Japan Translation Center, Ltd.

Utmaning: hantera och dela kontrakt

Japan Translation Center (JTC) grundades 1962 som en pionjär inom översättning av främmande språk. JTC, med sitt säte nära Tokyo Tower i Higashi-Azabu-distriktet i Tokyos Minato-avdelning, tillhandahåller översättning och tolkning på flera språk baserad på principen om "mänsklig översättning".

"Under de senaste åren har vi sett en ökad mängd AI-baserad maskinöversättning, men vi tror fortfarande att mänsklig översättning har ett genuint egenvärde. Vi strävar efter att tillhandahålla högkvalitativa översättningstjänster som tar hänsyn till textens sammanhang, författarens tankar och känslor, den avsedda användningen av det översatta dokumentet och hur övertygande det är i målgruppens ögon," förklarar Risa Takabatake, JTC:s vd.

En av företagets tillgångar är dess team av erfarna översättare. JTC arbetar med flera frilansöversättare via uppdragsavtal, men företaget stod inför utmaningar när det gällde arbetsflöden kring dessa avtal.

När en sökande har skickat in de nödvändiga dokumenten och klarat översättningstestet, avtalas villkoren och ett kontrakt måste undertecknas innan de kan börja ta emot översättningsuppdrag. Tidigare skickade JTC ansökningsdokument som lösenordsskyddade krypterade ZIP-filer, och lösenordet skickades senare i en process som kallades "PPAP" (Password Protected Attachment Protocol). Men när antalet sökande är höga, blir detta snart en ganska krävande uppgift. Processen innebär även datasäkerhetsrisker.

"Kontrakten var mer analoga, där allt skickades, förseglades och returnerades med post i fysiska exemplar. Detta innebar att, utöver den administrativa bördan, tillkom även kostnader för intäktsstämplar och frimärken som utgjorde ett problem”, minns Takabatake.

JTC stod också inför utmaningar när det gällde att hantera sina dokument. Kontrakt för varje översättare arkiverades och förvarades i ett arkivskåp, vilket med tiden blev riktigt krångligt att hantera. 

"Det säger sig självt att om vi ville se dokumenten var vi tvungna att vara på kontoret. Vi kunde se att för att eliminera all denna ineffektivitet var vi tvungna att digitalisera våra dokument och bli papperslösa", säger Yukiko Masuda från JTC:s avdelning för allmänna frågor.   

Lösningen: Dropbox med Dropbox Sign för att digitalisera introduktionsprocessen för uppdragstagare

"I processen lärde vi oss att vi kunde ansluta Dropbox till Dropbox Signs e-signaturplattform", förklarar Masuda.

Genom att kombinera denna med Dropbox kan du också effektivisera dina arbetsflöden – från att skapa och lagra dokument, till att begära och verifiera signaturer.

Processen är enkel. Du behöver bara ladda upp de dokument som ska signeras, ange mejladress till den person du vill ska signera dem och klicka på "Begär signatur." När dokumentet har signerats lagras det på ditt Dropbox Sign-konto. Du kan spåra framsteg, skicka påminnelser och hantera åtkomsträttigheter enligt medlemsbehörigheter. När de användes i kombination, kunde de två tjänsterna på ett tillförlitligt sätt tillgodose företagets behov.

"Först betraktade vi Dropbox som ett sätt att flytta vår filserver till molnet, men vi insåg snart att om vi också introducerade Dropbox Sign kunde vi även digitalisera vår avtalsprocess. Vi visste att vi så småningom skulle behöva digitalisera våra kontrakt, så det här verkade vara en fantastisk möjlighet”, säger Masuda.

JTC imponerades också av andra Dropbox-funktioner. De anpassade sig snabbt till dess enkla användargränssnitt ‌och uppskattade den snabba filsynkroniseringen. En annan viktig aspekt var säkerheten – något man inte tummar på när du behöver lagra känsliga dokument.

Tillsammans med funktionen för filinlämning, som gör att du på ett säkert sätt kan ta emot dokument som laddats upp av andra, har Dropbox också en omfattande plattformssäkerhet. För att förhindra obehörig åtkomst använder Dropbox 256-bitars individuell kryptering för varje serverblock där data lagras, samt flerfaktorsautentisering. Detta lugnade JTC, eftersom de visste att de hade ett säkert lagringsutrymme där de kunde lagra sina data.

Resultatet: centraliserad filhantering och ökad säkerhet

JTC har redan sett många fördelar sedan de introducerade Dropbox och Dropbox Sign.

De började med att använda Dropbox för att kommunicera med översättare under avtalsprocessen och därefter. Nu använder de filinlämningar för att ta emot dokument från sökande. Under introduktionen konsoliderar och hanterar de alla dokument, inklusive ansökningar, testresultat, registreringsdokument och avtalsfiler i Dropbox-mappar som är unika för varje översättare.

”Vi kommunicerar med översättarna genom att skicka dem en delad länk till de dokument vi har lagt i deras mapp. Vi brukade lagra våra dokument som en blandning av data och fysiska handlingar på olika platser, men nu finns de alla på en och samma plats, vilket minskar den tid och det merarbete som krävs för att hantera dem med cirka 25 %. Det betyder också att vi kan komma åt allt när vi jobbar hemifrån, säger Takabatake.

JTC hanterar också sin avtalsprocess genom Dropbox och Dropbox Sign. Eftersom personalen inte längre behöver ta sig till kontoret för att bekräfta med sina officiella stämplar, kan företaget nu separera kontorsarbete och distansarbete på ett mer effektivt sätt. Personalen lägger också mindre tid på att skicka dokument och korrigera fel, vilket innebär att avtal kan slutföras på ungefär halva tiden. Även översättarna som är nya på JTC drar nytta av detta.

JTC upplevde dessutom betydande kostnadsbesparingar efter att de gjorde bytet. Detta beror på att företag i Japan behöver köpa en intäktsstämpel för 4 000 yen för att slutföra fysiska avtal på papper men detta behövs inte för elektroniska avtal. De har också kunnat minska andra kostnader för saker som frimärken och papper, och fysiskt lagringsutrymme för lagring av fysiska handlingar.

"Alldeles efter lanseringen hade vi ett stort översättningsprojekt som innebar att vi snabbt behövde teckna avtal med översättare inom alla typer av specialiserade områden. Det hade varit helt omöjligt att hantera denna process från rekrytering hela vägen till tecknat avtal, utan Dropbox och Dropbox Sign. Vi har kunnat skapa ett system som kan reagera omedelbart på plötsliga förändringar i vår verksamhet", säger Takabatake.

Företaget planerar nu att gradvis migrera ‌dokument och material som lagras på lokala filserver till Dropbox. När detta har gjorts behöver de inte längre oroa sig för att underhålla sina lokala filservrar, eller att förlora data på grund av driftavbrott. Flytten till molnet är ett logiskt steg, eftersom det skyddar de värdefulla datatillgångar som företaget har samlat på sig under drygt 60 år i branschen. 

JTC har tilldelats ett så kallat PrivacyMark, som erkänner att företaget vidtar lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifter. Detta innebär att Dropbox passar bra tack vare dess stora antal säkerhetsåtgärder – även i jämförelse med andra molnlagringstjänster. Flytten till molnet medför även att medarbetare kan se de olika typer av filer de behöver när de jobbar hemifrån.

JTC tittar också närmare på ‌Dropbox Transfer. Detta gör det möjligt att dela filer även när personen du delar med inte har ett Dropbox-konto. Eftersom JTC ofta översätter stora video- och ljudfiler, men även filer av andra slag, tror företaget att Dropbox Transfer kommer att vara användbart när de delar dessa med översättare.

Dropbox och Dropbox Sign kommer utan tvekan att fortsätta att tillföra ett utökat mervärde till företaget. Allt från att digitalisera avtalsprocessen och konsolidera översättardata, till att hantera och dela dokument inom företaget.