Grey Medias distansarbetande team producerar 160 avsnitt av ett TV-program på en fjärdedel av tiden med Dropbox Replay

Bakgrund

InvestigativeTV+ lanserades hösten 2023 på alla Gray Medias 113 lokala marknader i USA, med ett fantastiskt team av journalister och producenter under ledning av chefredaktören Greg Phillips och produktionschefen Lance Washington. Sedan dess har det halvtimmeslånga nyhetsprogrammet som presenteras av Lee Zurik och Tisha Powell lyft fram en lång rad aktuella samhällsrelevanta berättelser som har berört tusentals tittare i hjärta och sinne. Den andra säsongen hade premiär den 9 september 2024.

Med mottot ”djupgående berättelser som informerar och inspirerar” har programmet behandlat fängslande ämnen som hur vi kan förhindra oavsiktliga skjutningar mellan barn och det våld som sjukvårdsanställda utsätts för på jobbet. ”Det är vårt uppdrag att vara relevanta, minnesvärda och informativa. Vi vill sända program som får tittarna att känna att de har lärt sig något och att de har hittat lösningar på sina problem”, säger Greg.

InvestigativeTV+ tog sig inte bara an den utmaning som den snabba TV-miljön och tittarnas höga krav innebär – programmet fick också kämpa med en speciell situation redan från dag ett: att det produceras av ett team som i sin helhet arbetar på distans.

Utmaning: att synka teamarbetet mellan olika platser

”Vi har 16 medarbetare spridda över hela landet, från Portland till Washington DC, Miami, New Orleans och Kansas City”, säger Greg. Teamet består av reportrar, producenter, fotografer och kameraoperatörer som levererar filer i ett flertal olika format – MOV, H264, MXF, AVI, JPEG och PNG – som sedan ska sättas samman för att uppfylla det ambitiösa målet att producera 160 avsnitt under programmets första säsong.

Även distansarbetet kom med olika utmaningar. För att skapa varje avsnitt behövde InvestigativeTV+-teamet lagra och dela stora filer med varandra på olika platser, granska och redigera materialet i realtid och behålla flera versioner av varje sekvens. Kanske viktigast av allt behövde de dessutom synkronisera sitt arbete för att smidigt och snabbt producera en snygg slutprodukt.

Därför letade Greg Phillips och hans produktionschef Lance Washington redan innan produktionsstarten efter en solid lagringslösning som erbjöd flexibiliteten att samarbeta på filer i realtid. ”Det var då vi hittade Dropbox Replay”, säger Greg.

Lösning: att göra teamarbetet snabbt och enkelt 

Med sin utformning för att förenkla gransknings- och godkännandeprocessen för video-, ljud- och bildprojekt gav Dropbox Replay InvestigativeTV+-teamet den extra kraft de behövde för sitt samarbete. ”Produktionsteamet kunde snabbt ladda upp, lagra och dela mediefiler med andra teammedlemmar och till och med ge feedback direkt på enskilda videobildrutor eller bilder. Flera användare kunde granska filerna samtidigt och kommentera vid specifika punkter i tidslinjen.”

”Jag kan inte föreställa mig att göra InvestigativeTV+ utan Replay. Jag kan få feedback från producenten, den verkställande producenten eller reportern, medan redaktörerna samtidigt kan redigera innehållet och lämna kommentarer utan att behöva ladda ner och ladda upp filer flera gånger.”

Dropbox höll också utbildningssessioner för Gregs team, vilket ledde till en smidig förståelse för lösningen. Teamet kom snart igång med Replays funktioner för att effektivisera arbetsflöden, vilket visar hur snabbt verktyget blir lönsamt.

Resultat: mindre tidskrävande, bättre fokus på detaljer 

Genom effektivt samarbete tog Greg och hans team produktionen av den första säsongen till en helt ny nivå. Med Dropbox Replay har de kunnat minska gransknings- och redigeringstiden med 75 %, vilket gör att de snabbare kan skapa varje 22-minutersavsnitt och enkelt klara snäva tidsgränser. ”När vi skickar material fram och tillbaka till varandra behöver vi inte oroa oss för upp- och nedladdningshastigheter. Vi kan alla agera snabbt och gå vidare i processen – det handlar om en betydande effektivitetsvinst”, säger Greg.