Як Dropbox допомагає першому в Австралійському спеціалізованому фонді передстартового капіталу досягти успіху
У Co Ventures створили систему, яка дозволяє надсилати та відстежувати конфіденційну інформацію, знаходити потенційних інвесторів і вести надійну архівну базу даних.
«DocSend і Sign гармонійно вписуються в наші робочі процеси, дозволяючи нам працювати ефективніше, безпечно надсилати інформацію (чого ми не ризикнули б зробити без цих інструментів), та укладати угоди з інвесторами».
Використані продукти
Галузь
Фінансові послуги
Розмір
2-249
Місце розташування
Сідней, Австралія
Виклик: конфіденційна інформація, багато інвесторів, одна велика проблема
Компанія Co Ventures позиціонує себе як посередник між підприємцями та засновниками з одного боку та інвесторами з іншого. Тому перед засновницею компанії Максін Мінтер та її командою стояло завдання знайти способи забезпечення загального доступу до такої конфіденційної інформації, як фінансові прогнози, плани розвитку продукту та дані ринку. Співробітникам була потрібна впевненість у тому, що доступ до матеріалів отримуватимуть лише відповідні особи, і при цьому збережеться можливість відстеження документів. Коли 14 венчурних партнерів та велика спільнота партнерів з обмеженою відповідальністю здійснюють 30 інвестицій з одного фонду, то, як стверджує Мінтер, «це завжди пов'язане із передачею величезної кількості матеріалів». «У зв'язку з цим, зниження ризику витоку даних та надання спільного доступу до конфіденційної інформації є для нас найважливішим пріоритетом», — робить висновок вона.
Спрощення процесу підписання документів
Co Ventures також були потрібні інструменти для оформлення юридично зобов'язувальних підписів і отримання інформації про те, хто підписав, хто ще має підписати, а хто переглядав відповідний документ. У світі безперервного обігу венчурного капіталу швидкість і ефективність можуть стати вирішальним фактором між інвестуванням у наступний стартап і втраченою вигодою. Тому наявність простого та швидкого способу побачити нерозглянуті підписи може коштувати мільйони.
При величезній кількості постійно циркулюючих документів, система, яка автоматично класифікує та зберігає готові документи в потрібному місці у хмарі, допомагає Co Ventures позбутися марної роботи, запобігти проблемам з керуванням версіями та забезпечити організованість та безпеку бази даних.
«Інвестування — це здебільшого про довіру, чи не так? Можливість безпечно надсилати документи та відстежувати кожного, хто їх бачить, допомагає у створенні та підтримці цієї важливої довіри».
Рішення: інтеграція DocSend, Sign і GSuite забезпечує координацію Co Ventures
DocSend, Sign і Dropbox GSuite інтегровані в повсякденну роботу Co Ventures і сприяють підвищенню ефективності роботи з конфіденційними документами.
Частіше за все DocSend використовують під час залучення коштів, а також для обміну матеріалами з венчурними партнерами. Платформа дозволяє Co Ventures керувати матеріалами, встановлювати терміни дії та зберігати інформацію там, де це надійно та безпечно. Завдяки DocSend Максін Мінтер та її колеги можуть бути впевнені, що конфіденційний документ не виявиться у загальному доступі або у випадкових людей. Співробітники також можуть створювати шаблони та використовувати посилання для оптимізації процесів, що, у свою чергу, заощаджує час, енергію та забезпечує спокій. «Для нас DocSend є способом професійно надсилати матеріали партнерам і потенційним партнерам. Отримані файли можна легко зберігати та керувати ними на нашому диску», — пояснює Мінтер.
Sign рятує
Sign є способом укласти угоду. «Це безпечно, — каже Мінтер. — Це легкість делегування. Дійсно, дуже зручно, коли не потрібно в адміністративному порядку стежити за тим, хто підписав, хто не підписав, а хто все ще зволікає». Команда Co Ventures створила робочі процеси, де ретельно описані подальші дії, якщо венчурний партнер не підписав документ через певний проміжок часу, і це спростило подальший контроль.
Co Ventures щодня здійснює сотні робочих процесів у Notion, Canva, Zoom та багатьох інших програмах. Інтеграція з Dropbox GSuite допомагає відстежувати, спрощувати та підтримувати ці робочі процеси. «Наприклад, договір надходить від GSuite до Sign, — каже Мінтер. — Після підписання він автоматично потрапляє назад до GSuite. Усе просто».
Результати: залучення інвесторів і легке укладення угод
Комплект продуктів Dropbox допоміг Мінтер та її компанії Co Ventures створити систему. «Всі разом ці інструменти немовби утворюють єдиний організм, — розповідає засновниця. — Кожен виконує строго певне завдання. Ними настільки легко користуватися, що я навіть перестала про це сильно замислюватись. Я не трачу свого часу на вивчення функцій. Все просто працює».
Безцінною є можливість надіслати потенційному клієнту інформацію, якою раніше можна було поділитися лише в усній формі. Те саме стосується й докладної аналітики, яка дозволяє Мінтер та її команді підготувати подальшу розмову та презентацію. Якщо потенційний інвестор витратив лише хвилину на ознайомлення зі стратегією фонду Co Ventures, Мінтер знає, що їй потрібно приділити більше уваги загальної інформації. У той же час, якщо на вивчення документа було витрачено багато часу, вона може швидше заглибитися в подробиці.
Разом із тим, укладення угоди відбувається швидше та ефективніше. Після телефонної розмови, або навіть під час неї, Мінтер може підготувати шаблон типової угоди з венчурним партнером, додати кілька ключових деталей, надіслати її та чекати на повернення підписаного документа. Чергова угода, підписана, скріплена печаткою, доставлена та автоматично зареєстрована в потрібному місці.
«Є матеріали, якими ми можемо ділитися виключно завдяки DocSend. Ми ніколи не зробили це, якби у нас був лише PDF-файл або посилання на Google Диск. Упевненість у конфіденційності інформації підвищує ефективність нашої роботи».
Максін МінтерЗасновниця та головний партнер Co Ventures і Co Lab