Sleepless Media optymalizuje oferty i zasoby kreatywne

Sleepless Media to agencja zajmująca się kompleksowym projektowaniem i tworzeniem witryn internetowych, która zapewnia innowacyjne wrażenia związane z marką w oparciu o niestandardowe, responsywne witryny internetowe. Opracowując zasoby kreatywne dla wielu klientów, między innymi Levi Strauss, Lenny & Larry's oraz Breeo, Sleepless Media korzysta z Dropbox i DocSend, aby bezpiecznie udostępniać potencjalnym klientom propozycje projektów i pliki kreatywne.

Wyzwanie

Przed wdrożeniem DocSend Jon Cattivera, dyrektor generalny i kreatywny firmy, wysyłał oferty współpracy i pliki kreatywne do klientów jako załączniki do wiadomości e-mail. W związku z rosnącą listą klientów Jon potrzebował bardziej rozbudowanego rozwiązania, aby móc lepiej kontrolować proces tworzenia ofert. Dodatkowo potrzebował bardziej zaawansowanej platformy, która pozwoliłaby mu na dostosowanie i uporządkowanie poszczególnych elementów projektu.

Jako profesjonalista z branży kreatywnej, zarządzający firmą projektującą i tworzącą witryny internetowe dla czołowych marek międzynarodowych, Jon balansuje między wieloma różnymi obowiązkami, aby zapewnić jak najlepszą obsługę klienta. Podjęcie działań następczych względem potencjalnego klienta w odpowiednim momencie ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku finalizowania nowych umów. Jednak ze względu na ograniczony czas Jon musi działać świadomie i z rozmysłem, przedstawiając oferty projektów i przeglądając wykazy prac od potencjalnych klientów. Wcześniej Jon nie miał informacji o tym, czy potencjalni klienci przejrzeli wysłane przez niego oferty. „Po przeprowadzeniu wstępnych rozmów nie miałem pojęcia, kto jest zainteresowany współpracą z moją firmą. Chciałem lepiej wyczuć, czy potencjalni klienci poważnie myślą o partnerstwie z nami” – mówi Jon.

Rozwiązanie: Bezpieczne i wydajne przechowywanie, wysyłanie i udostępnianie plików

Jon postanowił skorzystać z DocSend do bezpiecznego wysyłania potencjalnym klientom ofert sprzedaży i ich śledzenia oraz z usługi Dropbox do udostępniania plików kreatywnych.

Zaawansowana analityka ofert dla klientów skraca cykle sprzedaży

Po wypróbowaniu bezpłatnej wersji próbnej DocSend Jon natychmiast zrozumiał, jakie korzyści może przynieść zastosowanie analityki dokumentów DocSend. Teraz wie dokładnie, którzy potencjalni klienci są rzeczywiście zainteresowani współpracą dzięki otrzymywanym w czasie rzeczywistym informacjom i powiadomieniom e-mail o tym, że klienci przeglądają oferty projektów. Ponadto Jon może zobaczyć, czy dana osoba przekazała jego pliki odpowiednim osobom w firmie. Zamiast spędzać długie tygodnie na poszukiwaniu kogoś, z kim mógłby się skontaktować, Jon może szybko zidentyfikować właściwą osobę i podjąć odpowiednie działania. „DocSend pokazuje nam, kim są inni główni decydenci, dzięki czemu zyskaliśmy cenny czas, który możemy poświęcić na to, co robimy najlepiej – wysokiej jakości pracę kreatywną i twórczą”.

Intuicyjne prezentacje budują silniejsze relacje z klientami

Często zdarza się, że potencjalni klienci sprawdzają wiele różnych agencji, dlatego dla firm zajmujących się projektowaniem i rozwojem ważne jest, aby wyróżniać się na tle konkurencji. DocSend umożliwia Jonowi wyświetlanie niestandardowych ofert w profesjonalny sposób, co daje jego agencji wyjątkową przewagę. „Prezentuję oferty bezpośrednio w DocSend, ponieważ zazwyczaj udostępniam tylko swoją przeglądarkę, a nie cały ekran. DocSend pozwala mi na przechodzenie pomiędzy witryną internetową a plikiem PDF w jednym oknie, zamiast przełączania się między oknami, aby wyszukać odpowiedni plik znajdujący się poza przeglądarką, lub udostępniania całego ekranu”.

Łatwe zawieranie umów ramowych o świadczenie usług z użyciem ePodpisów

Jako prężnie działająca i rozwijająca się firma, zajmująca się projektowaniem i rozwojem kreatywnym, Sleepless Media współpracuje z wieloma klientami o konkretnych wizjach, często odzwierciedlanych w zestawieniu prac. Jon był zachwycony, kiedy odkrył, że może zawierać umowy ramowe o świadczenie usług oraz wykazy prac przy użyciu funkcji ePodpisu DocSend. „Wcześniej korzystałem z DocuSign, ale to było zbyt skomplikowane. Naprawdę potrzebowałem prostego sposobu na zawieranie umów z klientami” – wyznaje Jon. Kiedy klient zgadza się na współpracę ze Sleepless Media, Jon wysyła mu umowę do podpisania bezpośrednio w DocSend. „Klienci mogą łatwo przejrzeć ofertę i podpisać umowę w ramach jednej usługi, korzystając z ePodpisu DocSend, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi, nieporęcznymi programami” – mówi Jon.

Dodatkowo w branży kreatywnej kamienie milowe i cele mogą czasami ulegać zmianom. Zarządzanie różnymi poleceniami zmian w przypadku długiej listy klientów może być trudne, ale Jon jest w stanie uporządkować wszystkie umowy z klientami w odpowiednich folderach DocSend.

Przechowywanie zasobów brandingu i materiałów kreatywnych klienta w Dropbox

Praca z wieloma różnymi firmami wymaga ścisłego nadzorowania wszystkich plików kreatywnych. Jon korzysta z konta Dropbox dla firm, aby uporządkować wszystkie logo i podstawowe elementy projektu klientów. Gdy marka zdecyduje się na współpracę ze Sleepless Media, Jon tworzy folder Dropbox zawierający wszystko, co będzie mu potrzebne do pracy. „Przy tak wielu różnych klientach Dropbox ułatwia nam szybkie znalezienie każdego elementu kreatywnego, którego możemy potrzebować do danego projektu. W usłudze Dropbox przechowujemy wszystkie nasze pliki Sketch, zajmujące więcej miejsca pliki projektowe oraz zasoby związane z brandingiem” – wymienia Jon.

Niezależnie od tego, gdzie znajdują się poszczególni pracownicy, członkowie zespołu Sleepless Media mogą pracować elastycznie i wprowadzać zmiany do plików kreatywnych w Dropbox. W branży, w której często pojawia się konieczność wprowadzenia zmian w materiałach kreatywnych, Jon i jego zespół bezpiecznie przechowują aktualne wersje wszystkich plików w chmurze Dropbox. Polegając na Dropbox i DocSend, agencja Sleepless Media zawiera kolejne umowy o współpracy i dostarcza innowacyjne projekty witryn internetowych rosnącej liczbie klientów.