Asahi Television använder Dropbox för säker, extern delning och strömning till mobila enheter.

Utmaning: okontrollerad överföring av konsumentdata

Asahi Broadcasting Corporation, en ledande tv-station i Kansai-regionen i Japan, sänder inte bara via tv och radio – de har också streamat program online. Företaget äger också innehåll som sänds nationellt, som panelshowen "Attack 25", samt programformat som "Shinkon-san Irasshai!" [Välkommen, nygifta!] som de erbjuder till internationell publik.

De flyttade sin infrastruktur för datadelning, som används av cirka 700 av deras medarbetare, från lokal kollaborativ programvara till molntjänst 2013. Vid övergången upprättades en säkerhetspolicy så att information endast kunde delas inom företagsdomänen. De märkte dock ett ökat behov av att dela information utanför företaget, vilket Chiharu Kiyohara (Information Systems Department, Technology Office) förklarar: "Vanligtvis använde vi e-postbilagor, men ibland använde vi även dataöverföringstjänster för stora filer. Informationssystemavdelningen kan inte kontrollera hur konsumentorienterade tjänster används. Denna typ av tjänster gör det också svårt att spåra vem som delar vilka filer, när de delar dem och vem de delar dem med."

Lösning: externt och smidigt samarbete

Dataöverföring är inte det enda sättet på vilket filer kan göras tillgängliga utanför kontoret. När det gäller program som för närvarande är under produktion, kan Asahi Broadcasting Corporations säljare spara videofilerna på sina iPad-enheter eller andra surfplattor, på samma sätt som de skulle spara en försäljningsbroschyr. Även om surfplattor är bekväma att bära med sig, har de begränsad kapacitet avseende lagringsutrymme, vilket innebär att endast ett visst antal högupplösta videor kan överföras till var och en.

"Ibland har du tio videor kopierade till din Apple iPad, men du vill visa upp en video som inte finns på enheten. Möjligheter och tillfällen bör inte falla mellan stolarna enbart för att information inte kan tas fram. Å andra sidan vill vi inte heller ladda upp material till konsumenttjänster som vi inte kan hantera. Därför bestämde vi oss för att titta närmare på molnlagring som vi både kunde strömma från och hantera själva", förklarar Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation undersökte molnlagring för att hitta en tjänst som också skulle fungera för medarbetarna när de besöker affärspartner. Teamet utförde tester för att bestämma synkroniseringshastigheten för stora filer och strömning av högupplösta videoklipp som lagras i molnet. Efter att ha testat flera tjänster valde de Dropbox som vinnare.

"Vi var säkra på att Dropbox var rätt molnlagringslösning för våra interna behov. Det är det mest stabila valet för uppladdningar och synkronisering, och är snabbt och enkelt att använda. Dessutom kräver andra tjänster flera minuters buffring innan du kan strömma högupplöst video. Hos Dropbox sker det omedelbart. Dropbox har dessutom selektiv synkronisering, så vi behöver inte oroa oss för kapacitet. Detta innebär att lagringsutrymmeslösningen drar fördel av funktionen hos surfplattor som iPad, som är extremt bärbara och har en högupplöst display men begränsad kapacitet" säger Kiyohara.

Resultatet: säker, övervakad fältåtkomst

Asahi Broadcasting Corporation distribuerade Dropbox-licenser till intresserade volontärer, främst säljare som använder högupplöst video vid sina mål, och medarbetare som använder dataöverföringstjänster. Användarnöjdheten har förbättrats tack vare Dropbox välkända mappstrukturer, snabbsynkroniserade app och molnlagring med utmärkt strömningsprestanda. Information delas externt genom delade länkar och filinlämningar.

"Du kan ställa in en tidsgräns och ett lösenord för länken, vilket innebär bekymmersfri delning. Även om personen du delar med inte har ett Dropbox-konto, innebär inställning av denna tidsgräns och ett lösenord en säker delning. Möjligheten att kunna begära åtkomst till filer för en specifik extern användare är också mycket användbart." — Kiyohara

Mappar är inte förskapade för varje team, utan delegeras till individer eller projekt som kan använda dem som de vill. Av säkerhetsskäl hanteras kontot även med flerfaktorsautentisering med hjälp av Google Authenticator. Åtkomst- och aktivitetsloggar övervakas också för att uppfylla revisionskraven, vilket förbättrar kontrollen utan att begränsa användarnas frihet ute på fältet.

För närvarande arbetar informationssystemavdelningen med att använda API:er, säger Kiyohara. Företaget arbetar tillsammans med sina partner för att utveckla en mekanism som integrerar arbetsflödet i system för internförfrågningar och att bifoga filer lagrade i Dropbox till förfrågningar.

"API:er är väsentliga för system som hanterar rutinuppgifter. Rutinuppgifter har ett fast flöde och mänsklig inblandning medför risk för operativa fel. Vi kan lösa dessa problem genom automatisering, så vi arbetar för närvarande med att använda API:er som kan göra just detta."  — Kiyohara