Tobishima Corporation — просмотр чертежей, документов и других файлов на планшетах в любое время

Задача: оптимизация поиска информации на объекте 

Корпорация Tobishima Corporation хотела упростить сложную процедуру поиска информации на объектах, чтобы повысить эффективность сотрудников и модернизировать рабочие процессы

В 2018 году Tobishima Corporation отметила 135 лет своей деятельности. За это время компания выполнила ряд крупнейших инженерных проектов в Японии, такие как туннель Сэйкан и автомагистраль Tokyo Bay Aqua-Line, а также много других проектов в области строительства и развития социальной инфраструктуры. Последние годы корпорация продвигает реформы, направленные на «создание системы строительства нового поколения» на основе инновационных технологий строительства и предотвращения стихийных бедствий. «Мы стремимся стать бизнес-подрядчиком нового типа». В строительной отрасли развитие инфраструктуры достигло пика к 2020 году, поэтому крайне важно найти решение проблемы чрезмерно длительного рабочего дня, с которой сталкиваются сотрудники. «Мы также четко осознавали, что для привлечения и развития человеческих ресурсов, а также для дальнейшего роста бизнеса, нам необходимо срочно реформировать свои рабочие процессы, начиная с нашей ИТ-среды», — объясняет Ацуши Одзава из Tobishima Corporation.

Следуя этой политике, корпорация раздала всем сотрудникам легкие ноутбуки, а также пыленепроницаемые планшеты, которые можно брать с собой для работы на объектах. Это позволило создать мобильную рабочую среду, не привязанную к конкретному месту, например на строительной площадке, в офисе или в филиале.

Но было нужно подумать о том, как управлять данными, которые сотрудники просматривают на своих устройствах. Ранее для работы с файлами, такими как строительные чертежи и проектная документация, использовалось сетевое хранилище (NAS), расположенное в офисе на стройплощадке. Однако из-за того, что планшеты работают на разных версиях операционных систем, доступ к данным в NAS был затруднен, и для просмотра документов сотрудникам приходилось возвращаться в местный офис. 

«Работники не могли открыть чертежи и другие материалы на стройплощадках. И когда им было нужно что-то проверить, они возвращались в офис. Мы искали такое хранилище данных, чтобы работники имели доступ к файлам прямо на месте», — говорит Такахиса Накая (Takahisa Nakaya), Tobishima Corporation.

Решение: удобный общий доступ к большим файлам

Внимательно изучив варианты хранения данных, корпорация Tobishima выбрала Dropbox.

«Помимо возможности смотреть документы на планшетах, мы хотели иметь облачное хранилище, чтобы снизить риск потери данных из-за сбоя NAS или стихийного бедствия, а также чтобы упростить обслуживание и эксплуатацию. «Мы выбрали Dropbox, потому что его интерфейс очень удобен в работе, и им легко пользоваться даже тем, кто не так хорошо знаком с ИТ», — объясняет Одзава.

Нас также привлекла дифференциальная синхронизация в Dropbox, которая обеспечивает быструю и безопасную загрузку больших файлов, например данных САПР и фотографий объектов. Кроме того, у сотрудников есть возможность просматривать файлы в автономном режиме, так что они могут хранить на своих локальных устройствах только файлы текущих проектов и несколько связанных приложений.

«Все управляющие наших строительных площадок, включая меня, хранят данные о предыдущих проектах и применяют их в текущей работе. Объем данных постоянно растет, а облако позволяет гибко наращивать емкость хранилища по сравнению с NAS, где это делать сложнее. «Мы очень ценим такие возможности», — говорит Накатани.

Результат: поиск информации в любое время и в любом месте, а также обмен файлами с внешними компаниями

После успешных испытаний корпорация Tobishima Corporation приступила к полномасштабному внедрению Dropbox.  «Если для проверки чертежа возвращаться в офис, потратишь много времени и сил, особенно когда я работаю на высотных объектах. Поэтому возможность посмотреть документы на моем iPad очень помогает. «Это не только повышает эффективность работы, но и снижает нагрузку на руководителей участков, таких как я», — говорит Юсукэ Танака.

Это также позволяет создать безбумажную рабочую среду на объекте. Раньше часто приходилось привозить на строительную площадку чертежи, напечатанные на плоттере, но теперь в этом нет необходимости. «Теперь мы можем просматривать документы в Dropbox на своих смартфонах и iPad, поэтому не возникают ситуации, когда мы распечатали один чертеж, а нужен другой», — объясняет Танака.

Dropbox также оказался полезен для совместных предприятий, которые обычно выполняют строительные проекты.

«В рамках совместного предприятия необходимо иметь возможность обмениваться информацией с несколькими компаниями. Однако открывая доступ к файловым серверам, компании сталкиваются с проблемами, связанными с безопасностью и соблюдением нормативов. Dropbox позволяет тщательно настроить права доступа, например право просмотра, поэтому мы можем спокойно предоставлять общий доступ к своим файлам», — говорит Одзава. 

Tobishima Corporation также использует такие возможности для обмена файлами внутри компаний своей группы.

Они планируют применять Dropbox для управления более широким спектром файлов в будущем. Во-первых, они хотят использовать эту систему для фотографий. На каждой строительной площадке работники ежедневно делают множество снимков для отчетов и создают журнал для хранения таких фотографий. Раньше эти процедуры отнимали много времени, удлиняя рабочий день. 

«На некоторых объектах фотографии теперь хранятся в Dropbox. Кроме того, Dropbox также применяется для управления фотографиями и создания журналов. «Мы планируем внедрить эту практику более широко в будущем, чтобы снизить рабочую нагрузку на персонал», — говорит Одзава. Он надеется, что это позволит сократить рабочее время. 

В будущем корпорация также рассмотрит возможность отказаться от локальных систем NAS и объединить все данные в Dropbox. «Мы уже перенесли файловые серверы в облачную среду и развернули Microsoft 365 в качестве корпоративного инструмента обмена данными, фокусируясь на оптимизации рабочих процессов. С нетерпением ждем возможности продолжить сотрудничество с Dropbox для поддержки наших рабочих инициатив», — заключает Одзава.