Keio University Shonan Fujisawa Campus fallstudie

Utmaning: övergång från filservrar 

Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) grundades 1990 med syftet att främja innovativa metoder för utbildning för att skapa ett praktiskt inlärningsprogram som passar för 2000-talet. Dess avancerade infrastruktur för utbildning utvecklades under ledning av professor Jun Murai, även känd som internets fader i Japan. Än idag utvecklar campus sitt digitala nätverk för att säkerställa att det fortsätter att stödja undervisnings- och forskningsverksamhet. 

Filhanteringssystemet, en plattform där studenter och lärare samverkar, är en nyckel i detta. Under en tid hade Keio University följt en policy där man använde både lokala filservrar och molnlagringstjänster på sina campus. Dock drabbades universitetets filservrar av flera avbrott per år, medan kostnaderna för hantering av arbetsbelastning och återställning fortsatte att öka. Universitetspersonalen kunde känna att deras infrastruktur var på väg att nå sin gräns.

"Vi behövde främst lokal lagring av säkerhetsskäl, men de senaste åren har molnlagring blivit tillräckligt säkert för att vi ska kunna lita på det. Vi kände att det var dags att flytta över i stort sett allt till molnlagring, med undantag för ett litet antal filer." förklarar professor Jin Nakazawa från fakulteten för miljö- och informationsstudier vid SFC.

Detta ledde till att SFC gick i bräschen för en förändring av universitetets IT-infrastruktur. Man började överväga olika aspekter av övergången, inklusive de molnlagringslösningar som fanns på campus. "Fram till dess hade universitetet främst använt sig av Google Drive och Box, men vi tyckte inte att de var så användarvänliga", säger professor Nakazawa. Den största smärtpunkten för SFC var att de behövde öppna en webbläsare för att komma åt mappar i molnet. Eftersom en del elever inte var bekanta med datorer och molnet, visste SFC att det behövde en miljö som skulle vara intuitiv för alla dess användare. 

 

Lösningen: förenkla filinlämningar och lagring av data 

Efter att ha granskat alternativen valde SFC att fortsätta med Dropbox. Utöver dess avancerade säkerhet och möjligheten att få så mycket lagringsutrymme de behövde, gav SFC-fakulteten Dropbox användargränssnitt ett högt betyg. De uppskattade hur mappar visas på skrivbordet och att de kan användas på samma sätt som lokala mappar.

Alla SFC-studenter och fakultetsmedlemmar på Keio University har börjat använda Dropbox, med 7 000 licenser aktiverade. Under de första månaderna hade 55 terabyte data laddats upp och använts för en mängd olika ändamål.

"Vi gjorde inte Dropbox obligatoriskt för hela universitetet eftersom varje enskild lärare har sin egen metod när det gäller föreläsningar och forskning. I stället har vi använt olika typer av molnlagring för olika ändamål. Inom det ekosystemet är Dropbox vår huvudsakliga delade arbetsplats för studenter och lärare", förklarar professor Nakazawa.

Dropbox har medfört många fördelar. Till exempel har utbyten mellan student och fakultet blivit mycket mer effektiva. "Under mina föreläsningar Dropbox använder jag Dropbox för att dela material och filer med studenter, och jag använder även kommunikationsverktyg som Slack och LINE för att förbättra grupparbetet" tillägger professor Nakazawa. SFC använder även Dropbox som en datalagringslösning för Slack. 

SFC-professorer tycker också att Dropbox är användbart när de ger lektioner på universitetets anslutna gymnasieskolor. Mer specifikt använder de funktionen för filinlämning för att samla in uppgifter och andra inlämningar. "Till skillnad från universitetet, där studenter och personal kan få tillgång till föreläsningar via LMS (Learning Management System), har gymnasieskolorna inga digitala system. Det är därför vi använder Dropbox för att göra inlämningar papperslösa", förklarar professor Nakazawa. 

 

Resultat: ökad digital transformation 

För att förbättra IT-kunskapen främjar SFC också ett initiativ för Bring Your Own Device (BYOD), där studenter använder sin egen dator för att studera. Detta har lett till stora förändringar, inklusive borttagningen av datorrum på campus i april 2020. Dropbox har varit oumbärligt för att hålla detta initiativ intakt. 

"Pandemin försvårade föreläsningar på fysiska platser. Men tack vare BYOD och Dropbox kunde vi fortsätta att föreläsa online utan några större störningar", säger professor Nakazawa. Dropbox utgör ett betydande bidrag till den digitala omvandlingen av lärande och hållbarhet.

Även professor Nakazawa har upplevt fördelarna i sina egna forskningsaktiviteter. Nu är det enklare för honom att byta filer med forskare i Japan och utomlands eftersom han arbetar för att främja forskningssamarbete.

"Det har verkligen blivit ett oumbärligt verktyg, fortsätter professor Nakazawa. 

Till exempel har Dropbox Paper, som gör att flera användare kan redigera samma dokument i molnet, visat sig vara otroligt användbart. SFC-fakulteten har också hittat nya sätt på vilka de kan effektivisera sina forskningsinsatser med hjälp av Dropbox Papers funktion för uppgiftslista, till exempel genom att koordinera internationella konferenser och kontrollera arrangörernas anteckningar i realtid.

Framgent planerar de att ytterligare öka användningen genom att marknadsföra Dropbox på campus. "Genom att kommunicera fördelarna hoppas vi kunna öka antalet aktiva Dropbox-användare bland både studenter och personal", säger professor Nakazawa. 

Integrering av Dropbox med Canvas LMS, ett e-lärandesystem som Keio-universitetet snart kommer att introducera på sina campus, kommer sannolikt att utgöra en viktig del i denna plan. Genom att sammankoppla Dropbox och Canvas LMS skulle eleverna få tillgång till filer på Dropbox från både e-lärandesystemet och sin egen dator.

Professor Nakazawa har stora förhoppningar: "Vi borde kunna integrera systemen, och detta kommer i sin tur att öka användarvänligheten och utöka våra möjligheter inom både utbildning och forskning."

Med Dropbox stöd använder SFC molntjänster för att stärka den digitala omvandlingen kring undervisning och forskning.