Tobishima Corporation — перегляд креслень, документів й інших мультимедійних файлів на планшетах у будь-який час

Завдання: спростити пошук інформації на будмайданчику 

Tobishima Corporation хотіла спростити складний процес пошуку інформації на будмайданчику, щоб підвищити ефективність роботи й модернізувати робочі процеси

У 2018 році Tobishima Corporation відзначила 135-річчя свого бізнесу. За цей час компанія виконала низку великих інженерних проєктів у Японії, як-от Сейканський тунель і Tokyo Bay Aqua-Line, а також над численними проєктами в галузі будівництва й розвитку соціальної інфраструктури. Останніми роками корпорація просуває реформи, спрямовані на створення системи будівництва нового покоління на основі інноваційних технологій в галузі будівництва й запобігання стихійним лихам. «Ми прагнемо стати «бізнес-підрядником нового типу». У будівельній галузі розвиток інфраструктури досяг піку до 2020 року, тому дуже важливо знайти вирішення проблеми надмірно тривалого робочого дня, з якою стикаються співробітники. Ми також зрозуміли, що для залучення і розвитку людських ресурсів, а також підтримки подальшого зростання нашого бізнесу нам необхідно терміново реформувати наші робочі процеси, починаючи з ІТ-середовища», — пояснює Ацуші Озава, Tobishima Corporation.

У межах цієї політики корпорація роздала всім співробітникам легкі ноутбуки, а також планшети без вентиляторів, захищені від пилу, які можна брати із собою для роботи на будмайданчиках. Це дало змогу створити мобільне робоче середовище, не прив’язане до конкретного місця, як-от будівельного майданчика, офісу чи філії.

Однак після цього потрібно було замислитися над тим, як керувати даними, які співробітники переглядають на своїх пристроях. Раніше для керування файлами та їх зберігання, як-от креслень і проєктної документації, використовувалося мережеве сховище (NAS), розташоване в офісі на будмайданчику. Однак через використання різних версій операційних систем доступ до даних у NAS на планшетах був ускладнений, і для перегляду документів співробітникам доводилося повертатися до офісу на будмайданчику. 

«Раніше співробітники не могли відкрити креслення та інші матеріалів на будівельному майданчику, тому їм доводилося повертатися до офісу щоразу, коли потрібно було щось перевірити. Нам було потрібне таке сховище даних, щоб наші співробітники могли отримувати доступ до інформації безпосередньо на місці роботи», — каже Такахіса Накая, ще один представник Tobishima Corporation.

Рішення: зручний спосіб для обміну й перегляду великих файлів

Ретельно вивчивши всі доступні сучасні варіанти сховища, Tobishima Corporation вибрала Dropbox.

«Крім можливості переглядати документи на планшетах, обов’язковою умовою було хмарне сховище, щоб знизити ризик втрати даних через збій NAS або стихійне лихо, а також полегшити технічне обслуговування та експлуатацію. Ми вибрали Dropbox, тому що його інтерфейс простий у роботі, і ним легко користуватися навіть людям, які не дуже добре знайомі з ІТ», — пояснює Озава.

Команду також привабила функція диференціальної синхронізації Dropbox, завдяки якій можна швидко й безпечно завантажувати великі файли, як-от дані САПР і фотографії будівельних майданчиків. Крім того, співробітники мають можливість переглядати файли в автономному режимі, тож вони можуть зберігати на своїх локальних пристроях тільки файли поточних проєктів і низку пов’язаних програм.

«Усі керівники наших будівельних майданчиків, зокрема я, зберігають конфіденційні дані про попередні проєкти, над якими ми працювали, щоб використовувати їх у своїй роботі. Кількість цих даних постійно збільшується, а хмарне сховище дає змогу гнучко нарощувати ємність сховища порівняно з NAS, де це робити складніше Ми дуже цінуємо ці можливості», — каже Накатані.

Результати: пошук інформації будь-коли й будь-де, а також обмін файлами із зовнішніми компаніями

Після успішного ознайомлення Tobishima Corporation розпочала комплексне впровадження Dropbox. «Якщо для перевірки креслення потрібно повертатися в офіс, то витрачається багато часу й сил, особливо коли я працюю на висотних об’єктах, тож можливість переглянути документи на моєму iPad дуже допомагає. Це не лише підвищує ефективність роботи, а й знижує навантаження на керівників будмайданчиків, як я», — каже Юсуке Танака.

Це також допомагає команді мінімізувати використання паперу на будівельному майданчику. Раніше співробітникам часто доводилося привозити на будмайданчик креслення, надруковані на плотері, але тепер у цьому немає необхідності. «Тепер ми можемо переглядати всі необхідні дані в Dropbox на телефонах й iPad, тож у нас не виникає ситуації, коли ми роздрукували одне креслення, а нам потрібне інше», — пояснює Танака.

Dropbox також є корисним для спільних підприємств, які зазвичай виконують будівельні проєкти.

«У межах спільного підприємства необхідно мати можливість надавати спільний доступ до інформації кільком компаніям. Однак, надаючи зовнішній доступ до файлових серверів, компанії стикаються з проблемами, пов’язаними з безпекою і відповідністю нормам. Dropbox дає нам змогу ретельно відкоригувати налаштування, як-от права перегляду, тому ми можемо спокійно надавати доступ до своїх файлів», — каже Озава. 

Tobishima Corporation також використовує ті самі можливості для надання доступу до файлів всередині компаній у групі.

У майбутньому вони планують використовувати Dropbox для керування ширшим спектром файлів. По-перше, вони планують почати використовувати платформу для фотографій. На кожному будівельному майданчику співробітники щодня роблять багато фотографій для звітування та створюють журнал для зберігання цих фотографій і керування ними. Раніше ці процедури забирали багато часу, подовжуючи робочий день. 

«На деяких майданчиках фотографії тепер зберігаються в Dropbox, а також вони передають зовнішнім підрядникам фотографії через Dropbox для керування та створення журналів. У майбутньому ми плануємо розширити цю функцію, щоб допомогти знизити навантаження на наш персонал», — каже Озава, додаючи, що він сподівається, що ця ініціатива допоможе скоротити робочий час. 

У майбутньому корпорація також розгляне можливість відмови від NAS на своїх будівельних майданчиках та об’єднання всіх даних у Dropbox. «Ми вже перенесли наші файлові сервери в хмару й розгорнули Microsoft 365 як загальнокорпоративний інструмент комунікації, зосередившись на оптимізації робочих процесів. Ми з нетерпінням чекаємо на продовження роботи разом із Dropbox для підтримки нашої серії ініціатив», — підсумовує Озава.