Toda Corporation
Перенос физических серверов со строительных площадок в облачное хранилище.
Оптимизация обмена информацией между сотрудниками и внешними сторонами благодаря быстрой синхронизации файлов и эффективному поиску.
«Во время строительных работ возникает множество проблем и изменений, поэтому крайне важен быстрый обмен информацией на месте. Внедрение Dropbox позволило сотрудникам нашей компании и внешним аффилированным лицам, в том числе многим компаниям-партнерам, делиться файлами в режиме реального времени».
Используемый продукт
Dropbox
Промышленная отрасль
Строительство
Размер
1000+
Расположение
Япония
Проблема: размещение физических серверов на каждой строительной площадке затрудняло обмен информацией с внешними сторонами.
Компания Toda Corporation, основанная 140 лет назад, сейчас работает в качестве генерального подрядчика. Она добилась устойчивого роста в широком спектре сфер деятельности: строительстве, гражданском проектировании, градостроительстве, недвижимости, производстве электроэнергии и других.
Раньше в Toda Corporation на строительных площадках использовали физические серверы для редактирования и хранения данных о строительстве, таких как чертежи, фотографии и технологические карты.
На этапе строительства многие из аффилированных лиц компании, в том числе бюро авторского надзора и компании-партнеры, редактируют и проверяют различные документы, например чертежи. Эти документы обновляются ежедневно. Ранее доступ к физическим серверам был в основном у сотрудников генерального подрядчика.
«Поэтому сотрудники генерального подрядчика, работающие на этих строительных площадках, тратили много времени и средств на обмен информацией о строительстве, сжатие больших файлов чертежей, отправку их по электронной почте или с помощью специальной услуги пересылки файлов, а затем дополнительно предоставляли внешнее хранилище для файлов»,
— рассказывает Хироюки Икехата, управляющий отделом 1 продвижения производственной системы Toda Corporation.
В строительной отрасли крайне важно быстро обмениваться информацией. Компания Toda Corporation столкнулась с дорогостоящими задержками при отправке таких файлов, как чертежи, по электронной почте внешним партнерам.
Кроме того, возникало много проблем с управлением файлами. Ежедневно приходило около 100 электронных писем, ко многим из которых были прикреплены чертежи. Поэтому было сложно определять последние версии, распаковывать сжатые или защищенные паролем чертежи и сохранять их в папках, отсортированных по отдельным строительным категориям.
«В строительстве даже одна неправильная линия на чертеже может привести к огромным затратам и необходимости переделывать работу. Чтобы не допустить ошибок, нам приходилось каждый раз звонить и узнавать, когда было отправлено электронное письмо с последним файлом», — вспоминает Тосихиро Сайто, управляющий строительными площадками в Toda Corporation.
Кроме того, на разных площадках происходили ошибки в работе, которые приводили к случайному удалению данных на физическом сервере. В таких случаях приходилось заново создавать файлы на основе более старых версий, поскольку восстанавливать удаленные файлы было сложно. Каждая ошибка выливалась в дополнительную работу.
Решение: внедрено решение Dropbox, которое обеспечивает быструю синхронизацию файлов и расширенные функции поиска.
Примерно в это же время, в декабре 2019 года, компания приняла решение о переезде во временное здание на время реконструкции головного офиса. При подготовке к переезду был поднят вопрос о решении существующих проблем.
До внедрения облачных файловых серверов для строительных площадок компания начала внедрять их для внутренних отделов, которые переезжали во временное здание.
Это не только ускорило обмен информацией, но и повысило эффективность планирования непрерывности бизнеса, а также позволило уменьшить место, необходимое для установки файловых серверов. Так была заложена основа для внедрения проекта на строительных площадках компании по всей стране.
В Toda Corporation обмен информацией между внутренними рабочими группами осуществлялся через Google Диск. Но многие сотрудники жаловались на медленную синхронизацию файлов с их компьютерами и на то, что не могут обмениваться данными с различными внешними компаниями-партнерами из-за проблем с регистрацией аккаунтов. Потому мы начали искать альтернативное решение, которое лучше соответствовало бы потребностям в сфере строительства.
«Мы рассматривали два варианта: Dropbox Business (далее «Dropbox») и облачное хранилище другой компании. Наше исследование показало, что они совершенно разные. Решение Dropbox напомнило нам стол, за которым могут работать вместе несколько человек, а другой сервис — ящик для хранения готовых файлов.
Так как нам часто приходится редактировать файлы и обмениваться ими с компаниями-партнерами, первый вариант подошел лучше»,
— вспоминает Икехата.
Так в компании начали использовать Dropbox. Решающими факторами стали скорость синхронизации файлов, которая необходима для обмена данными и совместной работы, а также интуитивно понятное управление, позволяющее использовать общие папки так же, как локальные.
Результат: сервис Dropbox принят в качестве стандартной среды для всей компании, обеспечено эффективное взаимодействие с компаниями-партнерами
Эффективный и гибкий сервис для обмена файлами
Компания начала этот полномасштабный переход около полугода назад. С тех пор чертежи, документы и данные, хранящиеся на физических серверах в филиалах, а также на существующих строительных и монтажных площадках, постепенно переносились в Dropbox. Компания использует Dropbox и для всех новых площадок. Хранение файлов в Dropbox обеспечивает простой обмен данными.
Кроме того, предоставив лицензию Dropbox крупным конструкторским бюро и компаниям-партнерам, в Toda Corporation создали среду, где у всех внутренних и внешних участников строительной деятельности есть доступ к информации, необходимой для выполнения работы.
«Создав общую папку для каждой компании-партнера, мы смогли исключить ошибки при распространении новых версий чертежей. Кроме того, это избавило нас от хлопот, связанных с управлением файлами»,
— добавляет Сайто.
В компании создают общую папку в Dropbox для каждого организатора встречи. В таких папках хранятся все соответствующие документы, чтобы их можно было использовать для удаленных интернет-встреч.
«Это ускорило цифровой документооборот и сократило работу по подготовке документов»,
— отмечает Кодзи Сакамото из отдела строительного оборудования Toda Corporation.
Кроме того, с помощью общих ссылок и Dropbox Transfer компания может отправлять наборы со всеми необходимыми файлами партнерам, которым она не предоставила лицензию.
Эффективный и гибкий сервис для обмена файлами
Функция управления версиями позволяет легко восстанавливать удаленные файлы.
Ускоренный поиск информации
Эффективность поиска файлов также значительно возросла. «Найти файлы можно в 3-4 раза быстрее, чем раньше», — подчеркивает Икехата.
Теперь сотрудники могут хранить все файлы в одном расположении и пользоваться расширенными возможностями поиска Dropbox.
Дополнительные преимущества: решение Dropbox помогло эффективнее работать удаленно во время пандемии коронавируса
Беспроблемный переход на удаленную работу
Преимущества Dropbox в полной мере проявились и во время пандемии COVID-19.
«Для нас главное преимущество Dropbox — простота перехода на удаленную работу»,
— говорит Масакадзу Аоки, управляющий административного отдела в международном филиале Toda Corporation.
Работающие удаленно сотрудники выполняют с помощью Dropbox Paper различные операции, например управляют расписанием и заданиями, а также обмениваются информацией. Эти сотрудники отмечают, что решение делает коммуникацию эффективнее.
«С помощью Google Календаря тоже можно управлять расписаниями, но он не позволяет управлять заданиями каждому отдельному участнику. Используя Dropbox Paper, не нужно переключаться между приложениями и уточнять рабочую информацию по телефону. Удаленная работа становится эффективнее»,
— рассказывает Аоки.
Более удобное взаимодействие с зарубежными базами и объектами
В компании отмечают, что Dropbox Paper также способствует эффективной связи с ее зарубежными базами и объектами в разных часовых поясах.
Сотрудники могут писать комментарии в общем файле в рабочее время. Это позволяет им активно взаимодействовать, не планируя встречи на подходящее для всех время.
«Удобный переход на удаленную работу во время COVID стал для нас главным преимуществом Dropbox. Dropbox Paper помогает нам визуализировать текущие действия каждого участника и делает удаленную работу эффективнее».
Масаказу Аоки, управляющий административным отделом в международном филиалеКлючевые преимущества внедрения Dropbox
Функции расширенного поиска позволяют быстрее находить нужные файлы, не разрабатывая структуру папок.
Сервис Dropbox Paper помог визуализировать обстоятельства, в которых находился каждый сотрудник, и стимулировать внутреннюю коммуникацию во время удаленной работы. Кроме того, решение позволило оптимизировать обмен информацией с зарубежными базами и компаниями-партнерами в разных часовых поясах.
Благодаря эффективной синхронизации изменения появляются в файлах немедленно, даже если чертежи и другие большие файлы редактируются совместно. Это упрощает управление версиями данных.