Як компанія Cully Automation спростила роботу із договорами за допомогою Dropbox

Проблема: громіздке фізичне сховище для великих файлів

TopLine Film — компанія з виробництва відео — спочатку була виділена в 2019 році як окремий відеопідрозділ TopLine Comms. До 2021 року ці два бренди зросли до 25 осіб і були придбані Definition Group, сім’єю консалтингових компаній, що займаються стратегією брендів, а також відповідними взаємовідносинами і комунікаціями.

У TopLine Film використовували Dropbox із самого початку. «Оскільки наше агентство складається з трьох осіб, у нас не було часу на відпочинок, — згадує Джеймі Філд, керівний директор TopLine Film. — Dropbox усе спростив». 

Із запуском відділу відео в 2012 році дисковий простір компанії ускладнився. У той час хмарне сховище було відносно обмеженим. Відеофайли були величезними, і TopLine використовувала жорсткі диски для резервного копіювання всього. Це спрацювало, коли вони їм вистачало кількох терабайтів, але процес став громіздким із зростанням. TopLine звернулася до Dropbox щодо отримання корпоративної ліцензії, і Dropbox запевнив, що їм більше ніколи не доведеться турбуватися про місце. 

Рішення: найпростіший інструмент часто виявляється найкращим

Після придбання в TopLine Film помітили, що інші бренди Definition Group використовують такі рішення, як SharePoint і WeTransfer. Команда Філда пробувала ці платформи, але завжди поверталася до Dropbox. Їм сподобалася простота його інтерфейсу в поєднанні з надійною функціональністю. Команда TopLine була настільки захоплена, що переконала решту брендів Definition Group перейти на Dropbox за допомогою Kaizen IT. Разом вони створили інтегроване рішення, яке дозволяє іншим підрозділам Definition Group використовувати Dropbox для архівування та в якості файлового сервера.

Багато файлів проектів TopLine надходять із програмного забезпечення Adobe, наприклад Premiere Pro, After Effects і Photoshop. Ці файли досить маленькі та залишаються в каталозі Dropbox. Щоразу, коли хтось натискає кнопку «зберегти» або файл зберігається автоматично, він миттєво завантажується в хмару, фактично діючи як інтерактивний медіа-сервер.

Dropbox також спрощує робочий процес між TopLine та їхніми фрілансерами. Майже всі позаштатні камери використовують Dropbox, і тепер, коли вони надсилають відзнятий матеріал через посилання Dropbox, це відео миттєво з’являється на медіа-сервері TopLine. TopLine також багато працює з Vimeo, а інтеграція Dropbox у Vimeo означає, що TopLine може негайно додавати відеоматеріал зі свого медіа-сервера у Vimeo без необхідності завантажувати його окремо. «Мені подобається той факт, що відеофайли навіть у досить вузькоспеціалізованих форматах все одно можна відтворювати через Dropbox, що, на мою думку, є досить унікальним», — відзначив Філд. 

Dropbox також допоміг TopLine підвищити безпеку в міру масштабування. Функції дозволів платформи надають Філду можливість контролювати те, які люди можуть переглядати та отримувати доступ до певних файлів. Цей процес є невидимим, але він залишається впевненим, що їхні активи захищені.