Toda Corporation
Migracja serwerów fizycznych z placów budowy do przechowywania w chmurze.
Wykorzystanie szybkiej synchronizacji plików i wysokiej jakości możliwości wyszukiwania w celu usprawnienia udostępniania informacji podmiotom wewnętrznym i zewnętrznym.
„Podczas prac budowlanych pojawia się wiele problemów i zmian, dlatego szybkie dzielenie się informacjami na placu budowy ma kluczowe znaczenie. Instalacja Dropbox umożliwiła personelowi naszej firmy i zewnętrznym podmiotom stowarzyszonym, w tym wielu firmom partnerskim, udostępnianie plików w czasie rzeczywistym”.
Użyte produkty
Dropbox
Przemysł
Budownictwo
Wielkość
>1000
Lokalizacja
Japonia
Wyzwanie: serwery fizyczne na każdym placu budowy utrudniały płynne udostępnianie informacji podmiotom zewnętrznym.
Toda Corporation jest generalnym wykonawcą działającym już od 140 lat. Dzięki działalności w takich sektorach jak budownictwo, inżynieria lądowa, rozwój miast, nieruchomości, energetyka i innych, firma osiągnęła stabilny wzrost w szerokim spektrum sektorów.
Firma Toda Corporation zwykle instalowała na swoich placach budowy serwery fizyczne, które służyły do edycji i przechowywania danych budowy, takich jak rysunki, zdjęcia i wykresy procesów.
W trakcie realizacji prac budowlanych wiele podmiotów stowarzyszonych, w tym biura nadzoru projektowego i firmy partnerskie, edytuje i sprawdza różnego rodzaju dokumenty, na przykład rysunki. Te dokumenty są aktualizowane codziennie. Dostęp do serwerów fizycznych mieli jednak przede wszystkim pracownicy generalnego wykonawcy.
„Pracownicy generalnego wykonawcy pracujący na tych placach budowy spędzali więc mnóstwo czasu, co kosztowało sporo pieniędzy, na dzieleniu się informacjami budowlanymi, kompresowaniu dużych plików z rysunkami, wysyłaniu ich pocztą e-mail lub za pośrednictwem dedykowanej usługi do transferu plików, a następnie dodatkowo zapewnianiu zewnętrznych miejsc do przechowywania plików”
– mówi Hiroyuki Ikehata, menedżer w dziale 1 promocji systemów produkcyjnych w Toda Corporation.
W branży budowlanej możliwość szybkiego udostępniania informacji jest niezwykle istotna. Gdy firma Toda Corporation wysyłała do zewnętrznych partnerów pliki, na przykład rysunki, pocztą e-mail, zdarzały się jej kosztowne opóźnienia.
Ten sposób działania oznacza również uciążliwe zarządzanie plikami. Ponieważ dziennie otrzymywaliśmy blisko 100 wiadomości e-mail, wiele z załączonymi rysunkami, uciążliwe było sprawdzanie, które rysunki są najnowsza wersją, rozpakowywanie rysunków skompresowanych lub zabezpieczonych hasłem oraz zapisywanie rysunków w folderach skategoryzowanych według szczegółów budowy.
„W budownictwie wstawienie nawet jednej błędnej kreski na rysunku może potencjalnie skutkować ogromnymi kosztami i przeróbkami. Aby temu zapobiegać, musieliśmy za każdym razem dzwonić i pytać o dokładną godzinę wysłania wiadomości e-mail z najnowszym plikiem” – wspomina Toshihiro Saito, menedżer budowy w Toda Corporation, który nadzoruje place budowy.
Pracownicy na różnych placach budowy byli również narażeni na błędy operacyjne skutkujące przypadkowym usunięciem danych z serwera fizycznego. Prowadziło to do konieczności odtwarzania plików ze starszych wersji, ponieważ usuniętych plików nie dało się łatwo przywrócić. Każdy błąd oznaczał dodatkową pracę.
Rozwiązanie: wdrożono usługę Dropbox ze względu na szybką synchronizację plików i zaawansowane funkcje wyszukiwania
Mniej więcej w tym czasie, w grudniu 2019 r., firma podjęła decyzję o przeniesieniu swojej siedziby do budynku tymczasowego na czas przebudowy budynku, w którym miała siedzibę główną. Podczas przygotowań do tej przeprowadzki pojawił się wątek rozwiązania dotychczasowych problemów.
Zanim wdrożono serwery plików w chmurze dla placów budowy, zaczęto je wdrażać dla działów wewnętrznych, które przenosiły się do budynku tymczasowego.
Pozwoliło to nie tylko na szybsze udostępnianie informacji, ale także na wzmocnienie planu ciągłości działania (BCP) i zmniejszenie ilości miejsca na montaż serwerów plików. To stanowiło podwaliny pod wdrożenie analogicznych rozwiązań na placach budowy firmy w całym kraju.
Firma Toda Corporation używała Dysku Google do udostępniania informacji swoim wewnętrznym grupom roboczym. Jednak ponieważ wiele osób zgłaszało obawy związane z powolną synchronizacją plików z komputerami i brakiem możliwości udostępnienia plików różnym zewnętrznym firmom partnerskim z powodu problemów z rejestracją kont, firma zaczęła szukać alternatywnego rozwiązania, które lepiej odpowiadałoby jej potrzebom związanym z pracami budowlanymi.
„Rozważaliśmy dwie opcje: usługę Dropbox Business (dalej „Dropbox”) lub usługę do przechowywania w chmurze innej firmy. Jednak nasze analizy wykazały, że były one zupełnie różne. Zauważyliśmy, że usługa Dropbox jest jak „biurko”, przy którym może pracować wiele osób, podczas gdy druga usługa była jak „szuflada”, w której przechowuje się gotowe pliki.
Pierwsza z nich odpowiada naszej potrzebie częstej edycji i udostępniania plików firmom partnerskim”
– wspomina Ikehata.
Tak wyglądała droga firmy do wdrożenia usługi Dropbox. Czynnikami decydującymi były szybkość synchronizacji plików, która jest istotna przy udostępnianiu i współpracy, oraz intuicyjna obsługa, która umożliwia korzystanie z usługi jak z folderu lokalnego.
Rezultat: Usługa Dropbox została przyjęta jako standardowe środowisko w całej firmie i skuteczny sposób interakcji z firmami partnerskimi
Efektywne i elastyczne udostępnianie plików
Od czasu, gdy firma rozpoczęła tę pełnoskalową transformację około pół roku temu, rysunki, dokumenty i dane przechowywane na serwerach fizycznych w oddziałach oraz aktywnych miejscach budowy i prac inżynieryjnych były stale migrowane do Dropbox. Do tego firma standardowo używa Dropbox w nowych miejscach pracy. Przechowywanie plików w Dropbox naturalnie umożliwiło firmie ich udostępnianie.
Użyczając licencji Dropbox dużym biurom projektowym i firmom partnerskim, firma Toda Corporation jest teraz w stanie stworzyć środowisko, w którym wszyscy wewnętrzni i zewnętrzni uczestnicy budowy mają dostęp do informacji niezbędnych do ukończenia swojej pracy.
„Utworzenie folderu udostępnionego dla każdej firmy partnerskiej pozwoliło wyeliminować błędy przy udostępnianiu najnowszych rysunków. Dzięki temu zaoszczędziliśmy sobie również kłopotu związanego z zarządzaniem plikami”
– mówi Saito.
Tworząc w usłudze Dropbox folder udostępniony dla każdego organizatora spotkania i przechowując wszystkie istotne dokumenty w tych folderach, firma może wykorzystywać je również do zdalnych spotkań przez Internet.
„Przyspieszyło to operacje bez papierowych dokumentów i zmniejszyło ilość pracy potrzebnej do przygotowania dokumentów”
– mówi Koji Sakamoto z działu sprzętu budowlanego w Toda Corporation.
Ponadto funkcja udostępniania łączy oraz usługa Dropbox Transfer pozwoliła firmie zbiorczo wysyłać niezbędne pliki do podmiotów stowarzyszonych, którym nie użyczono licencji.
Efektywne i elastyczne udostępnianie plików
Funkcja historii wersji pozwala łatwo przywracać usunięte pliki.
Przyspieszone wyszukiwanie informacji
Wydajność wyszukiwania plików również znacznie wzrosła. „Znajdowanie plików jest teraz 3–4 razy szybsze niż wcześniej” – podkreśla Ikehata.
Teraz firma może przechowywać wszystkie pliki w jednym miejscu i jeszcze lepiej korzystać z zaawansowanych możliwości wyszukiwania, jakie oferuje Dropbox.
Dodatkowe korzyści: większa produktywność pracy zdalnej w czasie pandemii koronawirusa dzięki Dropbox
Płynne przejście na pracę zdalną
Zalety Dropbox były w pełni widoczne nawet podczas pandemii COVID-19.
„Za największą korzyść z Dropbox uważamy płynne przejście na pracę zdalną”
– mówi Masakazu Aoki, menedżer w dziale administracyjnym oddziału międzynarodowego w Toda Corporation.
Firma wykorzystuje usługę Dropbox Paper do różnych celów, m.in. do zarządzania harmonogramami, zarządzania zadaniami i udostępniania informacji pracownikom pracującym zdalnie. Twierdzi, że to stymuluje komunikację.
„Chociaż za pomocą Kalendarza Google również można zarządzać harmonogramami, to nie da się zarządzać zadaniami każdej osoby oddzielnie. Zarządzanie jednym i drugim w usłudze Dropbox Paper ograniczyło kłopotliwe przełączanie się między aplikacjami i potwierdzanie szczegółów pracy przez telefon, co poprawiło produktywność podczas pracy zdalnej”
– mówi Aoki.
Łatwiejsza interakcja z zagranicznymi bazami i placami budowy
Firma przekonała się, że Dropbox Paper sprawdza się również w komunikacji z jej zagranicznymi bazami i placami budowy znajdującymi się w różnych strefach czasowych.
Dzięki temu, że podczas godzin pracy użytkownicy mogą wpisywać komentarze w jednym pliku, personel może ze sobą ściśle współpracować bez konieczności umawiania spotkań w terminie dogodnym dla wszystkich.
„Uważamy, że płynne przejście na pracę zdalną w czasie pandemii COVID było dla nas największą korzyścią z Dropbox. Usługa Dropbox Paper pomaga nam wizualizować bieżące działania każdego członka i podniosła produktywność pracy zdalnej”.
Masakazu Aoki, menedżer, dział administracji, oddział międzynarodowyKluczowe korzyści z wprowadzenia Dropbox
Zaawansowane funkcje wyszukiwania poprawiły wydajność wyszukiwania plików i wyeliminowały potrzebę obmyślania struktury folderów.
Usługa Dropbox Paper pomogła zwizualizować indywidualne okoliczności każdego pracownika i pobudziła wewnętrzną komunikację w czasie pracy zdalnej. Usprawniła też wymianę informacji z bazami zagranicznymi i firmami partnerskimi w różnych strefach czasowych.
Dzięki płynnej synchronizacji zmiany w plikach są widoczne natychmiast, nawet gdy udostępniane są rysunki i inne duże pliki. To sprawia, że zarządzanie najnowszymi danymi jest łatwiejsze.