TV Asahis strategiska övergång till Dropbox: Förbättra effektivitet och säkerhet i medieverksamheten

Utmaning: Molnbaserad fildelningsmiljö behövs för att bli papperslös

TV Asahi grundades 1959 och har varit i rundradiobranschen i mer än 60 år. Under de senaste åren har det också utökat sin verksamhet inom internet-tv, som "AbemaTV" och "TV Asahi Douga" för att tillgodose ett växande behov av innehållsvisning. Samtidigt har företaget ökat antalet medarbetare i takt med dess fortsatta expansion. Sakta med säkert växte Asahi TV ur sina fysiska kontor, och bristen på lagringsutrymme för att lagra band och andra medier blev ett problem. Hajime Yasuda, från TV Asahis avdelning för tekniska frågor, förklarar:

"Vi behövde snabbt minska mängden pappersdokument som vi använde. Vi hade infört filservrar och surfplattor i ett försök att bli papperslösa, men det var inte lätt att ta sig ur gamla vanor med vår mångåriga pappersbaserade kultur, där tiotusentals tv-programförslag skrevs ut och delades ut vid möten nästan varje vecka."

Processen att bli papperslös pekade också på vissa problem. När vi intervjuade medarbetare om deras användning av IT, upptäckte vi att ett oväntat antal av dem redan använde verktyg för att dela konsumentdata både individuellt och inom sin avdelning.

"Konsumentverktyg saknar ofta de säkerhetsfunktioner som verksamheter kräver, och är svåra för IT att hantera centralt. För att förhindra externa läckor av affärsdokument, som avtal och fakturor, och innehållsproduktionsdokument som förslag och manus, behövde vi införa en formell datadelningsmiljö inom hela företaget, säger Yasuda.

Även om det var bekvämt att lagra datafiler i deras befintliga lokala filservrar, var de inte gjorde för att på ett flexibel sätt dela information med tredje part, som reklambyråer och produktionsbolag. Faktum är att om en medarbetare ville kontrollera ett dokument när de var ute i fält, behövde de oftast be någon att vidarebefordra detta till dem via e-post. Företaget beslutade därför att titta närmare på en ny datadelningsmekanism för sin affärsorienterade molnlagringstjänst, i syfte att förbättra den operativa effektiviteten och minska säkerhetsrisker.

Lösningen: säker fillagring och delning

Efter noggrant övervägande valde de Dropbox.

En avgörande faktor var att Dropbox, baserat på resultaten från deras tidigare undersökning, redan var den mest använda molntjänsten bland TV Asahis medarbetare.

"Många av våra medarbetare gillade hur lätt gränssnittet är att använda, och vi kände att lanseringen skulle gå smidigare eftersom de snabbt kunde vänja sig vid det", förklarar TV Asahis Makoto Miyahara.

De övervägde också Dropbox säkerhetsfunktioner. I synnerhet, utöver flerfaktorsautentisering och avancerad logghantering, det faktum att administratören har möjlighet till central övervakning av företagets användning gjorde att det kändes rätt.

"Eftersom vi konstant kan övervaka tjänsten, kan vi också tillämpa förvaltningspolicyer och kontroller. Vi trodde att detta skulle avskräcka användningen av konsumentverktyg och även skapa en miljö för datadelning där medarbetare kan komma åt filer som lagras i molnet när som helst och var som helst." – Hajime Yasuda

Dropbox kan enkelt hantera stora mängder data, vilket var en annan stor fördel. Personer inom rundradiosändning arbetar inom många områden som hanterar filer med enorma mängder data, som video och datorgrafik (CG). Tidigare lagrade TV Asahi dessa data på sina filservrar, men medarbetare uttryckte att de tyckte att det var omständligt att dela data externt. "När regissörer filmade på plats bad de att få titta på tidigare videoklipp där och då, men vi hade nästan inget sätt på vilket vi kunde tillmötesgå deras begäran. Men Dropbox lät oss förhandsgranska de flesta av våra filer, även när de är i väldigt nischade format som Avid DNxHD och Apple ProRes, som video- och CG-appar använder. Eftersom vi kan kontrollera dem utan att ladda ner hela filen, kan vi till och med göra detta på platser där internetsignalen är begränsad. Vi tittade på för- och nackdelarna med flera tjänster, men vi kände att Dropbox var vårt enda alternativ för att hantera videomaterial", säger Takatoshi Yamamoto, från TV Asahis Corporate Design Center.

Resultatet: utökad användning av Dropbox för video och grafik

Detta ledde till att TV Asahi valde Dropbox. För närvarande‌ implementerar de det i hela företaget. Licenserna distribuerades enligt kraven från varje avdelning, med början på avdelningarna för CG och internetaffärer, som behövde dem mest. Syftet är att effektivisera verksamheten på plats och informationsdelningen. 

"Jag jobbar med CG-produktion, där vi redan har börjat använda systemet fullt ut. Det har underlättat kommunikationen med människor utanför företaget något enormt. Förutom funktionen för förhandsgranskning av videofiler som vi nämnde tidigare, är det också enkelt att överföra stora filer till och från externa platser med Dropbox Transfer. Möjligheten att flexibelt ange utgångsdatum för nedladdning är särskilt användbar. Dropbox tar också tidigt till sig den senaste tekniken, så vi känner oss trygga med att vi kommer att kunna upprätta en miljö för filhantering och lagringsutrymme som håller jämna steg med den senaste utvecklingen" – Yamamoto