Używaj podpisów elektronicznych, by upłynnić organizację pracy – wszystko w jednym miejscu

Podpisywanie dokumentów online za pomocą Dropbox zapewnia wiele korzyści. Możesz oczywiście korzystać z Dropbox i narzędzi do składania podpisu elektronicznego oddzielnie, ale ich połączenie jeszcze bardziej usprawni przepływ pracy. 

Jeśli przechowujesz już ważne dokumenty w Dropbox, możesz wysyłać je do podpisu elektronicznego bezpośrednio z poziomu konta Dropbox. Następnie możesz zapisać podpisane kopie i zarządzać wszystkimi folderami i plikami w jednym miejscu. Możesz także kontrolować, kto ma dostęp do określonych plików, porządkować dokumenty, śledzić listy zadań i na bieżąco organizować pracę swojego zespołu.

Na komputerze otwórz swoje konto Dropbox, a następnie kliknij dokument, który chcesz przesłać do podpisu elektronicznego. Kliknij menu rozwijane Otwórz za pomocą i wybierz pozycję Dropbox Sign.

Na urządzeniach iPhone lub iPad wystarczy otworzyć aplikację mobilną Dropbox. Przejdź do pliku PDF i otwórz jego podgląd, a następnie kliknij ikonę edycji. Na koniec kliknij Dodaj Tekst lub podpis.

Z perspektywy prawnej nie ma zasadniczo żadnej różnicy*. Podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Ustawa o podpisach elektronicznych w handlu krajowym i międzynarodowym (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN) została uchwalona przez Kongres Stanów Zjednoczonych w 2000 r. w celu zapewnienia mocy prawnej umów zawieranych elektronicznie.

Wysyłanie próśb o podpis i zbieranie ich drogą elektroniczną jest szybsze. Narzędzia takie jak Dropbox Sign pozwalają również zaoszczędzić czas i pieniądze, zmniejszając koszty związane z transportem dokumentów, co jest korzystne zarówno dla środowiska, jak i dla przepływu pracy.

* Przepisy dotyczące podpisu elektronicznego różnią się w zależności od jurysdykcji i mogą nie obowiązywać we wszystkich krajach.

Rozwiązanie Dropbox Sign można łatwo włączyć w Dropbox i jest ono dostępne we wszystkich taryfach Dropbox. 

• Najpierw otwórz swoje konto Dropbox i wybierz dokument, który chcesz wysłać do podpisu elektronicznego. 
• Potem kliknij menu rozwijane Więcej po prawej stronie nazwy pliku i wybierz opcję Wyślij do podpisu. 
• Następnie dodaj pola metodą „przeciągnij i upuść” i kliknij pozycję Wyślij, aby skorzystać z nieograniczonej liczby bezpłatnych podpisów własnych i trzech próśb o e-podpis miesięcznie. 

Gdy wysyłasz lub otrzymujesz dokumenty do e-podpisu, są one synchronizowane z Twoim kontem Dropbox.

Możesz korzystać z Dropbox i narzędzi do składania podpisu elektronicznego oddzielnie, ale ich połączenie jeszcze bardziej usprawni przebieg pracy. W związku z tym, że przechowujesz już ważne dokumenty w Dropbox, możesz wysyłać je do podpisu elektronicznego bezpośrednio z poziomu konta Dropbox, zapisywać podpisane kopie dokumentów oraz zarządzać folderami i plikami w jednym miejscu. Możesz także kontrolować, kto ma dostęp do określonych plików, porządkować dokumenty, śledzić listy zadań i na bieżąco organizować pracę swojego zespołu.  

Tak, mamy kilka gotowych szablonów do wyboru, od zrzeczenia się praw do zdjęć aż po zasady związane z mediami społecznościowymi Możesz również samodzielnie przygotować szablony umów, których często używasz, aby przyspieszyć proces podpisywania.