Tobishima Corporation Visa ritningar, dokument och andra medier på surfplattor när som helst

Utmaning: effektivisera informationssökning på plats 

Tobishima Corporation ville effektivisera sin krångliga process för att leta upp information på plats, i syfte att förbättra verksamhetens effektivitet och anpassa sig till deras mål när det gäller att reformera arbetsmönster

Tobishima Corporation firade 135 år i näringslivet 2018. Under denna tid har de arbetat med några av Japans ledande anläggningsprojekt, såsom Seikan-tunneln och Tokyo Bay Aqua-Line, samt ett stort antal utvecklingsprojekt gällande bygg, anläggning och social infrastruktur. De senaste åren har företaget främjat reformer för att "skapa framtiden för bygg och anläggning" genom att dra nytta av innovativ teknik inom områdena för bygg och katastrofförebyggande verksamhet. "Vi strävar efter att utvecklas till vad vi kallar en "New Business Contractor." Inom byggbranschen har infrastrukturutvecklingen nått sin kulmen fram till 2020, vilket betyder att det är avgörande att vi hittar en lösning på de långa arbetstider som våra medarbetare står inför. Vi kände också att vi, för att förvärva och utveckla mänskliga resurser och stödja den fortsatta tillväxten av vår verksamhet, brådskande behövde reformera våra arbetsflöden, med början i vår IT-miljö", förklarar Atsushi Ozawa, Tobishima Corporation.

Som en del av denna policy distribuerade företaget bärbara datorer med låg vikt till alla medarbetare, samt fläktlösa, dammtåliga surfplattor att ta med sig. Detta medförde att de kunde utveckla en mobil arbetsmiljö som inte var bunden till en specifik plats, som byggarbetsplatsen, platskontoret eller filialkontoret.

Men de behövde ta en ny titt på hur de kunde hantera data som visas på varje enhet. På den tiden lagrades och hanterades dokument som ritningar och byggkonstruktionsutdrag i nätverksanslutna lagringsenheter (NAS) på platskontoret. Skillnader i operativsystem gjorde det dock svårt för surfplattor att komma åt NAS-data, vilket innebar att medarbetare fick återvända till platskontoret för att kontrollera dokumenten. 

"Eftersom våra medarbetare inte kunde komma åt ritningarna och annat material på plats, var de tvungna att åka tillbaka till kontoret varje gång de behövde kontrollera något. Vi behövde lagra dessa data på ett sätt som skulle göra det möjligt för våra medarbetare att komma åt informationen på ett mer tidseffektivt sätt", säger Takahisa Nakaya, också från Tobishima Corporation.

Lösningen: ett användarvänligt sätt att dela och visa stor filer på

Efter att ha gått igenom de moderna alternativen för datalagring som fanns tillgängliga för dem, valde Tobishima Corporation Dropbox.

"Utöver möjligheten att kunna visa dokumenten på en surfplatta, var molnbaserat lagringsutrymme ett måste, eftersom det skulle innebära en minskad risk för dataförlust på grund av NAS-fel eller naturkatastrofer, och därmed lindra den belastning som underhåll och drift innebär. Vi valde Dropbox eftersom dess gränssnitt är enkelt att navigera i, och det är lätt att använda även för personer som är mindre bekanta med IT", förklarar Ozawa.

Teamet drogs också till Dropbox differentiella synkroniseringsfunktion, som låter stora filer som CAD-data och platsfotografier att laddas upp snabbt och säkert. Möjligheten att visa filer offline innebär också att teamet bara behöver lagra filer relaterade till pågående projekt på lokala enheter, och det utbud av appar som kan länkas.

"Alla våra platschefer, inklusive jag själv, behåller personuppgifter på tidigare platser som vi har arbetat på som referens i vårt arbete. Dessa data fortsätter att växa, och molnbaserade tjänster ger oss större flexibilitet när det gäller att öka vår kapacitet för lagringsutrymme jämfört med NAS, som du behöver utöka kontinuerligt. Detta uppskattar vi verkligen", säger Nakatani.

Resultat: leta upp information när som helst, var som helst, och till och med dela filer med externa företag

Efter en lyckad provperiod började Tobishima Corporation att införa Dropbox i full skala.  "När jag vill kontrollera en ritning tar det mycket tid och kraft i anspråk att gå till kontoret, särskilt när jag arbetar på höga nivåer, så möjligheten att kunna kontrollera dokument på min iPad är till stor hjälp. Det förbättrar inte bara arbetseffektiviteten, utan minskar också arbetsbelastningen för platsförmän som jag" säger Yusuke Tanaka.

Det hjälper också teamet att uppnå en papperslös miljö på plats. Tidigare behövde de ofta ta med sig fysiska ritningar som gjorts med en plotter till byggarbetsplatsen, men de upptäckte snart att det inte längre behövdes. "Nu kan vi se alla data vi behöver i Dropbox på våra telefoner och iPad-enheter, så att vi inte hamnar i situationer där vi har skrivit ut en ritning men behöver en annan", förklarar Tanaka.

Dropbox har också visat sig användbart för samriskföretag, som ofta används för projekt inom byggbranschen.

"I ett samriskföretag måste du kunna dela information med flera företag. Det finns dock aspekter kring säkerhet och regelefterlevnad när företagets filservrar görs tillgängliga externt. Med Dropbox kan vi göra detaljerade ändringar av inställningar som visningsbehörigheter, så att vi både lugnt och riskfritt kan dela våra filer, säger Ozawa. 

Tobishima Corporation drar också nytta av samma fördelar för att dela filer inom företag i koncernen.

De planerar att använda Dropbox för att hantera ett bredare utbud av filer i framtiden. Till att börja med planerar de att använda det för fotografier. På varje byggarbetsplats tar arbetare många foton varje dag i registrerings- och rapporteringssyfte, och de upprättar en loggbok för att lagra och hantera dessa foton. Denna uppgift har tidigare bidragit till utökade arbetstider. 

"Vissa platser har nu börjat lagra sina foton i Dropbox, och de outsourcar även fotohantering och skapande av loggböcker via Dropbox. Vi planerar att lansera detta på bred front i framtiden, i syfte att minska arbetsbelastningen för vår personal, säger Ozawa, med tillägget att han hoppas att detta initiativ kommer att bidra till minskade arbetstider. 

I framtiden överväger de också att eliminera sin platskontorsbaserade NAS-lösning och konsolidera alla sina data i Dropbox. "Vi har redan fört över våra filservrar till molnet och implementerat Microsoft 365 som ett koncernövergripande kommunikationsverktyg, vilket gör förbättringar av arbetsrutiner till ett av våra nyckelområden. Vi ser fram emot ett fortsatt gott samarbete med Dropbox för att stödja våra initiativ", avslutar Ozawa.