Strategiczne przejście TV Asahi do Dropbox: Zwiększenie wydajności i bezpieczeństwa operacji medialnych

Wyzwanie: oparte na chmurze środowisko udostępniania plików konieczne do rezygnacji z papierowej dokumentacji

Założona w 1959 roku stacja TV Asahi działa w branży mediów radiowo-telewizyjnych od ponad 60 lat. W ostatnich latach firma rozwinęła również działalność w zakresie telewizji internetowej, wprowadzając takie kanały jak „AbemaTV” i „TV Asahi Douga”, aby sprostać zmieniającym się potrzebom w zakresie oglądania treści. Jednocześnie zwiększyła liczbę pracowników, ponieważ firma cały czas się rozwija. Stopniowo TV Asahi przestała mieścić się w swoich fizycznych biurach, a problemem stał się brak miejsca do przechowywania kaset i innych nośników. Hajime Yasuda z działu technicznego TV Asahi wyjaśnia:

„Musieliśmy pilnie zmniejszyć ilość dokumentów papierowych, z których korzystaliśmy. Wprowadziliśmy serwery plików i tablety, próbując odejść od papieru, ale nie było łatwo zerwać z naszą długotrwałą kulturą opartą na papierze, w której dziesiątki tysięcy propozycji programów telewizyjnych było kserowanych i rozdawanych na spotkaniach niemal każdego tygodnia.

Proces odchodzenia od wersji papierowej ujawnił również pewne problemy. Kiedy przeprowadziliśmy wywiady z pracownikami na temat korzystania przez nich z technologii informatycznych, odkryliśmy, że nieoczekiwanie wielu z nich korzystało już z konsumenckich narzędzi do udostępniania danych, zarówno indywidualnie, jak i w obrębie swojego działu.

„Narzędziom konsumenckim często brakuje funkcji bezpieczeństwa wymaganych w zastosowaniach biznesowych i zespołom IT trudno nimi centralnie zarządzać. Aby zapobiec wyciekom dokumentów biznesowych, takich jak umowy i faktury, oraz dokumentów związanych z produkcją treści, takich jak oferty i skrypty, potrzebowaliśmy formalnego środowiska do udostępniania danych w całej firmie” — mówi Yasuda.

Mimo że ich istniejące lokalne serwery plików były wygodne do przechowywania plików z danymi, nie nadawały się do elastycznego udostępniania informacji podmiotom zewnętrznym, takim jak agencje reklamowe i firmy produkcyjne. W rzeczywistości, gdyby członek personelu chciał sprawdzić jakiś dokument będąc w terenie, musiałby poprosić kogoś o przesłanie go pocztą elektroniczną. W związku z tym firma postanowiła rozważyć nowy mechanizm współdzielenia danych w ramach usługi przechowywania danych w chmurze dla użytkowników biznesowych, z którego korzysta, w celu zwiększenia wydajności operacyjnej i ograniczenia ryzyka związanego z bezpieczeństwem.

Rozwiązanie: bezpieczne przechowywanie i udostępnianie plików

Po dogłębnym przeanalizowaniu problemu firma zdecydowała się na Dropbox.

Głównym czynnikiem decydującym było to, że — zgodnie z wynikami wcześniejszej ankiety — Dropbox był już najczęściej używaną usługą chmury wśród pracowników TV Asahi.

„Wielu naszym pracownikom spodobało się to, jak łatwy w użyciu jest interfejs, i mieliśmy wrażenie, że wdrożenie przebiegnie sprawniej, ponieważ pracownicy szybko się do niego przyzwyczają” — wyjaśnia Makoto Miyahara z TV Asahi.

Brano również pod uwagę funkcję bezpieczeństwa Dropbox. Konkretnie, obok uwierzytelniania wieloskładnikowego i zaawansowanego zarządzania dziennikami, spokój ducha zapewnił fakt, że administrator może centralnie monitorować użytkowanie w ramach firmy.

„Ponieważ możemy monitorować usługę w każdej chwili, możemy również tworzyć zasady zarządzania i kontroli. Sądziliśmy, że zniechęci to do korzystania z narzędzi konsumenckich, a także stworzy środowisko udostępniania danych, w którym pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do plików przechowywanych w chmurze w dowolnym czasie i miejscu. — Hajime Yasuda

Dropbox z łatwością radzi sobie z dużymi ilościami danych, co jest jego kolejną dużą zaletą. Nadawcy telewizyjni działają w wielu dziedzinach, w których przetwarzane są ogromne ilości danych, np. w filmach i grafice komputerowej (CG). Wcześniej stacja telewizyjna TV Asahi przechowywała te dane na swoich serwerach plików, jednak pracownicy stwierdzili, że udostępnianie ich na zewnątrz jest w tym przypadku niewygodne. „Kiedy reżyserzy kręcili zdjęcia w plenerze, prosili nas o możliwość obejrzenia wcześniejszych nagrań, ale nie mieliśmy praktycznie żadnych możliwości spełnienia ich prośby. Ale Dropbox pozwala nam na podgląd większości naszych plików, nawet jeśli są one w niszowych formatach, takich jak Avid DNxHD i Apple ProRes, z których korzystają aplikacje filmowe i CG. Ponieważ możemy je sprawdzić bez konieczności pobierania całego pliku, możemy to robić nawet w lokacjach, w których dostęp do Internetu jest ograniczony. Rozważaliśmy zalety i wady kilku usług, ale uznaliśmy, że Dropbox jest jedyną opcją dla obsługi treści filmowych” — mówi Takatoshi Yamamoto z Corporate Design Center TV Asahi.

Rezultat: rozszerzenie wykorzystania Dropbox o filmy i grafikę

To przekonało TV Asahi do zdecydowania się na Dropbox. Obecnie wdrażają‌ tę technologię w całej firmie. Licencje przydzielano zgodnie z potrzebami poszczególnych działów, zaczynając od działów CG i biznesu internetowego, które potrzebowały ich najbardziej. Celem jest zwiększenie wydajności działań w terenie i udostępniania informacji. 

„Pracuję w dziale produkcji CG, gdzie zaczęliśmy już w pełni wykorzystywać ten system. Dzięki temu komunikacja z osobami spoza firmy stała się znacznie bardziej efektywna. Oprócz wspomnianej wcześniej funkcji podglądu plików wideo Dropbox Transfer ułatwia także przesyłanie dużych plików do i z lokalizacji zewnętrznych. Możliwość elastycznego ustawienia daty wygaśnięcia pobierania danych jest szczególnie przydatna. Dropbox również szybko wprowadza najnowsze technologie, dlatego jesteśmy przekonani, że będziemy w stanie utworzyć środowisko do zarządzania plikami i ich przechowywania, które nadąża za wszystkimi najnowszymi osiągnięciami” — Yamamoto.