Співпраця з Dropbox розширює можливості Університету Флориди, що стосуються земельних грантів
Державний університет Флориди, який є одним із лідируючих навчальних закладів, використовує Dropbox для під'єднання кооперативних центрів поширення знань у 67 округах і надання можливостей навчання безпосередньо жителям штату.
«Звучить просто, але Dropbox просто полегшує співпрацю для співробітників. Здебільшого користувачі можуть керувати своїми власними папками та файловими структурами, оскільки для них це просто».
Використані продукти
Dropbox
Галузь
Освіта
Розмір
Понад 1000
Місце розташування
Гейнсвілл, Флорида
Виклик: об’єднання кампусу за допомогою технологій
Із появою супутникових кампусів і віддаленої роботи багато університетів намагаються знайти способи поліпшити співпрацю між пунктами. Але для Університету Флориди цей виклик і технологія, необхідна для його вирішення, є особливо важливими.
Оскільки Університет Флориди (УФ) є університетом, що надає право на землю, закон вимагає від нього фізичної присутності в кожному окрузі Флориди, щоб надавати освітні ресурси мешканцям штату.
Для Інституту продовольчої та сільськогосподарської науки УФ, який керує зобов’язаннями школи щодо надання земельних грантів, це означає кооперативний центр розширення в кожному з 67 округів Флориди та загалом 102 об’єкти в усьому штаті.
Для ІТ‑команди Інституту це створює величезні фізичні бар’єри для співпраці, які необхідно вирішити за допомогою технологій. Але стандартизація інструментів і процесів у цих пунктах може бути важкою. «Найскладніше в тому, що ми робимо, — це не технології, а комунікація, — сказав ІТ‑директор IFAS Ден Кромер. — Щоб змусити всіх дотримуватися однакових процесів, потрібно багато працювати». IFAS виявив, що за відсутності зручної опції співробітники зверталися до особистих обліковок Dropbox, щоб подолати відстань між ними. Поширення даних і процесів між системами негативно вплинуло як на безпеку, так і на співпрацю.
«Ми могли бачити, що користувачі виконують багато чудової роботи в Dropbox, яку не обов’язково переносити на інший інструмент. Вибір розгортання Dropbox дав змогу безперервно продовжувати всю цю чудову роботу в найбезпечніший спосіб».
Разом із зростанням потреб у співпраці зростала й потреба у використанні Dropbox. Зрештою, як частина ініціативи безпеки, центральна ІТ-команда УФ звернула увагу на некероване використання Dropbox в університеті та виявила, що в університеті існують потужні мережі співпраці Dropbox. «З інструментами, які ми мали, користувачі мали проблеми з політикою спільного використання та спільною роботою над складними типами файлів», — сказала заступник ІТ-директора Сайра Хаснайн. «З часом ці користувачі звернулися до Dropbox за інструментом, який дозволить їм співпрацювати з найменшими труднощами».
Замість того щоб скасувати доступ до Dropbox і відмовитися від робочих процесів і даних користувача, в УФ вирішили використовувати його, інвестувавши в обліковку університету.
«Поспілкувавшись із нашими ІТ‑директорами, викладачами та персоналом, ми побачили, що користувачі виконують багато чудової роботи в Dropbox, яку не обов’язково буде переносити на інший інструмент, — сказав ІТ‑директор Еліас Елдайрі. — Вибір розгортання Dropbox дав змогу безперервно продовжити всю цю роботу в найбезпечніший спосіб».
Рішення: просто та безпечно
Зараз в УФ працює понад 5000 співробітників. Для дослідників Dropbox є ключовим місцем для внутрішньої та зовнішньої співпраці щодо грантів. «Наші користувачі виявили, що використання Dropbox зменшує кількість непорозумінь, які можуть виникати під час пересилання документів електронною поштою», — зауважив Бланшар. Один професор Фармацевтичного коледжу використовує Dropbox для співпраці з дослідниками в Нігерії. Оскільки його колеги мають поганий доступ до інтернету та не можуть завантажувати великі відеофайли, можливість переглядати відеозаписи безпосередньо в Dropbox є критичною. А оскільки Dropbox відповідає HIPAA, дослідники в таких галузях, як медицина, можуть зберігати всі свої файли, включно з конфіденційною інформацією, у єдиному просторі.
Для ІТ‑команди УФ Dropbox відіграє важливу роль у керуванні даними та співпраці в університеті. «Це звучить просто, але Dropbox лише полегшує співпрацю для співробітників, — зазначив ІТ‑директор Фармацевтичного коледжу Лейн Бланшар. — Здебільшого користувачі можуть керувати своїми власними папками та файловими структурами, оскільки для них це просто». ІТ‑спеціалісти одностайно хвалять Dropbox за простий підхід і скорочене навчання та підтримку, які потрібні ІТ‑спеціалістам. «Мені здається, що я ніколи не мав жодної скарги на Dropbox, — сказав Кромер. — І це рідкість, щоб так висловитися в цій сфері діяльності».