Стратегічний перехід TV Asahi на Dropbox: підвищення ефективності та безпеки медіаоперацій

Завдання: хмарне середовище для надання спільного доступу до файлів, необхідне для мінімізації використання паперу

Компанія TV Asahi, заснована в 1959 році, працює у сфері телебачення вже протягом понад 60 років. В останні роки вона також розширює свою присутність на ринку інтернет-телебачення під брендами AbemaTV та TV Asahi Douga, щоб пропонувати користувачам сучасні й затребувані способи доступу до вмісту. Однак у міру розширення компанії чисельність її персоналу теж почала зростати. Поступово компанії TV Asahi стало замало місця в її офісах, і перед співробітниками постала проблема зберігання магнітних стрічок та інших носіїв. Ось що говорить про це Хаджіме Ясуда, співробітник технічного відділу компанії:

«Нам терміново потрібно було скоротити обсяг паперових документів, з якими ми працювали. Ми впровадили файлові сервери й планшети, щоб мінімізувати використання паперу, але було нелегко відмовитися від нашої давньої культури паперового документообігу, адже приблизно за тиждень наші співробітники роздруковували та роздавали перед обговореннями десятки тисяч планів різних телешоу».

Під час переходу на безпаперовий формат також проявилися певні проблеми. Коли ми опитали співробітників щодо їхнього використання ІТ-технологій, ми виявили, що напрочуд велика кількість із них уже користуються інструментами для надання спільного доступу до даних споживчого рівня як за власною ініціативою, так і всередині своїх відділів.

«Інструменти споживчого рівня часто не мають функцій безпеки, необхідних для корпоративного використання, і ІТ-відділу складно керувати ними централізовано. Щоб запобігти зовнішнім витокам ділових документів, як-от контрактів і рахунків-фактур, а також документів щодо виробництва вмісту, зокрема пропозицій та сценаріїв, нам потрібне було формальне середовище для надання спільного доступу до даних у масштабах усієї компанії», — каже Ясуда.

Хоча наявні локальні файлові сервери зручні для зберігання файлів даних, вони не на забезпечують гнучких можливостей для надання спільного доступу до інформації третім особам, як-от рекламним агентствам і виробничим компаніям. Фактично, якщо співробітник хотів перевірити документ за межами офісу, йому навіть доводилося просити когось надіслати цей документ електронною поштою. Тому компанія вирішила розглянути нове хмарне сховище для надання спільного доступу даних, орієнтоване на корпоративне використання, щоб підвищити ефективність роботи й знизити ризики безпеки.

Рішення: безпечне зберігання і надання доступу до файлів

Після ретельних роздумів компанія вибрала Dropbox.

Вирішальним фактором стало те, що, за результатами опитування, проведеного раніше, співробітники компанії TV Asahi найчастіше використовували саме Dropbox як хмарну службу.

«Багатьом нашим співробітникам подобався дуже простий у використанні інтерфейс, тож ми вважали, що впровадження пройде легше, оскільки вони швидко звикнуть до нього», — пояснює Макото Міяхара, співробітник TV Asahi.

Вони також розглядали функції безпеки Dropbox. Зокрема, співробітники могли працювати спокійно, адже, на додаток до багатофакторної автентифікації і розширеного керування журналами, адміністратори можуть централізовано контролювати використання файлів компанії.

«Оскільки ми можемо постійно контролювати роботу сервісу, ми також можемо застосовувати політики керування і контролю. Ми думали, що це спонукатиме співробітників не використовувати інструменти споживчого рівня, а також створить середовище надання спільного доступу до даних, у якому співробітники зможуть отримувати доступ до файлів, що зберігаються в хмарі, будь-коли й будь-де», — Хаджіме Ясуда

Dropbox може легко обробляти великі обсяги даних, що стало ще одним великим плюсом. Телевізійні мовники працюють у багатьох галузях, де потрібно обробляти великі обсяги даних, як-от відео й комп’ютерну графіку (CG). Раніше дані компанії TV Asahi зберігалися на файлових серверах, але співробітники повідомили, що це незручно для зовнішнього обміну даними. «Під час натурних зйомок режисери просили переглянути старі кадри прямо зараз, але в нас майже не було можливості задовольнити їхнє прохання. Але Dropbox дає нам змогу попередньо переглядати більшість наших файлів, навіть вузькоспеціалізованих форматів, як-от Avid DNxHD і Apple ProRes, які використовуються в програмах для роботи з відео й комп’ютерною графікою. А завдяки тому, що їх можна переглянути, не завантажуючи весь файл, ми можемо це робити навіть у місцях зі слабким інтернет-з’єднанням. Ми розглянули плюси й мінуси кількох послуг, але вирішили, що Dropbox — наш єдиний варіант для обробки відеоконтенту», — каже Такатоші Ямамото із Центру дизайну телемережі TV Asahi.

Результати: розширення використання Dropbox для роботи з відео й графікою

Це спонукало компанію TV Asahi почати використовувати Dropbox. Зараз вони впроваджують‌ його у всій компанії. Ліцензії розподілялися відповідно до потреб кожного відділу, починаючи з відділів комп’ютерною графіки й інтернет-телебачення, які найбільше їх потребували. Мета — підвищити ефективність роботи на місцях та обміну інформацією. 

«Я працюю у відділі комп’ютерної графіки, де ми вже розпочали повноцінне використання системи. Це зробило взаємодію з людьми за межами компанії значно ефективнішою. Крім функції попереднього перегляду відеофайлів, про яку ми згадували раніше, Dropbox Transfer також спрощує передачу великих файлів на зовнішні пристрої і з них. Можливість встановлення дати закінчення можливості завантаження для кожного файлу особливо корисна. Також Dropbox є однією з перших платформ, що впроваджує новітні технології, тому ми впевнені, що зможемо створити середовище керування файлами і їх зберігання, яке буде відповідати всім найновішим розробкам», — Ямамото.