Повышение безопасности обеспечивает дополнительные преимущества для Aquamarine Capital

Проблема: устаревшие системы хранения и обмена

Aquamarine — это инвестиционное партнерство, вдохновленное примером аналогичной компании 1950-х годов Уоррена Баффета. Возглавляет Aquamarine Гай Спир, который в точности следует правилам руководства Баффета. Управляя активами на миллионы долларов, инвестиционный фонд стабильно растет и полагается на DocSend для безопасного менеджмента своих коммуникаций с потенциальными клиентами и другими внешними сторонами.

 

Дэвид Джуд, финансовый управляющий компании Aquamarine, рассказал, что до появления Dropbox и DocSend его организация использовала устаревшие системы для хранения материалов и внутреннего обмена файлами с участниками своей глобальной команды. Кроме того, Дэвид и его коллеги искали более безопасный способ предоставления доступа к техническим документам и их отслеживания при сотрудничестве с инвесторами, потенциальными клиентами и другими внешними сторонами. 

 

Дэвид работает в составе динамично развивающейся команды, участники которой работают удаленно в разных уголках мира. Он управляет инвестиционным фондом, постоянно сотрудничает с коллегами и общается с инвесторами, потенциальными клиентами и другими внешними сторонами. Первоначально Aquamarine использовала устаревшее программное обеспечение для хранения и резервного копирования файлов. «У нас было много проблем с нашей устаревшей системой хранения файлов. Не было возможности делиться материалами с лицами, которые не являлись сотрудниками нашей компании, или просмотреть документ, открытый в браузере, — рассказывает Дэвид. — Без безопасной платформы для обмена документами было сложно общаться с людьми, не имеющими отношения к нашей организации». Команде Aquamarine требовалась облачная система для синхронизации и хранения файлов в независимости от местонахождения работников.

Решение: простой способ синхронизации и предоставления доступа к файлам с помощью Dropbox

Дэвид использовал решение Dropbox для синхронизации файлов и безопасную платформу DocSend для обмена документами, чтобы собрать все корпоративные документы в одном хранилище, а также безопасно обмениваться ими с потенциальными клиентами и другими заинтересованными лицами. 

 

Когда несколько лет назад компания перешла на Dropbox, сотрудники сразу же оценили достоинства специально разработанной системы, которая автоматически создавала резервные копии всех важных документов и инвестиционных исследований. «Один сотрудник в США мог работать над исследованием инвестора, а в то же самое время его коллега в Швейцарии комментировал результат», — говорит Дэвид. Dropbox стал для компании платформой для размещения файлов, которая упрощает сотрудничество для всех участников команды, в том числе работающих удаленно по всему миру. «Мы очень довольны Dropbox», — добавляет Дэвид.

 

Если Дэвиду нужно предоставить пользователям, не относящимся к его организации, отраслевые технические документы, отчеты или информационные бюллетени, он может загрузить документы в DocSend и создать защищенные ссылки на них. Доступ к файлам, хранящимся в DocSend, предоставляется лишь определенному кругу лиц, чьи адреса электронной почты внесены в белый список. Кроме того, в целях безопасности предусмотрены сроки действия прав доступа и дополнительная защита паролем. Документы, которые изначально размещались в Dropbox и предназначались для совместной работы внутри коллектива, можно пересылать внешним партнерам с помощью DocSend. Когда получатель пытается открыть документ, приложение требует от него подписать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации простым нажатием кнопки мыши. Вместо отправки множества документов и ссылок компания Aquamarine предпочла использовать встроенную функцию подписания соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, которая появляется при просмотре файлов DocSend. Все эти средства защиты не только придают сотрудникам Aquamarine уверенности в том, чтобы их данные в безопасности, но также позволяют пользователям не тратить драгоценное время на лишние действия.

 

Во время пандемии COVID-19 Гай Спир, управляющий партнер Aquamarine, запустил подкаст под названием «Образовательные материалы для стоимостного инвестора». Вдохновленный названием своей одноименной книги, Спир беседует с влиятельными лидерами общественного мнения, охватывая самые разные вопросы: от инвестиционных стратегий и осознанности до машинного обучения. Подкаст стал краеугольным камнем в работе по распространению информации о компании и расширении ее сети. В процессе подготовки темы для обсуждения Спиру и его команде было сложно отследить активность отдельных пользователей среди слушателей, получающих доступ к материалам на стороннем хостинге.

 

Инновационный способ, которым Дэвид решает эту задачу, — включение расшифровки подкаста в описание каждого эпизода в DocSend. «DocSend — это очень удобно. Мы размещаем расшифровки наших подкастов в уникальных ссылках DocSend, и каждый зритель вводит свой адрес электронной почты перед чтением», — делится Дэвид. Новые слушатели, пользующиеся расшифровкой, часто становятся активными участниками сети Aquamarine. С помощью DocSend Дэвид может отслеживать этих потенциальных пользователей и их действия, а также повышает комфорт слушателей, предоставляя доступ к подкасту в альтернативном формате. «У меня есть возможность получать уведомления, если определенные эпизоды привлекают особое внимание, и я вижу, кто взаимодействует с нашими материалами», — рассказывает Дэвид. DocSend делает процесс отбора контента для зарегистрированных пользователей интуитивно понятным, позволяя любому сотруднику компании создавать такой контент и отслеживать вовлечение слушателей с течением времени. И для всех этих возможностей совершенно не требуется быть техническим и маркетинговым гуру.

Интуитивная интеграция DocSend с Salesforce и виртуальными комнатами данных упрощает проведение конференций с инвесторами

 

Благодаря интеграции DocSend с Salesforce Дэвид с легкостью отслеживает взаимодействие пользователей с контентом. Дэвид, проводящий много времени в Salesforce, рад, что все действия заинтересованных пользователей с исследованиями инвесторов в DocSend также отображаются в аккаунте в Salesforce. «Это экономит мне массу времени, избавляя от необходимости переключаться между двумя программами. В Salesforce мы можем видеть, как люди взаимодействуют с документами, которые мы рассылаем». Для Дэвида Salesforce — единственный источник информации, которому можно всецело доверять. DocSend дополняет основную статистику, которую он получает от Salesforce. «Мы имеем более подробные данные о том, как контакты взаимодействуют с нашими материалами», —продолжает Дэвид.

 

Гай Спир проводит ежегодную конференцию с коллегами, чтобы поделиться новой информацией о своих инвестиционных исследованиях. Участники презентуют свои изыскания, но эти материалы конфиденциальны, поэтому их необходимо размещать в безопасной виртуальной среде.

 

Дэвид использует виртуальные комнаты данных DocSend для хранения материалов конференции, к которым имеют доступ только приглашенные лица на нее лица. «Нам гораздо проще использовать комнату данных DocSend для размещения всех презентаций конференции вместо отправки двадцати уникальных ссылок каждому участнику», — объясняет Дэвид. Перед мероприятием только утвержденный список лиц может получить доступ к материалам в комнате для хранения данных с простым доступом.

 

Объединив возможности Dropbox и DocSend, компания Aquamarine получила удобное решение для обновления содержимого и управления им, а также обмена информацией как с штатными сотрудниками, так и с внешними партнерами.