За допомогою Dropbox Enterprise Infobae масштабує створення відеозаписів і спрощує робочі процеси

Передісторія

Компанія Infobae, лідер у сфері цифрових медіа в Аргентині, є однією з найпопулярніших іспаномовних онлайн-газет із понад 61 мільйоном читачів по всьому світу. Компанія успішно розширила свою присутність на Мексику, Перу, Колумбію та Іспанію, надаючи точну й достовірну інформацію про найактуальніші теми сьогодення по всьому світу.

Для виробництва контенту компанії Infobae потрібна потужна система зберігання величезної бібліотеки необроблених файлів, зокрема відеозаписів, фотографій й аудіозаписів, — від гучних інтерв’ю з Ліонелем Мессі в США до докладних бесід із Папою Римським Франциском у Ватикані. Ці матеріали необхідні віддаленим командам редакторів, журналістів і фотографів для спільної роботи й створення бездоганних та захопливих історій.

Після швидкого розширення компанія зрозуміла, що їй потрібен спосіб керувати не лише значною кількістю великих відеофайлів, що постійно збільшується, а й спільною роботою між командами. «До розширення офісів наші потреби в сховищах були зовсім іншими. Тепер для підвищення ефективності нашої роботи нам потрібна практично нескінченна ємність сховища й синхронізація файлів у режимі реального часу», — каже Максиміліано Сехас, директор із питань технологій та інфраструктури компанії Infobae.

Виклик: вихід за межі своїх можливостей

У напружений день випуску новин компанія Infobae може використовувати п’ять камер для одного інтерв’ю, кожна з яких знімає величезні відеофайли. Цей процес може повторитися шість разів. Така інтенсивна робота перевантажувала їхню локальну систему зберігання даних, яка просто не була розрахована на такі високі вимоги.

«Без віртуальної приватної мережі (VPN) передача цих величезних файлів перетворювалася на повільне випробування, під час якого могли траплятися помилки. Стандартна електронна пошта й базові сервіси надання спільного доступу до файлів не могли впоратися з таким обсягом даних, що часто призводило до пошкодження чи передачі неповних файлів, а це уповільнювало виробництво та порушувало робочі процеси».

Ще однією перешкодою стала відсутність керування версіями в попередньому центрі обробки даних компанії Infobae. Оскільки команда не мала можливості відновлювати видалені елементи чи керувати різними версіями файлів, вона ризикувала повністю втратити дані, перезаписати важливі необроблені файли й втратити попередні правки, не маючи можливості повернутися до попередніх версій, якщо станеться якась помилка. Очевидно, що керування версіями було обов’язковою умовою для їхнього наступного рішення для зберігання даних.

Рішення: масштабування для досягнення більшого успіху

«Коли ми шукали найкраще рішення для зберігання даних, ми вибрали Dropbox Enterprise через його вартість, якість і пропоновані продукти. Для нас цей вибір став нескладним», — каже Сехас. Він надає нам необхідне сховище для зберігання відеозаписів, фотографій та історичних даних, а також дає змогу масштабувати й оптимізувати виробництво контенту. Крім того, одному учаснику команди дуже легко передати готовий запис у хмару, а іншому — завантажити його за посиланням Dropbox».

Упровадження Dropbox було простим процесом. Оскільки це хмарне рішення, команді потрібно було просто перенести всі файли зі своїх серверів у хмару й налаштувати систему на щоденну автоматичну синхронізацію з Dropbox. Вони налаштували робочий процес так, щоб зберігати файли в Dropbox, а не на внутрішніх серверах.

Користувачі швидко звикли зберігати файли в Dropbox — важливий перехід для максимально ефективного використання нового інструмента. «Dropbox працює як зовнішнє сховище, до якого можна отримати доступ як до локальної папки на комп’ютері. Знайомий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дав змогу нашій команді швидко адаптуватися до нього», — каже Сехас.

З 2020 року Dropbox став основою для здійснення міжнародної діяльності компанії Infobae. «Для записування інтерв’ю за кордоном, де важливим є швидке передавання і редагування файлів, Dropbox дає нам змогу дотримуватися стислих термінів без будь-яких проблем із передачею файлів», — каже Сехас. «Ми можемо приділяти більше часу роботі над контентом замість того, щоб вирішувати проблеми з передачею файлів, тому ми також виконуємо завдання значно швидше». 

Південноамериканський партнер Dropbox — компанія Tline Point — також зіграла важливу роль у тому, щоб використання цього рішення стало зручним і стабільним для Infobae. Вона запропонувала підтримку іспанською мовою, а також місцеві варіанти виставлення рахунків й оплати в той час, коли міжнародні платежі були практично неможливі в Аргентині. За словами Сехаса, без них використання Dropbox було б практично неможливим.

Результати: багатогранне рішення для різноманітної команди

Хоча компанія Infobae почала використовувати Dropbox як рішення для зберігання даних, вона швидко освоїла й інші функції сервісу. Тепер Infobae використовує спільні папки й сховища для команд у Dropbox Enterprise для підвищення ефективності спільної роботи. Це також дало змогу синхронізувати файли в режимі реального часу на різних пристроях, тож тепер не потрібно щоразу заново завантажувати файли. 

За допомогою адміністративних елементів керування редакційна команда також керує доступом до всіх вихідних матеріалів, контролюючи користувачів, дозволи й політики, а також відстежуючи діяльність за допомогою докладних контрольних журналів і потужних інструментів контролю відповідності. Це гарантує безпеку конфіденційних файлів і надає учасникам команди тільки необхідний доступ.

Контроль версій також дає Infobae більше впевненості в тому, що ми можемо продовжувати розширювати межі й упроваджувати інновації. «За допомогою Dropbox ми можемо отримати дані, які були видалені до року тому, і отримати доступ до різних версій за попередні шість місяців. Ці функції мають критичне значення; це багато разів допомагало нас під час важливих редакційних завдань», — каже Сехас.

Для забезпечення зручної і стабільної роботи компанія Infobae використовує Dropbox на кожному етапі робочого процесу для кількох команд, зокрема адміністративного персоналу, відділу продажів, фотографів, знімальної групи й студій. Статус компанії Infobae як провідного ЗМІ на іспаномовному ринку багато в чому обумовлений цим універсальним використанням.

Dropbox Enterprise також допомагає компанії Infobae вирішити проблеми з інтернетом і підключенням, які можуть бути дуже складними через розвиток ІТ-інфраструктури регіону. Dropbox Enterprise забезпечує автономний доступ до файлів, тому учасники команди можуть працювати з файлами без підключення до інтернету. Щойно підключення відновлюється, зміни миттєво синхронізуються, гарантуючи продуктивність роботи.