Japan Translation Center, Ltd.

Задача: работа с договорами (в том числе совместная)

Компания Japan Translation Center (JTC) была основана в 1962 г., когда рынок переводов с иностранных языков в Японии только формировался. Ее офис находится в квартале Хигаси-Адзабу специального района Минато (Токио) неподалеку от Токийской телебашни. JTC специализируется на письменных и устных переводах с разных языков, и ее подход основан на переводе силами человека.

«В последние годы набирает популярность перевод, основанный на ИИ, но мы по-прежнему считаем,  что роль человека в переводческой сфере по-прежнему очень высока, — утверждает президент JTC Риса Такабатакэ. —Мы предлагаем услуги премиального качества, потому что наши переводчики принимают во внимание контекст, стараются передать мысли и чувства автора, учитывают назначение документа и стремятся сделать его убедительным для целевой аудитории».

Одним из ключевых активов компании является ее команда опытных переводчиков. JTC сотрудничает с внештатными переводчиками на условиях аутсорсинга, и ведение договоров с ними — непростая задача.

После того как кандидат отправит сотрудникам JTC необходимые документы и выполнит тестовый перевод, ему нужно согласовать с условия сотрудничества и подписать договор. Ранее представители компании отправляли соискателям документы для трудоустройства в защищенных паролем ZIP-файлах, а потом высылали им сам пароль. Эта процедура называлась PPAP (Password Protected Attachment Protocol, протокол передачи вложения, защищенного паролем). Но если количество кандидатов велико, то эта задача становится трудоемкой. Также эта процедура не обеспечивает достаточную защиту данных.

«Договоры не были цифровыми, и все документы заверялись печатями и пересылались обычной почтой в формате физической копии. Помимо затрат на решение административных вопросов это влекло за собой расходы на почтовые и фискальные марки», — вспоминает Такабатакэ.

Проблемой была и работа с документами. Договоры с каждым переводчиком приходилось подшивать и хранить в специальном шкафу, и чем дальше, тем сложнее было с ними обращаться. 

«Стоит ли говорить, что ознакомиться с какими-либо документами можно было, только если вы находились в офисе. Мы поняли, что для устранения подобных проблем нужно оцифровать материалы, с которыми мы работаем, и перейти на безбумажный документооборот», — рассказывает Юкико Масуда из отдела общих вопросов компании JTC.   

Решение: цифровизация подписания договора о трудоустройстве, осуществляемая с помощью Dropbox Sign от Dropbox

«Однажды мы узнали, что Dropbox поддерживает платформу электронной подписи Dropbox Sign.

Сочетая ее с другими функциями Dropbox, можно минимизировать затруднения при выполнении разных рабочих процедур — от создания документов и ведения документооборота до запроса и проверки подписей.

Все очень просто. Достаточно загрузить нужные документы, ввести адрес электронной почты лица, которое должно их подписать, и нажать «Запросить подпись». Подписанный документ будет храниться в вашем аккаунте Dropbox Sign. Вы сможете отслеживать историю его изменений, отправлять напоминания и контролировать права доступа к нему с помощью разрешений. Используя эти продукты в сочетании, компания JTC сумела успешно решить стоявшие перед ней задачи.

«Сначала мы рассматривали Dropbox просто как способ перенести наш файловый сервер в облако. Однако вскоре нам стало понятно, что если мы подключим Dropbox Sign к этому сервису, то это позволит нам перевести процедуру заключения договора в цифровой формат. Мы понимали, что рано или поздно нам понадобится это сделать, а теперь нам такая возможность представилась»,  — рассказывает Масуда.

Специалистам JTC понравились и другие функции Dropbox. Их впечатлила скорость синхронизации файлов, ‌а к простому интерфейсу оказалось очень легко привыкнуть. Немаловажным аспектом была и безопасность, особенно в контексте хранения важных документов.

Помимо функции запроса файлов, которая обеспечивает защищенный доступ к материалам, загруженным другими пользователями, Dropbox также может похвастаться в целом высоким уровнем безопасности своей платформы. Для предотвращения несанкционированного доступа каждый блок хранения данных на сервере зашифрован с использованием 256-битного ключа. Также Dropbox поддерживает многофакторную аутентификацию. Теперь коллектив JTC может вздохнуть спокойно: их данные находятся под надежной защитой.

Результат: централизация управления файлами и более высокий уровень безопасности

Внедрение Dropbox и Dropbox Sign открыло для компании JTC множество возможностей.

Ее специалисты теперь могут взаимодействовать с переводчиками прямо через Dropbox не только во время заключения договора, но и в дальнейшем. Для получения документов от кандидатов отлично подходят запросы файлов. При приеме на работу можно объединить все документы нового сотрудника (заявку на соискание вакансии, тестовые работы, регистрационные документы и сам договор) в папках Dropbox. На каждого сотрудника выделена одна из них.

«Взаимодействуя с переводчиком, мы отправляем ему общую ссылку на документы, которые хранятся в выделенной для него папке. Раньше нам приходилось хранить как бумажные, так и цифровые копии документов (причем в разных местах), но теперь они все находятся в одном хранилище. Это позволило на 25 % сократить затраты труда и времени при документообороте. — рассказывает Такабатакэ. —Вдобавок мы можем при необходимости работать с любыми материалами из дома».

Также компания JTC получила возможность заключать договоры в Dropbox и Dropbox Sign. Поскольку сотрудникам не нужно больше приходить в офис, чтобы заверять документы печатями, JTC теперь может оптимизировать баланс между работой в офисе и из дома. Сотрудники компании тратят меньше времени на отправку документов по почте и исправление ошибок, и в результате оформить договор можно в два раза быстрее. Нововведение также упростило жизнь переводчикам, которые только начинают сотрудничество с JTC.

Немаловажно и то, что переход на новый формат документооборота позволил компании сэкономить немало средств. Дело в том, что японским компаниям для оформления бумажной копии договора необходимо приобретать фискальную марку за 4000 иен, чего не требуется в случае цифрового документа. Не стоит забывать и о сокращении расходов на бумагу, почтовые марки и место для хранения бумажных копий документов.

«Вскоре после перехода на новый формат документооборота мы начали работу над крупным переводческим проектом, в связи с чем нам нужно было быстро заключить ряд договоров с переводчиками разной специализации. Продукты Dropbox и Dropbox Sign существенно упростили эту процедуру на всех этапах — от найма до подписания договора — и без них мы бы просто не справились. Мы получили систему, которая позволяет моментально реагировать на самые разные ситуации в нашей сфере деятельности», — рассказывает директор JTC.

Теперь компания планирует постепенно перенести все содержимое и ‌все документы со своего собственного файлового сервера в Dropbox. После этого коллективу организации не нужно будет беспокоиться об обслуживании своего сервера или о потере данных из-за сбоев в его работе. Перенос в облако позволит защитить ценные данные, которые компания накопила более чем за 60 лет своей истории, так что он логически обоснован. 

Компании JTC удалось получить статус PrivacyMark, который удостоверяет, что она прилагает все обоснованные усилия для защиты личной информации клиентов. Ей удалось добиться этого благодаря тому, что в Dropbox реализовано существенное (особенно в сравнении с другими облачными хранилищами) количество инструментов, обеспечивающих безопасность. Немаловажно и то, что переход на облачное хранение позволяет сотрудникам просматривать файлы нужных типов при работе из дома.

Теперь компания JTC присматривается к продукту ‌Dropbox Transfer. Он позволяет обмениваться файлами с пользователями, у которых нет аккаунтов Dropbox. Компании JTC иногда нужно переводить видео, аудио и другие файлы большого объема, и благодаря Dropbox Transfer их будет еще проще отправлять переводчикам.

Ее специалисты уверены, что комбинация продуктов Dropbox и Dropbox Sign по-прежнему позволит им все более успешно решать самые разные задачи — от цифровизации заключения договоров и консолидации данных каждого переводчика до оптимизации документооборота и упрощения совместной работы с документами.