Як екосистема для співпраці допомогла Westchester Publishing Services розвинутися, зекономити час і збільшити дохід
Компанія Westchester Publishing Services використовує Dropbox для оптимізації спільної роботи й керування файлами в різноманітних процесах клієнтів, значно підвищуючи операційну ефективність і зростання доходу.
«Коли ми надаємо спільний доступ до файлів і розміщуємо їх, то знаємо, що вони захищені, і наші клієнти довіряють цим процесам. Окрім цього, важливо, що їхня інтелектуальна власність, їхні матеріали будуть у безпеці. Вони не хвилюються, тому що Dropbox заслуговує на довіру».
Використані продукти
API Dropbox, DocSend, Dropbox Sign, Paper, Capture
Галузь
Медіа і розваги
Розмір
2-249
Місце розташування
Данбері, Коннектикут
Передісторія
У Westchester Publishing Services редагують і верстають книги, створюють електронні книги, файли XML та інші цифрові матеріали для більш ніж 600 видавців і постачальників вмісту. Помітивши, що їхні клієнти використовують багато окремих процесів і платформ для передавання файлів і спільної роботи, вони зрозуміли, що потребують кращого набору технологічних рішень, щоб ефективніше взаємодіяти з клієнтами та надсилати файли з якісними публікаціями швидше й з меншими витратами.
Виклик: багато клієнтів із багатьма різними процесами
Компанія Westchester Publishing Services розвивалася, але зі збільшенням кількості клієнтів вони зіткнулись із серйозним викликом: кожен клієнт мав різні процеси й платформи для керування файлами. Це створило проблему та загрожувало перешкодити подальшому розвитку, оскільки підтримка кожного клієнта вимагала від нього ухвалення рішень щодо передавання файлів та інших робочих процесів. Щоб у компанії могли надавати підтримку наявним клієнтам і продовжували розвиватися, вони потребували єдиного рішення, яке б дало їм змогу безпечно зібрати все в одному місці й було доступним для всіх клієнтів, незалежно від системи, яку вони використовують.
«Ми хотіли запропонувати клієнтам сучасніший спосіб обміну файлами», — каже Тайлер Кері, директор із доходів компанії Westchester. Кері зі своєю командою випробували кілька платформ, зокрема Box і Google Drive. Dropbox швидко завоював довіру завдяки швидкості роботи, надійності та впізнаваності бренду. «Основні видавці вже використовували Dropbox, — каже Кері, — у галузі вже був інтерес».
У компанії Westchester остаточно впевнились у виборі завдяки рівню обслуговування. «Ми звернулися до конкурентів Dropbox, пояснивши, що маємо отримати багато ліцензій і запускатимемо через програмне забезпечення тисячі проєктів на рік», — згадує Кері. «Нас попросили наповнити кошик онлайн, щоб отримати цінову пропозицію. Однак, коли ми звернулися до Dropbox, це перетворилося на захопливу співпрацю». Рівень доступу та консультація, яку запропонувала команда Dropbox, заохотили компанію Westchester до тіснішої співпраці.
«Dropbox постійно зв’язується з нами протягом року, пропонуючи нові можливості, оскільки вони розширюють платформу для розв’язання проблем своїх клієнтів. Це схоже на партнерство, ніби в Dropbox зацікавлені в нашому успіху».
Рішення: безпечна екосистема практично за один день
Спочатку компанія Westchester розгорнула Dropbox Business для відділу продажу, щоб протестувати роботу з новими обліковками, але залишилися запитання. Як на цей експеримент відреагують клієнти? Чи важко буде просити клієнтів передавати файли в Dropbox? «Ми налаштували шаблонні електронні листи з інструкціями для тих, хто раніше не користувався Dropbox, — каже Кері, — і це чудово спрацювало». Тоді компанія досить швидко купила ліцензії для всіх співробітників, а також упровадила Dropbox для використання фрилансерами. Практично за один день усе стало на свої місця.
Оскільки в компанії вже використовували API з іншими системами клієнтів, то зробили Dropbox центром порталу для клієнтів на основі API з можливістю керування версіями. «Це означає, що авторам і видавцям необов’язково мати обліковку Dropbox, щоб завантажувати свої файли й ресурси проєктів», — каже Кері.
Кері вказує на ще одну перевагу порталу: прозорість. «Клієнти хочуть знати, де перебуває їхня книга та коли вони зможуть її повернути», — каже він. Завдяки розмовам із власниками основних обліковок у компанії Westchester виявили потреби, а потім працювали з Dropbox над розробленням масштабованого рішення, що дало змогу забезпечити лояльність, а також усунути непрямі витрати й затримки в часі, які до того часу були загальноприйнятими у видавничій галузі.
Відтоді в компанії Westchester почали додавати більше інструментів Dropbox і робити їх доступними для команди. Їхній директор із виробництва швидко усвідомив цінність Dropbox Paper з огляду на обсяг бібліотеки документації клієнтів і перетворив її на документи Paper із можливістю зв’язування й надання спільного доступу. Це спростило обмін корпоративними знаннями, і нові співробітники, які працюють над обліковками, отримали змогу починати з того ж місця, що й наявні команди, які забезпечують підтримку клієнта. Коли в компанії Westchester уклали партнерство з великим дистриб’ютором, який залучав нових клієнтів до перетворення електронних книг, завдяки функціям Dropbox Sign удалося спростити процес додавання сотень обліковок із мінімальними витратами. Коли представили Dropbox DocSend, керівник відділу маркетингу Westchester побачив користь цієї платформи для відстеження ефективності інформаційних ресурсів, до яких надають спільний доступ у межах сегментованих маркетингових кампаній, відстеження залучення потенційних клієнтів і надання відділу продажу повнішої інформації. Вони використовували цю інформацію для скорочення циклу продажу, забезпечуючи потенційних клієнтів необхідною інформацією в потрібний час, щоб розв’язати їхні конкретні проблеми. У Westchester також упровадили Dropbox Capture, щоб підтримувати асинхронний зв’язок. «Якщо комусь необхідне навчання чи документація, тепер ми маємо бібліотеку різних відеозаписів, створених за допомогою Capture», — каже Кері.
Компанія Westchester широко представлена та має офіси в США, Великій Британії та Індії. За допомогою Dropbox ми забезпечуємо безперебійний і ефективний зв’язок між ними, що дає компанії змогу робити більше, докладаючи менше зусиль. «Це стало дієвим організаційним принципом, особливо коли ми розгорнули більше бізнесів, як-от навчальний підрозділ і бізнес безпосередньо для авторів, — каже Кері. — Ми налаштували багато інструментів і процесів, які дають змогу варіювати деталі, але також діють як модель, коли ми створюємо нову обліковку. Це швидше й зручніше».
Результати: розвиток бізнесу та зростання доходів завдяки Dropbox
Використовуючи Dropbox, у Westchester Publishing спростили й оптимізували майже кожен процес, що дало компанії змогу значно збільшити свої можливості й дохід. У перший рік використання Dropbox Sign компанія Westchester додала 250 клієнтів. «Ми фактично подвоїли свій список клієнтів», — каже Кері. Завдяки Sign час, необхідний на адаптацію клієнта, значно скоротився: з двох чи трьох днів приблизно до двадцяти хвилин. Дотримуючись цього нового автоматизованого процесу, у Westchester спростили процес додаткового продажу цих обліковок, швидко перетворивши їх на значне джерело доходу.
Окрім цього, за допомогою Dropbox у Westchester спростили шлях до нових прибуткових сфер послуг, усунувши частину перепон для входу в них. Найбільшого успіху досяг підрозділ Westchester Education, який приніс 5% доходу Westchester за перший рік існування й 30% за останній рік. Незалежно від того, чи використовуєте ви Dropbox, щоб співпрацювати з учасниками внутрішньої команди для створення маркетингових матеріалів, працювати зі стороннім дизайнером над розробкою привабливого стенда для міжнародної освітньої конференції, надаєте потенційним клієнтам каталоги та маркетингові матеріали, актуальні для їхнього регіону, за допомогою DocSend чи застосовуєте Sign, щоб завершувати процес укладання контракту, «ми не маємо жодної пропозиції, яка б не включала Dropbox», — каже Кері.
Клієнти також задоволені змінами. «Людям подобається використовувати ці інструменти, тому що вони навіть не усвідомлюють, що роблять це, — пояснює Кері, — настільки вони поширені в робочому процесі». Окрім цього, Кері зазначає, що навіть ті клієнти, які мали упереджене ставлення до Dropbox, виявляють, що можуть отримати значно більше, ніж просто передавання файлів. Не дивно, що власники обліковок починають розглядати Dropbox як потенційне рішення для власних екосистем.
Як вигляд мала б компанія Westchester Publishing Services без Dropbox? «Я щиро вважаю, що ми б не досягли того рівня розвитку, який маємо сьогодні, — каже Кері. — Іноді видавнича справа може бути самовдоволеною галуззю. Іноді важко впроваджувати зміни. Я віддаю належне Dropbox за постійний пошук інструментів, необхідних у певних ситуаціях. Без них ми б зупинились у розвитку, використовуючи застарілі інструменти в галузі, що розчарувалась у них і прагне змінюватися. Напевно, ми б вийшли з бізнесу, якби під час пандемії надсилали й завантажували файли на FTP-сервери, використовуючи домашній інтернет-зв’язок. Тож нам пощастило, що задовго до пандемії керівництво передбачило необхідність пошуку ефективніших способів роботи з клієнтами».
Зважаючи на велику кількість клієнтів і різних процесів, у компанії Westchester потребували гнучкості, і Dropbox забезпечив її, що дало змогу отримувати файли з різних джерел, розміщувати їх у середовищі Dropbox і працювати з ними ефективніше. Наявність правильних інструментів — це не питання вихваляння, — каже Кері. — Це забезпечення рішенням, спосіб полегшити життя та пропозиція долучитись іншим». Хоча Westchester ніколи не була компанією, яка використовує найсучасніші технології, її співробітники обдумують свої дії, і впровадження Dropbox надає їм багато можливостей для розвитку.
«Dropbox став нашим ключовим партнером і допоміг правильно обговорити з клієнтами, що може запропонувати технологія, яку ми згодом пристосували до нашої конкретної галузі».
Тайлер Кері,директор із доходів Westchester Publishing Services