Japan Translation Center, Ltd.

Завдання: керування контрактами й надання спільного доступу до них

Компанія Japan Translation Center (JTC) була заснована в 1962 році, коли ринок перекладів з іноземних мов у Японії лише формувався. Її офіс розташований неподалік від Токійської вежі в районі Хігасі-Азабу району Мінато в Токіо. Компанія JTC надає послуги багатомовного письмового й усного перекладу, що базуються на принципі «людського перекладу».

«В останні роки набирає популярність переклад на основі ШІ, але ми, як і раніше, вважаємо, що роль людини в перекладацькій сфері дуже висока. Ми прагнемо надавати високоякісні послуги перекладу, які враховують контекст тексту, думки й почуття автора, цільове призначення перекладеного документа та його переконливість для цільової аудиторії», — пояснює Ріса Такабатаке, президент компанії JTC.

Одним з активів компанії є її команда досвідчених перекладачів. JTC співпрацює з кількома позаштатними перекладачами за контрактами на умовах аутсорсингу, але компанія зіткнулася з труднощами в процесах ведення контрактів.

Після того, як кандидат надішле необхідні документи та пройде тестовий переклад, йому потрібно погодити умови й підписати контракт, перш ніж він зможе почати отримувати роботу з перекладу. Раніше співробітники JTC надсилали кандидатам документи для працевлаштування в захищених паролем зашифрованих ZIP-файлах, а потім надсилали їм пароль. Ця процедура називалась PPAP (Password Protected Attachment Protocol, протокол передачі вкладення, захищеного паролем). Але якщо кількість кандидатів велика, то це завдання стає трудомістким. Ця процедура також не забезпечує достатній захист даних.

«Контракти загалом не були цифровими, усе доводилося надсилати, завіряти печаткою і повертати звичайною поштою в друкованому вигляді. Крім витрат на вирішення адміністративних питань, це тягло за собою витрати на поштові й фіскальні марки», — згадує Такабатаке.

Компанія JTC також зіткнулася з труднощами під час роботи з документами. Контракти кожного перекладача підшивали й зберігали в спеціальній шафі, робота з якою ставала дедалі складнішою. 

«Зайве казати, що ознайомитися з будь-якими документами можна було, тільки якщо ви були в офісі. Ми зрозуміли, що для усунення подібних проблем потрібно оцифрувати матеріали, з якими ми працюємо, та відмовитися від паперового документообігу», — додає Юкіко Масуда з відділу загальних питань компанії JTC.  

Рішення: Dropbox із Dropbox Sign для оцифрування процесу підписання контрактів підрядниками

«Одного разу ми дізналися, що Dropbox підтримує платформу електронного підписання Dropbox Sign», — пояснює Масуда.

Крім того, використовуючи її з іншими функціями Dropbox, можна оптимізувати виконання різних процедур — від створення документів і ведення документообігу до запиту й перевірки підписів.

Процес простий. Вам просто потрібно завантажити документи для підпису, ввести адресу електронної пошти людини, яка повинна їх підписати, і натиснути «Надіслати запит на підпис». Після підписання документа він зберігається у вашій обліковці Dropbox Sign. Ви можете відстежувати хід виконання, надсилати нагадування і керувати правами доступу відповідно до дозволів учасників. Використовуючи ці дві служби разом, компанія змогла успішно вирішити свої проблеми.

«Спочатку ми розглядали Dropbox просто як спосіб переміщення нашого файлового сервера в хмару, але невдовзі зрозуміли, що якщо ми також підключимо Dropbox Sign, то зможемо оцифрувати наш процес укладання контрактів. Ми розуміли, що рано чи пізно нам знадобиться це зробити, тому це видалося нам чудовою можливістю», — каже Масуда.

Компанія JTC також була вражена іншими функціями Dropbox. Вони швидко адаптувалися до простого користувацького інтерфейсу ‌й оцінили швидку синхронізацію файлів. Ще одним важливим моментом була безпека — пункт, який не обговорюється, коли вам потрібно зберігати конфіденційні документи.

Крім функції запиту файлів, яка дає змогу безпечно отримувати документи, завантажені іншими людьми, Dropbox також може похвалитися загалом високим рівнем безпеки своєї платформи. Для запобігання несанкціонованому доступу кожен блок зберігання даних на сервері зашифрований з використанням 256-бітного ключа, а також Dropbox підтримує багатофакторну автентифікацію. Це заспокоїло співробітників JTC, адже вони знали, що тепер їхні дані під надійним захистом.

Результат: централізоване керування файлами й підвищена безпека

Компанія JTC вже відмітила багато переваг із моменту впровадження Dropbox і Dropbox Sign.

Співробітники компанії тепер використовують Dropbox для взаємодії з перекладачами під час процесу укладання контрактів і після нього. Тепер вони можуть використовувати запити файлів для отримання документів від кандидатів. Під час прийому на роботу нових співробітників вони можуть об’єднати всі документи, зокрема заявки на працевлаштування, результати тестів, реєстраційні документи й файли контрактів і керувати ними в папках Dropbox. Для кожного співробітника створюється окрема папка.

«Ми взаємодіємо з перекладачами, надсилаючи їм посилання на спільний доступ до документів, які зберігаються в їхній папці. Раніше нам доводилося зберігати як паперові, так і цифрові копії документів у різних місцях, але тепер вони в одному сховищі, що дало змогу на 25% скоротити витрати праці й часу під час документообігу. Це також означає, що ми можемо працювати з будь-якими матеріалами з дому», — каже Такабатаке.

Компанія JTC також керує своїм процесом укладання контрактів через Dropbox і Dropbox Sign. Оскільки її співробітникам більше не потрібно приходити в офіс, щоб завіряти документи печатками, тепер компанія може оптимізувати баланс між офісною і віддаленою роботою. Співробітники також витрачають менше часу на надсилання документів поштою і виправлення помилок, тож укладання контрактів можна завершувати приблизно вдвічі швидше. Нововведення також спростило життя перекладачам, які лише розпочинають співпрацю з JTC.

Крім того, завдяки переходу на цей новий формат компанія JTC змогла заощадити немало коштів. Справа в тому, що японським компаніям для оформлення паперової копії договору необхідно купувати фіскальну марку за 4000 єн, що не вимагається в разі оформлення цифрового документа. Вони також змогли скоротити інші витрати на такі речі, як поштові марки й папір, а також фізичний простір для зберігання друкованих копій документів.

«Незабаром після впровадження у нас з’явився великий проєкт із перекладу, для виконання якого нам потрібно було швидко підписати контракти з перекладачами з різноманітних спеціалізованих галузей. Керування цим процесом від етапу підбору персоналу до укладання контрактів було б неможливим без Dropbox і Dropbox Sign. Ми створили систему, яка дає змогу негайно реагувати на раптові ситуації в нашій сфері діяльності», — каже Такабатаке.

Тепер компанія планує поступово перенести ‌документи й вміст, що зберігаються на локальному файловому сервері, у Dropbox. Після цього персоналу більше не потрібно буде турбуватися про обслуговування локальних файлових серверів або втрату даних через збої в роботі. Перенесення в хмару — логічний наступний крок, адже це допоможе захистити цінні дані, які компанія накопичила за понад 60 років своєї історії. 

Компанія JTC отримала нагороду PrivacyMark, яка підтверджує, що компанія вживає відповідних заходів для захисту особистої інформації. Тож Dropbox чудово їй підходить, адже на платформі реалізовано значну кількість інструментів, що забезпечують безпеку, — навіть порівняно з іншими сервісами хмарних сховищ. Перехід на хмарне зберігання додатково дає змогу співробітникам, які працюють із дому, переглядати різні типи файлів, які їм потрібні.

Компанія JTC також розглядає можливість використання ‌Dropbox Transfer. Ця послуга дає змогу обмінюватися файлами з користувачами, у яких немає обліковок Dropbox. Оскільки компанія JTC часто перекладає великі відео- й аудіозаписи та інші файли, вони вважають, що завдяки Dropbox Transfer їх буде простіше надсилати перекладачам.

Dropbox і Dropbox Sign, безсумнівно, продовжать допомагати компанії і надалі успішно вирішувати різні завдання — від оцифрування процесу укладання контрактів та об’єднання даних кожного перекладача до надання спільного доступу до документів і керування ними всередині компанії.