Tobishima Corporation Przeglądaj plany, dokumenty i inne media na tablecie, kiedy tylko chcesz

Wyzwanie: usprawnienie wyszukiwania informacji na miejscu 

Tobishima Corporation chciała usprawnić swój uciążliwy proces wyszukiwania informacji na placu budowy, aby zwiększyć efektywność działań i dopasować się do swojego celu, jakim jest reforma wzorców pracy

Tobishima Corporation świętowała w 2018 roku 135-lecie swojej działalności. W tym czasie pracowała nad najważniejszymi japońskimi projektami inżynierii lądowej, takimi jak tunel Seikan i droga Tokyo Wan Aqua-Line, a także nad licznymi projektami budowlanymi i rozwojem infrastruktury społecznej. W ostatnich latach korporacja promowała reformy mające na celu „tworzenie przyszłości budownictwa” poprzez korzystanie z innowacyjnych technologii w dziedzinie budownictwa i zapobiegania katastrofom. „Naszym celem jest stanie się tym, co nazywamy „nowym wykonawcą biznesowym”. W branży budowlanej rozwój infrastruktury osiągnął szczyt przed rokiem 2020, co sprawiło, że znalezienie rozwiązania problemu długich godzin pracy pracowników stało się kwestią priorytetową. Uznaliśmy również, że aby pozyskać i rozwijać zasoby ludzkie oraz pomóc w dalszym rozwoju naszej firmy, musimy pilnie zreformować nasze przepływy pracy, zaczynając od naszego środowiska IT” — wyjaśnia Atsushi Ozawa z Tobishima Corporation.

W ramach tej polityki korporacja rozdała wszystkim pracownikom lekkie laptopy oraz bezwentylatorowe, odporne na kurz tablety, które mogą zabrać ze sobą na plac budowy. Dzięki temu mogą rozwijać mobilne środowisko pracy, niezwiązane z konkretną lokalizacją, np. placem budowy, biurem lub oddziałem firmy.

Musieli jednak jeszcze raz zastanowić się nad tym, w jaki sposób zarządzać danymi wyświetlanymi na każdym urządzeniu. Dokumenty, takie jak plany placu budowy i opisy metod budowy były wtedy przechowywane i zarządzane w sieciowej pamięci masowej (NAS) w biurze przy placu budowy. Jednak różnice w systemach operacyjnych utrudniały tabletom dostęp do danych NAS, więc pracownicy musieli wracać do biura, aby sprawdzać dokumenty. 

„Ponieważ nasi pracownicy nie mieli dostępu do planów i innych materiałów na miejscu, musieli jeździć do biura za każdym razem, gdy chcieli coś sprawdzić. Trzeba było przechowywać dane w sposób, który umożliwi naszym pracownikom dostęp do informacji w bardziej efektywny czasowo sposób”, mówi Takahisa Nakaya, również z Tobishima Corporation.

Rozwiązanie: przyjazny dla użytkownika sposób udostępniania i przeglądania dużych plików

Po przeanalizowaniu dostępnych opcji nowoczesnych miejsc do przechowywania danych firma Tobishima Corporation wybrała Dropbox.

„Oprócz możliwości przeglądania dokumentów na tablecie, przechowywanie w chmurze było koniecznością, ponieważ pozwalało nam zmniejszyć ryzyko utraty danych z powodu awarii NAS lub klęski żywiołowej, a także zmniejszało obciążenie związane z konserwacją i operowaniem. „Wybraliśmy Dropbox, ponieważ jego interfejs jest łatwy w obsłudze i może być używany nawet przez osoby mniej obeznane z IT” — wyjaśnia Ozawa.

Zespół docenił także funkcję synchronizacji różnicowej Dropbox, która pozwala na szybkie i bezpieczne przesyłanie dużych plików, takich jak dane CAD i zdjęcia placów budowy. Ponadto możliwość przeglądania plików w trybie offline oznacza, że zespół musi przechowywać na lokalnym urządzeniu tylko pliki związane z trwającymi projektami i aplikacjami, które można połączyć.

„Wszyscy nasi kierownicy budowy, łącznie ze mną, przechowują dane osobowe dotyczące poprzednich placów budowy, na których pracowaliśmy, aby móc się do nich odnosić w naszej pracy. Ilości danych ciągle rosną, a usługi oparte na chmurze oferują nam większą elastyczność w zwiększaniu pojemności naszego miejsca w porównaniu do NAS, który trzeba stale rozbudowywać. Naprawdę to doceniamy” — twierdzi Nakatani.

Rezultaty: wyszukiwanie informacji w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu, a nawet udostępnianie plików zewnętrznym firmom

Po udanym okresie próbnym, Tobishima Corporation rozpoczęła wdrażanie Dropbox na szeroką skalę.  „Kiedy chcę sprawdzić projekt, dojazd do biura zajmuje mi dużo czasu i wysiłku, zwłaszcza gdy pracuję na wysokościach, więc możliwość sprawdzenia dokumentów na iPadzie jest dla mnie ogromnym ułatwieniem. Nie tylko zwiększa to wydajność pracy, ale także zmniejsza obciążenie kierowników robót, takich jak ja” — mówi Yusuke Tanaka.

Pomaga również zespołowi prowadzenie bezpapierowego obiegu dokumentów na placu budowy. W przeszłości często konieczne było dostarczanie na plac budowy fizycznych planów wykonanych za pomocą plotera, ale okazało się, że nie jest to już konieczne. „Teraz możemy przeglądać wszystkie potrzebne nam dane w Dropbox na naszych telefonach i iPadach, dzięki czemu nie znajdziemy się w sytuacji, w której wydrukowaliśmy jeden projekt, a potrzebujemy kolejnego” — wyjaśnia Tanaka.

Dropbox okazał się również użyteczny dla spółek joint venture, powszechnych w projektach z branży budowlanej.

„W przypadku joint venture trzeba mieć możliwość udostępniania informacji wielu firmom. Udostępniając serwery plików firmy na zewnątrz, należy jednak wziąć pod uwagę kwestie bezpieczeństwa i zgodności. Dropbox pozwala nam na szczegółowe dostosowywanie ustawień, takich jak uprawnienia do przeglądania, dzięki czemu możemy udostępniać nasze pliki z czystym sumieniem” — twierdzi Ozawa. 

Tobishima Corporation korzysta również z tych samych korzyści, udostępniając pliki innym spółkom w ramach grupy.

Zamierzają w przyszłości korzystać z Dropbox do zarządzania większą liczbą plików. Po pierwsze, zamierzają zacząć go używać do zdjęć. Na każdym placu budowy pracownicy codziennie wykonują wiele zdjęć do rejestrowania i raportowania. Do ich przechowywania i zarządzania tworzą dziennik. Zadanie to pierwotnie wiązało się z wydłużeniem godzin pracy. 

„Niektóre placówki zaczęły już przechowywać swoje zdjęcia w Dropbox, a także zlecać zarządzanie zdjęciami i tworzenie dzienników za pośrednictwem Dropbox. Zamierzamy w przyszłości wdrożyć to rozwiązanie szerzej, aby zmniejszyć obciążenie naszego personelu” — mówi Ozawa, dodając, że ma nadzieję, iż ta inicjatywa pomoże skrócić godziny pracy. 

W przyszłości rozważają również zrezygnowanie z serwera NAS w biurze i skonsolidowanie wszystkich danych w Dropbox. „Przenieśliśmy już nasze serwery plików do chmury i wdrożyliśmy pakiet Microsoft 365 jako narzędzie do komunikacji w całej firmie, co sprawia, że usprawnienie metod pracy jest jednym z naszych głównych obszarów zainteresowania. Z niecierpliwością czekamy na współpracę z Dropbox, aby wspomóc technicznie naszą serię inicjatyw” — podsumowuje Ozawa.