Så hjälpte ett ekosystem för samarbete Westchester Publishing Services att växa, spara tid och öka intäkterna
Westchester Publishing Services började använda Dropbox för att effektivisera samarbetet och filhanteringen inom olika kundprocesser, vilket förbättrade den operativa effektiviteten och intäktstillväxten avsevärt.
”Vi vet att det är säkert när vi delar och lagrar filer, och våra kunder litar på det. Deras immateriella rättigheter och material är säkra där, vilket är ännu viktigare. De behöver inte oroa sig för det eftersom Dropbox är pålitligt.”
Använda produkter
Dropbox API, DocSend, Dropbox Sign, Paper, Capture
Bransch
Media och underhållning
Storlek
2–249
Plats
Danbury, Connecticut
Bakgrund
Westchester Publishing Services redigerar och typsätter böcker samt skapar e-böcker, XML och andra digitala slutprodukter åt över 600 förlag och innehållsleverantörer. Kunderna använde först många separata processer och plattformar för filöverföring och samarbete. Därmed blev det tydligt att företaget behövde en bättre uppsättning tekniska lösningar för att förenkla interaktionen med kunderna och leverera högkvalitativa publikationsfiler snabbare och billigare.
Utmaning: Många kunder med många olika processer
Medan Westchester Publishing Services växte och fick fler kunder ställdes de inför en betydande utmaning: Varje kund hade olika processer och plattformar för filhantering. Detta blev ett problem och hotade att försvåra ytterligare tillväxt, eftersom att stödja varje kund innebar att kunden definierade filöverföringen och andra arbetsflödesbeslut. Företaget behövde en enda lösning för att kunna stödja sina befintliga kunder och fortsätta växa. Med lösningen behövde de kunna samla allt på ett säkert ställe samtidigt som den var tillgänglig för alla kunder, oavsett vilket system de använde.
”Vi ville erbjuda våra kunder ett mer uppdaterat sätt att utbyta filer”, säger Tyler Carey, Chief Revenue Officer på Westchester. Carey och hans team testade flera plattformar, inklusive Box och Google Drive. Dropbox blev snabbt en favorit tack vare hastigheten, säkerheten och varumärkeskännedomen. ”Viktiga utgivare hade redan börjat använda Dropbox”, säger Carey. ”Det var lite av en snackis i branschen.”
Det som blev avgörande för Westchester var servicenivån. ”Vi kontaktade en Dropbox-konkurrent och förklarade att vi behövde många licenser och skulle driva tusentals projekt per år via programvaran”, säger Carey. ”De bad oss att gå till varukorgen och registrera oss online för att få en offert. Men när vi hörde av oss till Dropbox möttes vi av samarbete och entusiasm.” Den nivå av åtkomst och rådgivning som Dropbox-teamet erbjöd fick Westchester att satsa ordentligt.
”Dropbox kontaktar oss regelbundet under året med nya leksaker i leksakslådan medan de utökar sin plattform för att hitta lösningar för sina kunder. Det känns som ett partnerskap och som om Dropbox vill att vi ska lyckas.”
Lösning: Ett säkert ekosystem, praktiskt taget över en natt
Westchester introducerade först Dropbox Business för säljteamet för att testa med nya konton, men det fanns fortfarande frågor. Hur skulle kunderna reagera på experimentet? Skulle det innebära en för svår uppgift att be kunderna släppa filer i Dropbox? ”Vi konfigurerade mejlmallar med instruktioner för alla som inte hade använt Dropbox tidigare”, säger Carey. ”Det fungerade utmärkt.” Därefter trappade de snabbt upp till att köpa licenser till alla på företaget samt implementera Dropbox hos frilansarna. Allt var på plats nästan över en natt.
Företaget använde redan API:er med andra kundsystem, så de omstrukturerade en kundportal med Dropbox som nav inbyggt ovanpå API:et med versionskontroll på plats. ”Detta innebär att författare och utgivare inte nödvändigtvis behöver ett Dropbox-konto för att ladda ner sina filer och projekttillgångar”, säger Carey.
Carey betonar en annan fördel med portalen: transparens. ”Kunderna vill veta var deras bok är och när den kommer tillbaka till dem”, säger han. Westchester förde samtal med viktiga kunder och förstod vad som behövdes och arbetade sedan med Dropbox för att bygga en skalbar lösning. De skapade ”stickiness” och undanröjde rörliga kostnader och tidsödande uppgifter som fram till dess bara hade accepterats av många utgivare som typiska processer i branschen.
Westchester började sedan lägga till fler Dropbox-verktyg och göra dem tillgängliga för teamet. Produktionschefen insåg snabbt värdet i Dropbox Paper, med tanke på Westchesters bibliotek med kunddokumentation, och omvandlade biblioteket till Paper-dokument, som kunde länkas ihop och delas. På så sätt blev det ännu enklare att dela den interna kunskapen, så att ny personal som arbetade med konton hade samma utgångspunkt som befintliga team som stödde en kund. När Westchester ingick ett partnerskap med en stor distributör som innebar att introducera kunder för konvertering av e-böcker, gjorde Dropbox Signs funktioner det enkelt att lägga till hundratals konton med minimal insats. Westchesters marknadschef insåg Dropbox DocSends användbarhet när det introducerades. Det kunde spåra effektiviteten hos informationstillgångar som delats inom segmenterade marknadsföringskampanjer, spåra engagemang per lead och ge bättre information till säljteamet. De använde sig av informationen för att minska försäljningscykeln genom att se till att potentiella kunder fick rätt information vid rätt tillfälle för att lösa deras specifika utmaningar. Westchester började även använda Dropbox Capture för att stödja asynkron kommunikation. ”Om någon behöver utbildning eller dokumentation har vi nu ett bibliotek med olika videor som skapats med hjälp av Capture”, säger Carey.
Westchester är väldistribuerat och har kontor i USA, Storbritannien och Indien. Med Dropbox blir kommunikationen mellan dessa kontor smidig och effektiv, så att företaget kan få mer gjort med mindre ansträngning. ”Det har hjälpt med organisationen, särskilt när vi har introducerat fler verksamheter som vår utbildningsenhet och direkt-till-författaren-verksamhet”, säger Carey. ”Vi har tillgång till verktyg och processer som möjliggör avvikelser och samtidigt fungerar som förebild när vi får nya konton. Upplevelsen är snabbare och bättre.”
Resultat: Affärs- och intäktsökning tack vare Dropbox
Tack vare Dropbox har nästan alla processer på Westchester Publishing blivit enklare och effektivare, så att företaget har kunnat växa avsevärt i både storlek och intäkter. Westchester fick 250 nya kunder under det första år efter införandet av Dropbox Sign. ”Vi fördubblade i princip storleken på vår lista”, säger Carey. Tack vare Sign har tiden som krävs för att introducera en kund minskat drastiskt, från två till tre dagar till ungefär tjugo minuter. Den nya automatiserade upplevelsen har gjort det lättare för Westchester att sälja mer till dessa konton, vilket snabbt har förvandlat dem till betydande intäktsgeneratorer.
Tack vare Dropbox har Westchester också kunnat inta nya intäktsgenererande serviceområden med färre inträdeshinder. Westchester Education har varit den största framgången och genererade 5 % av Westchesters intäkter under sitt första år och bidrog med 30 % under det senaste året. De använder Dropbox för att samarbeta med interna teammedlemmar när de skapar marknadsföringsmaterial, arbetar med externa designer för att utveckla en uppseendeväckande monterdesign för en internationell utbildningskonferens, använder DocSend för att erbjuda potentiella kunder kataloger och säljmaterial specifikt för deras geografiska region och använder Sign för att slutföra kontraktsprocesser. ”Det finns inte ett enda erbjudande som inte har Dropbox inbakat”, säger Carey.
Även kunderna är nöjda med förändringen. ”De gillar att använda verktygen eftersom de inte ens inser att de använder dem”, säger Carey. ”Det är så självklart i arbetsflödet.” Carey har dessutom märkt att även kunder som hade förutfattade meningar om Dropbox inser att det kan så mycket mer än att överföra filer. Det händer ofta att konton börjar titta på Dropbox som en potentiell lösning för sina egna ekosystem.
Vad vore Westchester Publishing Services utan Dropbox? ”Helt ärligt tror jag inte att vi skulle ha uppnått den tillväxt som vi har gjort”, säger Carey. ”Förlagsvärlden kan vara en självgod bransch ibland. Det kan vara svårt att inleda förändringar. Jag vill berömma Dropbox för att de alltid letar efter rätt verktyg för rätt tillfälle. Utan dem skulle vi fortfarande ha använt omoderna verktyg i en bransch som vill förändras men som är frustrerad över precis dessa omoderna verktygen. Om vi hade laddat upp och ner filer till och från FTP-servrar från internetanslutningar i hemmet under pandemin, hade företaget troligen gått i konkurs. Därför är det tur att vårt ledarskap hade förutseende långt innan pandemin och började använda effektivare sätt att arbeta med våra kunder.”
Westchester hade många kunder med många olika processer och behövde därför flexibilitet. Dropbox erbjöd precis det och lät företaget hämta filer från andra platser, dra in dem i Dropbox-miljön och arbeta med dem på ett effektivt sätt. ”Att ha rätt verktyg på plats handlar inte om att evangelisera”, säger Carey. ”Det handlar om att tillhandahålla en lösning, visa hur den gör livet enklare och erbjuda andra att vara med.” Westchester har aldrig varit ett företag som legat i framkant inom teknik, men de är medvetna i sina handlingar. Att börja använda Dropbox har gett dem ett stort antal tillväxtmöjligheter.
”Dropbox var en viktig partner för att hjälpa oss att föra rätt samtal med våra kunder om vad tekniken skulle kunna bidra med, och sedan skräddarsydde vi det till vår specifika bransch.”
Tyler CareyChief Revenue Officer, Westchester Publishing Services