Оновлення безпеки із додатковими перевагами для Aquamarine Capital

Проблема: застарілі системи зберігання та спільного використання

Aquamarine — це інвестиційне партнерство, натхнене прикладом аналогічної компанії 1950-х років Уоррена Баффета. Очолює Aquamarine Гай Спір, який точно дотримується правил керівництва Баффета. Управляючи активами на мільйони доларів, інвестиційний фонд стабільно зростає та покладається на DocSend для безпечного керування своєю інформацією, якою він обмінюється з потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами.

 

За словами Девіда Джада, фінансового керівника Aquamarine, до Dropbox і DocSend   його організація покладалася на застарілі системи для зберігання та внутрішнього розміщення файлів серед їх глобальної команди. Крім того, команда шукала більш безпечний спосіб зовнішнього надання спільного доступу та відстеження офіційних документів з інвесторами, яким потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами. 

 

У складі стрімкої та глобально розмежованої команди, яка керує інвестиційним фондом, Девід постійно співпрацює зі своїми колегами та спілкується з інвесторами, потенційними клієнтами та іншими зовнішніми сторонами. Спочатку Aquamarine використовував застаріле програмне забезпечення для збереження та створення резервних копій файлів. «У нас було багато проблем із нашою застарілою системою зберігання. Нам не вдавалося надавати спільний доступ до файлів особам за межами нашої компанії або переглядати документи, відкриті у браузері, — каже Девід. — Без безпечної платформи для обміну документами було складно спілкуватися з людьми, які не стосуються нашої організації». Команді Aquamarine потрібна була хмарна система для синхронізації та зберігання файлів з будь-якого місця.

Рішення: бездоганний спосіб синхронізації та надання спільного доступу до файлів за допомогою Dropbox

Девід вирішив спробувати рішення Dropbox для синхронізації файлів і безпечну платформу обміну документами DocSend, щоб об’єднати сховище вмісту своєї організації, а також безпечно обмінюватися інформацією з потенційними клієнтами й іншими зовнішніми сторонами. 

 

Коли кілька років тому організація перейшла на Dropbox, вони одразу відчули переваги спеціалізованої системи, яка автоматично створювала резервні копії всіх важливих документів та інвестиційних досліджень. «Один співробітник у США міг працювати над дослідженням інвестора, а водночас його колега у Швейцарії коментував результат», — каже Девід. Dropbox став для компанії платформою для розміщення файлів, яка спрощує взаємодію всіх учасників команди, у тому числі тих, хто працює віддалено по всьому світу. «Ми дуже задоволені Dropbox », — додає Девід.

 

Девід може передати документ у DocSend і створити захищені посилання для людей за межами організації, надаючи їм змогу отримати доступ до галузевих технічних документів, звітів й інформаційних бюлетенів. Файли в DocSend захищено білим списком електронної пошти, терміном дії і доданим захистом паролем, що надає доступ лише вповноваженим особам. Документи, які спочатку зберігалися в Dropbox для внутрішньої співпраці, потім передаються за межі компанії за допомогою DocSend. Перш ніж одержувач відкриє документ, він підписує угоду про нерозголошення в DocSend одним клацанням миші. Замість того, щоб керувати кількома документами й посиланнями, угода про нерозголошення компанії Aquamarine спеціально вбудовується в засіб перегляду документів у DocSend. Увесь цей захист не лише забезпечує спокій компанії Aquamarine, але й надає зручність використання.

 

Під час пандемії COVID-19 Гай Спір, керуючий партнер Aquamarine, запустив подкаст під назвою «Освітні матеріали для вартісного інвестора». Натхненний назвою своєї однойменної книги, Спір розмовляє з впливовими лідерами громадської думки, охоплюючи різні питання: від інвестиційних стратегій і усвідомленості до машинного навчання. Подкаст став наріжним каменем у роботі з поширення інформації про компанію та розширення її мережі. У той час як Спір і його команда створювали цінні елементи вмісту, було важко відстежити залучення окремих користувачів серед слухачів, які отримували доступ до матеріалу на сторонньому хості.

 

Інноваційний спосіб, у який Девід справляється з цим викликом, полягає в додаванні стенограми подкасту в DocSend в опис кожного епізоду. «DocSend досить зручний. Ми передаємо стенограму нашого подкасту в унікальні посилання DocSend і кожен переглядач може побачити його у своїй електронній пошті перед читанням», — розповідає Девід. Нові слухачі, які користуються стенограмою, часто стають активними учасниками мережі Aquamarine. За допомогою DocSend Девід може відстежувати цих потенційних користувачів та їх дії, а також підвищує комфорт слухачів, надаючи доступ до подкасту в альтернативному форматі. «Я можу отримувати сповіщення, якщо певні епізоди набирають популярності, і я можу бачити, хто взаємодіє з нашим вмістом», — ділиться Девід. DocSend робить процес відбору контенту для зареєстрованих користувачів інтуїтивно зрозумілим, дозволяючи будь-якому співробітнику компанії створювати такий контент та відстежувати залучення слухачів із часом. І для всіх цих можливостей зовсім не потрібно бути технічним та маркетинговим гуру.

Інтуїтивна інтеграція DocSend із Salesforce та віртуальними кімнатами даних спрощує проведення конференцій з інвесторами

 

Інтеграція DocSend із Salesforce спрощує відстеження Девідом взаємодії користувачів із вмістом. Як людина, яка проводить багато часу в Salesforce, Девід радий, що всі взаємодії глядачів із дослідженнями інвесторів, розміщеними в DocSend також відображаються в інформації на рівні обліковки в Salesforce. «Це економить мені купу часу, тому мені не потрібно перемикатися між двома програмами. Ми можемо спостерігати в Salesforce, як люди взаємодіють з документами, які ми надсилаємо». Для Девіда Salesforce — єдине джерело інформації, якому можна довіряти. DocSend доповнює основну аналітику, яку він одержує від Salesforce. «Ми маємо докладніші дані про те, як контакти взаємодіють з нашими матеріалами», — продовжує Девід.

 

Гай Спір проводить щорічну конференцію з колегами, щоб поділитися новою інформацією про свої інвестиційні дослідження. Учасники демонструють свої висновки, і ці презентації є конфіденційними, тому їх потрібно розмістити в безпечному віртуальному середовищі.

 

Девід використовує віртуальні кімнати даних DocSend для зберігання матеріалів конференції, до яких мають доступ лише запрошені особи на неї. «Для нас набагато простіше використовувати кімнати даних DocSend для проведення всіх презентацій конференції, ніж розсилати кожному учаснику двадцять унікальних посилань», —поділився Девід. Перед конференцією лише затверджений список осіб може отримати доступ до матеріалів у кімнаті для зберігання даних із простим доступом.

 

Завдяки об’єднанню можливостей Dropbox і DocSend компанія Aquamarine отримала зручні способи поширення вмісту співробітникам компанії і зовнішнім особам, а також оновлення вмісту й керування ним.