Utmaningen: Skapa mer tid för det arbete som är viktigt

I dagens snabba marknadsföringslandskap är det viktigt att hitta sätt att effektivisera processer för att frigöra mer tid och resurser åt det som betyder mest – riktigt bra slutresultat. Denna betydelse växer inom rekrytering och onboarding, samt vid hantering av arbetsbeskrivningar för klienter, kontrakt och avtal.

En värld med distansarbete är även fortsättningsvis verklighet, och byråer får därmed en utökad pool av talanger att anställa ur. Men de möter också större konkurrens. Att skapa ett snabbt och effektivt sätt att identifiera, rekrytera och introducera ny personal blir därför av yttersta vikt.  

Samma utmaningar gäller vid kontraktering av nya klienter och projekt – byråer kan inte låta administrativa uppgifter och pappersarbete bromsa dem.

Collier.Simon har i likhet med andra växande byråer sett en ökning av olika dokument som måste skickas iväg, signeras och lagras, och antalet personer som är involverade i processen. Därför behövde de en lösning som gjorde det möjligt för deras process att hålla den höga fart som kunderna förväntar sig, även med fler aktörer och rörliga delar inblandade. Det var viktigt för dem att hitta ett användarvänligt e-signaturverktyg som också gav enkelt möjlighet att hålla ett växande antal dokument organiserade och ordnade.

Lösningen: Effektivisera signaturer för snabbhet och effektivitet

Som rutinerade Dropbox-användare drogs teamet på Collier.Simon naturligt till en e-signaturlösning som gjorde det möjligt för dem att behålla sitt nuvarande arbetsflöde med Dropbox för att dela och samarbeta i filer och dokument.

De utforskade andra lösningar men tyckte att Dropbox Sign var det mest användarvänliga alternativet, vilket ledde till större användningsgrad över hela byrån. Den supersmidiga integreringen med Dropbox var också en stor faktor för att spara tid och säkerställa organisering av kritiska dokument. Direktören Matt Siegel säger: ”Nu när vi kör allt på Dropbox och Dropbox Sign lägger vi mycket mindre tid på administrativa uppgifter och mer tid på att skapa resultat för våra kunder.”

Resultaten: 

Snabbare rekrytering och effektivare onboarding av anställda

Genom att använda Dropbox Sign kunde Collier.Simon förkorta signaturtiderna avsevärt för erbjudandebrev och introduktionsdokument. Dessutom har bättre flöde och organisation gjort det lättare att lägga till fler personer i rekryteringsprocessen samtidigt som effektiviteten ökar.

‍Tid som sparas in i samarbetet innebär snabbare effekter för kunderna

Genom att använda Dropbox och Dropbox Sign för att hantera och leverera alla filer kan Collier.Simon starta upp och leverera kreativt arbete upp till 20 % snabbare, vilket tar arbetet till marknaden snabbare och ger snabbare effekter för kunderna. 

‍Arbetsbeskrivningar signeras snabbare och projekt initieras tidigare

På dagens snabba marknader flyttas inte deadlines bara för att pappersarbetet blir försenat. Collier.Simon har kunnat få arbetsbeskrivningar och serviceavtal signerade snabbare, samtidigt som projekt kan startas upp mycket tidigare. Sammantaget är byråkratiska rutiner kring pappersarbetet ett minne blott.

Samarbete utan kompromisser

Med en strömlinjeformad process på plats kan Collier.Simon skala upp sina team och dokumentera arbetsflöden med trygghet, eftersom de kan röra sig snabbare utan att offra kvalitet eller organisation. De skalar för närvarande upp användningen av Dropbox Paper i samarbetet kring dokumentgenerering och Dropbox Replay för videosamarbetet, vilket ger dem samma effektivitetsvinster som de drar nytta av i sina andra Dropbox-arbetsflöden.