYOD), w ramach której studenci używają własnych komputerów do nauki. Doprowadziło to do poważnych zmian, w tym usunięcia sal komputerowych na terenie kampusu w kwietniu 2020 roku. Dropbox okazał się niezastąpiony w utrzymaniu tej inicjatywy na właściwym kursie. 

„Pandemia utrudniła wykłady stacjonarne. Jednak dzięki BYOD i Dropbox mogliśmy kontynuować wykłady online bez większych zakłóceń” — twierdzi profesor Nakazawa. Dropbox wnosi znaczący wkład w cyfrową transformację nauki i zrównoważony rozwój.

Profesor Nakazawa odniósł również korzyści w swojej własnej działalności badawczej. Może teraz łatwiej wymieniać się plikami z badaczami w Japonii i za granicą, pracując nad promowaniem wspólnych badań.

„To naprawdę niezbędne narzędzie” — kontynuuje profesor Nakazawa. 

Na przykład Dropbox Paper, który pozwala wielu użytkownikom edytować ten sam dokument w chmurze, okazał się niezwykle przydatny. Wykładowcy SFC znaleźli również nowe sposoby na usprawnienie swoich wysiłków badawczych dzięki funkcji listy zadań Dropbox Paper, na przykład koordynując międzynarodowe konferencje i sprawdzając notatki organizatorów w czasie rzeczywistym.

W przyszłości planują jeszcze bardziej zwiększyć popularność Dropbox poprzez promowanie go w kampusach. „Informując o korzyściach, mamy nadzieję zwiększyć liczbę aktywnych użytkowników Dropbox zarówno wśród studentów, jak i pracowników” — zapewnia profesor Nakazawa. 

Integracja Dropbox z Canvas LMS, systemem e-learningowym, który Uniwersytet Keio wkrótce wprowadzi w swoich kampusach, prawdopodobnie będzie stanowić kluczową część tego planu. Połączenie Dropbox i Canvas LMS umożliwiłoby studentom dostęp do plików w Dropbox zarówno z systemu e-learningowego, jak i z własnych komputerów.

Profesor Nakazawa jest pełen nadziei: „Powinniśmy być w stanie zintegrować systemy, a to zwiększy łatwość obsługi i rozszerzy nasze możliwości zarówno w zakresie edukacji, jak i badań”.

Dzięki wsparciu Dropbox SFC korzysta z usług chmury, aby przyspieszyć cyfrową transformację nauczania i badań.