Toda Corporation
Перенесення фізичних серверів із будівельних майданчиків у хмарне сховище.
Використання швидкої синхронізації файлів і розвинених можливостей пошуку для оптимізації обміну інформацією з внутрішніми та зовнішніми дочірніми компаніями.
«Під час будівельних робіт виникає багато проблем і змін, тому оперативний обмін інформацією на місці має важливе значення. Установивши Dropbox, ми надали співробітникам нашої компанії та зовнішнім дочірнім компаніям, зокрема багатьом компаніям-партнерам, можливості ділитися файлами в реальному часі».
Використання продукту
Dropbox
Галузь
Будівництво
Розмір
Понад 1000
Місце розташування
Японія
Проблема: фізичні сервери на кожному будівельному майданчику ускладнювали процес розподілу інформації із зовнішніми учасниками.
Уже 140 років компанія Toda Corporation веде діяльність генерального підрядника. Працюючи у сфері цивільного будівництва, розвитку міст, нерухомості й виробництва електроенергії, компанія досягла стабільного зростання в багатьох напрямках.
Раніше Toda Corporation розгортала фізичні сервери на своїх будівельних майданчиках для редагування та зберігання будівельних даних, як-от креслень, фотографій і технологічних схем.
На етапі будівництва багато дочірніх компаній, зокрема офіси проєктного нагляду та компанії-партнери, редагують і перевіряють різні види документів, як-от креслення. Ці документи оновлюють щодня. Однак фізичні сервери були доступні переважно лише співробітникам генпідрядника.
«Тож співробітники генерального підрядника, які працювали на цих будівельних майданчиках, витрачали багато часу та грошей на обмін інформацією про будівництво, стискаючи великі файли креслень, надсилаючи їх електронною поштою або через спеціальну службу передання файлів, а потім додатково надаючи зовнішній файл сховища дискового простору»,
— каже Хіроюкі Ікехата, керівник Секції 1 просування системи виробництва Toda Corporation.
У будівельній галузі можливість швидко ділитись інформацією є надзвичайно важливою. Toda Corporation зазнала великих витрат через затримки під час надсилання файлів із кресленнями електронною поштою зовнішнім партнерам.
До того ж такий спосіб роботи надто ускладнював керування файлами. Оскільки щодня надходило майже 100 електронних листів, багато з яких мали вкладені креслення, було складно перевірити, яка з версій креслень є останньою, було важко розпакувати стиснуті чи захищені паролем креслення та зберегти креслення до папок, упорядкованих за деталями конструкції.
«У будівництві лише одна неправильно зображена на кресленні лінія може призвести до величезних витрат і тривалого перероблення. Щоб запобігти цьому, нам доводилося щоразу телефонувати та перевіряти, запитуючи про точний час, коли було надіслано електронний лист з останнім файлом», — згадує Тошіхіро Сайто, керівник будівельної ділянки Toda Corporation, який наглядає за активними будівельними майданчиками.
Співробітники на різних майданчиках також потерпали від помилок, через які випадково стиралися дані на фізичному сервері. Через це доводилося відтворювати файли зі старіших версій, оскільки видалений файл було неможливо легко відновити. Кожна помилка потребувала додаткової роботи.
Рішення: компанія віддала перевагу Dropbox за швидку синхронізацію файлів і просунуті функції пошуку.
Приблизно тоді, у грудні 2019 року, компанія вирішила переїхати в тимчасову будівлю на час реконструкції головного офісу. Під час підготовки до цього постала тема розв’язання наявних питань.
Перш ніж запровадити хмарні файлові сервери на будівельних майданчиках, було розпочато їх упровадження для внутрішніх відділів, які переїжджали до тимчасової будівлі.
Це дало змогу не тільки прискорити обмін інформацією, а й посилити BCP і зменшити площу встановлення файлового сервера. Це забезпечило основу для подальшого впровадження цієї технології на будівельних майданчиках компанії по всій країні.
Toda Corporation використовувала Google Drive для поширення інформації серед своїх внутрішніх робочих груп. Але оскільки багато людей висловлювали занепокоєння щодо повільної синхронізації файлів зі своїм комп’ютером і нездатністю поділитися файлами з різними зовнішніми компаніями-партнерами через проблеми з реєстрацією облікового запису, вони почали досліджувати альтернативне рішення, яке б краще відповідало їхнім потребам у будівельних роботах.
«Ми розглядали два варіанти: Dropbox Business (далі — «Dropbox») або службу хмарного сховища іншої компанії. Але наше дослідження показало, що вони абсолютно різні. Ми відчули, що Dropbox схожий на «стіл», де кілька людей можуть працювати разом, тоді як інша служба схожа на «шухляду», де ви зберігаєте готові файли.
Перше відповідає нашій потребі часто редагувати та ділитися файлами з компаніями-партнерами»,
згадує Ікехата.
Це був їхній шлях до прийняття Dropbox. Вирішальними факторами були швидкість синхронізації файлів, яка є важливою для спільного використання та співпраці, а також інтуїтивно зрозуміле керування, яке дає змогу користуватися сервісом як папкою на пристрої.
Результат: Dropbox схвалено як стандартне середовище для всієї компанії і як ефективний інструмент взаємодії з компаніями-партнерами
Ефективне та гнучке надання спільного доступу до файлів
Компанія почала цей повномасштабний перехід десь півроку тому, і відтоді креслення, документи та дані, що зберігаються на фізичних серверах у філіях і на наявних будівельних і інженерних майданчиках, постійно переносилися на Dropbox. Компанія також використовує Dropbox як стандартний інструмент для нових робочих місць. Зберігання файлів у Dropbox дало їм змогу ділитися файлами.
І, надавши ліцензію Dropbox великим проєктним бюро та компаніям-партнерам, вони тепер можуть створити середовище, у якому всі внутрішні та зовнішні учасники будівництва можуть отримати доступ до інформації, необхідної для виконання своєї роботи.
«Створення спільної папки для кожної компанії-партнера дало змогу виключити помилки під час обміну найновішими кресленнями. До того ж це позбавило нас клопоту з керуванням файлами»,
каже Сайто.
Створивши спільні папки в Dropbox для кожного організатора зустрічі та зберігаючи всі необхідні документи в цих папках, компанія змогла використовувати їх під час онлайн-зустрічей із віддаленими працівниками.
«Це пришвидшило безпаперові операції та скоротило роботу з підготовки документів»,
— говорить Кодзі Сакамото з відділу будівельного обладнання в Toda Corporation.
Крім того, використовуючи функцію поширення посилань і Dropbox Transfer дало їм змогу надсилати комплект необхідних файлів дочірнім компаніям, які не отримали ліцензію.
Ефективне та гнучке надання спільного доступу до файлів
Завдяки функції керування версіями вони можуть легко відновлювати видалені файли.
Прискорений пошук інформації
Ефективність пошуку файлів також значно зросла. «Пошук файлів став у 3–4 рази швидшим, ніж раніше», — підкреслює Ікехата.
Тепер вони можуть зберігати всі файли в одному місці та навіть краще відчувають високий рівень можливостей пошуку Dropbox.
Додаткові переваги: поліпшена продуктивність віддаленої роботи під час пандемії коронавірусу завдяки Dropbox
Плавний перехід на віддалену роботу
Переваги Dropbox були яскраво продемонстровані навіть під час пандемії COVID-19.
«Ми вважаємо плавний перехід до віддаленої роботи найбільшою перевагою Dropbox»,
— говорить Масакадзу Аокі, керівник адміністративного відділу департаменту міжнародного розвитку Toda Corporation.
Компанія використовує Dropbox Paper для різноманітних операцій, зокрема керуванням розкладом, керуванням завдань та обміном інформацією для співробітників, які працюють віддалено. Кажуть, це стимулює спілкування.
«Хоча через Календар Google також можна керувати розкладами, у ньому не можна керувати завданнями для кожного окремого учасника. Керування розкладом і завданнями одночасно за допомогою Dropbox Paper зменшує клопоти під час перемикання між програмами та підтвердження робочих подробиць телефоном, що підвищує продуктивність віддаленої роботи»,
каже Аокі.
Поліпшена взаємодія із закордонними базами та майданчиками
Компанія вважає, що Dropbox Paper — це також ефективний засіб зв’язку із закордонними базами та майданчиками, розміщеними в різних часових поясах.
Завдяки тому що користувачі можуть писати коментарі в одному файлі в робочий час, співробітники можуть тісно взаємодіяти без необхідності призначати зустрічі на зручний для всіх час.
«Ми вважаємо наш плавний перехід до віддаленої роботи під час пандемії COVID найбільшою перевагою Dropbox. Dropbox Paper допомагає нам візуалізувати поточні дії кожного учасника та підвищує продуктивність віддаленої роботи».
Масакадзу Аокі, керівник адміністративного відділу департаменту міжнародного розвиткуКлючові переваги впровадження Dropbox
Завдяки функції розширеного пошуку поліпшилась ефективність пошуку файлів і відпала потреба створювати структуру папки.
Dropbox Paper допоміг візуалізувати обставини задач кожного працівника та стимулював внутрішню комунікацію під час віддаленої роботи. До того ж завдяки йому ми оптимізували обмін інформацією із закордонними базами та компаніями-партнерами в різних часових поясах.
Завдяки плавній синхронізації зміни у файлах відображаються негайно, навіть якщо до креслень та інших великих файлів надається спільний доступ. Це полегшує керування найновішими даними.