Tło

Firma Westchester Publishing Services zajmuje się redagowaniem i składaniem książek oraz tworzeniem e-booków, treści w formacie XML i innych produktów cyfrowych dla ponad 600 wydawców i dostawców treści. Kiedy okazało się, że jej klienci na potrzeby przesyłania plików i współpracy korzystają z wielu oddzielnych procesów lub platform, stało się jasne, że w firmie trzeba zaimplementować lepszy zestaw rozwiązań technologicznych, które usprawniłyby współpracę z klientami oraz umożliwiłyby szybsze i tańsze dostarczanie wysokiej jakości plików do publikacji.

Wyzwanie: Wielu klientów i wiele różnych procesów 

Firma Westchester Publishing Services rozwijała się, ale w miarę zdobywania coraz większej liczby klientów stanęła przed poważnym wyzwaniem: różnorodność procesów i platform do zarządzania plikami, z jakich korzystają klienci. Był to problem, który mógł zahamować dalszy rozwój firmy, ponieważ aby zapewnić sprawną obsługę, poszczególni klienci musieli definiować sposoby przesyłania plików i podejmować inne decyzje dotyczące przepływu pracy. Aby firma mogła obsłużyć swoich obecnych klientów i dalej się rozwijać, potrzebowała kompleksowego rozwiązania, które umożliwiłoby umieszczenie wszystkich materiałów w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich klientów niezależnie od używanego przez nich systemu.

„Chcieliśmy zaoferować naszym klientom nowocześniejszy system wymiany plików” – mówi Tyler Carey, dyrektor ds. przychodów w Westchester. Carey i jego zespół sprawdzili kilka platform, w tym Box i Google Drive. Dropbox szybko stał się faworytem ze względu na szybkość działania, bezpieczeństwo i rozpoznawalność marki. „Kluczowi wydawcy wdrożyli Dropbox już wcześniej” – mówi Carey. „Branża zareagowała pozytywnie”.

Czynnikiem, który dla firmy Westchester był najistotniejszy podczas zawierania umowy, był oferowany poziom usług. „Zwróciliśmy się do konkurenta Dropbox z informacją, że potrzebujemy wielu licencji i że za pomocą jego oprogramowania będziemy realizować tysiące projektów rocznie” – wspomina Carey. „Odpowiedziano nam, że aby otrzymać wycenę, musimy wpisać odpowiednie informacje do koszyka dostępnego online. Kiedy skontaktowaliśmy się z Dropbox, wyczuliśmy z ich strony chęć współpracy i entuzjazm”. Przystępność i fachowość informacji udzielonych przez zespół Dropbox zachęciły firmę Westchester do zainteresowania się ich ofertą.

Wyniki: Rozwój działalności i zwiększenie przychodów napędzane przez Dropbox

Dropbox usprawnił i uprościł niemal każdy proces w Westchester Publishing, umożliwiając znaczący wzrost zarówno wielkości, jak i przychodów firmy. W pierwszym roku po wdrożeniu Dropbox Sign firma Westchester zyskała 250 klientów. „W zasadzie podwoiliśmy liczbę naszych klientów” – mówi Carey. Dzięki Sign czas potrzebny na wdrożenie klienta radykalnie się skrócił: z 2–3 dni do około 20 minut. To nowe zautomatyzowane środowisko ułatwiło firmie Westchester sprzedaż dodatkowych usług dla tych kont i szybko przekształciło je w poważne generatory przychodów.

Dropbox ułatwił także firmie Westchester zajęcie nowych, generujących przychody obszarów usług i usunął niektóre z początkowych przeszkód. Największy sukces odniosła jednostka Westchester Education, która w pierwszym roku swojego istnienia wygenerowała 5% przychodów firmy Westchester, a w ostatnim roku 30%.  „W naszej ofercie nie mamy ani jednej pozycji, której nie obsługiwałby Dropbox” – mówi Carey. Do przykładów takich zastosowań należą używanie Dropbox do współpracy z wewnętrznymi członkami zespołu przy tworzeniu materiałów marketingowych lub współpracy z zewnętrznym projektantem nad opracowaniem przyciągającego wzrok projektu stoiska na międzynarodową konferencję edukacyjną, korzystanie z DocSend w celu dostarczania potencjalnym klientom katalogów i materiałów sprzedażowych przygotowanych specjalnie dla ich regionu geograficznego czy podpisywanie umów w Sign.

Klienci są również zadowoleni ze zmiany. „Użytkownicy uwielbiają te narzędzia, ponieważ nawet nie zdają sobie sprawy, że z nich korzystają” – wyjaśnia Carey. „Są nieodłączną częścią przepływu pracy”. Carey zauważa również, że nawet klienci, którzy na początku byli uprzedzeni do usługi Dropbox, przekonują się, że oferuje ona znacznie więcej funkcji niż tylko transfer plików. Klienci coraz częściej zaczynają postrzegać Dropbox jako potencjalne rozwiązanie dla swoich własnych ekosystemów.

Jak wyglądałaby działalność firmy Westchester Publishing Services bez usługi Dropbox? „Szczerze myślę, że nie osiągnęlibyśmy takiego wzrostu” – mówi Carey. „Czasami branża wydawnicza może popadać w zbytnie samozadowolenie. Zainicjowanie zmian może być trudne. Doceniam pracowników Dropbox za to, że zawsze szukają odpowiednich narzędzi pasujących do konkretnej sytuacji. Bez nich nadal korzystalibyśmy z przestarzałych rozwiązań funkcjonujących cały czas w branży i czekalibyśmy na upragnioną zmianę. Prawdopodobnie wypadlibyśmy z interesu, gdybyśmy podczas pandemii przesyłali i ściągali pliki z serwerów FTP, korzystając z domowych połączeń internetowych. Na szczęście jednak nasze kierownictwo na długo przed pandemią było na tyle przewidujące, że zdecydowało o zastosowaniu bardziej efektywnych sposobów pracy z klientami”.

Przy tak dużej liczbie klientów korzystających z wielu różnych procesów firma Westchester potrzebowała elastyczności. Zapewnił ją Dropbox, umożliwiając pobieranie plików z różnych miejsc i wciąganie ich do środowiska Dropbox, a następnie efektywne pracowanie nad nimi. „Posiadanie odpowiednich narzędzi nie jest kwestią ewangelizacji” – mówi Carey. „Chodzi o to, aby dostarczyć rozwiązanie, pokazać, jak ułatwia ono życie, i zaprosić innych do współpracy”. Chociaż Westchester nigdy nie była firmą korzystającą z najnowocześniejszych technologii, w swoich działaniach kieruje się rozwagą, a wdrożenie usługi Dropbox zapewnia jej wiele możliwości rozwoju.