Tobishima Corporation 随时在平板电脑上查看图纸、文档和其他媒体

挑战：简化现场信息查阅

Tobishima Corporation 希望简化现场查阅信息的繁琐流程，以提高运营效率，并与其创新工作模式的目标保持一致

2018 年，Tobishima Corporation 庆祝成立 135 周年。此前，Tobishima Corporation 承接了日本几个重要的土建工程项目，如青函隧道和东京湾跨海公路，以及众多建筑和社会基础设施开发项目。近年来，该公司一直在推进改革，通过借鉴建筑和防灾领域的创新技术来“打造建筑的未来”。“我们的目标是发展成为我们所谓的‘新一代业务承包商’。在建筑行业，基础设施开发早在 2020 年之前就已经达到顶峰，因此我们必须找到解决方案，以解决员工工作时间过长的问题。我们还认为，为了获取并发展人才资源，以及支持我们业务的进一步增长，我们迫切需要将从 IT 环境开始以改革我们的工作流程。”Tobishima Corporation 的 Atsushi Ozawa 解释道。

作为这项政策的一部分，公司为所有员工配发了轻便型笔记本电脑，以及不带风扇且具备防尘功能的平板电脑设备，方便携带到现场。这可以为员工营造不依赖于某个特定地点（如建筑工地、工地办公室或分支机构）的移动工作氛围。

但他们需要重新审视如何管理可在每台设备上查看的数据。以前，工地图纸和施工方案等文档的存储和管理工作均通过工地办公室的网络附属存储 (NAS) 完成。然而，操作系统的差异使得平板电脑难以访问 NAS 中的数据，因此员工需要返回工地办公室来查看文档。

“由于我们的员工无法在现场查看图纸和其他材料，每次在需要确认某些信息时，都必须回到办公室。我们需要一种存储数据的方法，让员工能够更快捷地访问信息。”同样来自 Tobishima Corporation 的 Takahisa Nakaya 说道。

解决方案：用简单易懂的方式来共享和查看大文件

在梳理了可供员工使用的各种现代数据存储方式后，Tobishima Corporation 最终选择了 Dropbox。

“除了能够在平板电脑上查看文档外，基于云的存储空间也必不可少，因为它能让我们降低因 NAS 故障或自然灾害导致数据丢失的风险，并减轻维护和运营的负担。我们选择 Dropbox 是因为它的界面易于浏览，即使对 IT 技术不太熟悉的人也能很容使用。”Ozawa 解释道。

该团队还被 Dropbox 的差异同步功能所吸引，借助这一功能，CAD 数据和工地照片等大文件能够快速安全地上传。此外，借助离线查看文件功能，团队只需要在本地设备上存储与进行中的项目相关的文件，并安装可以与之关联的各种应用。

“所有的工地管理人员，包括我自己，都会保留我们之前工作过的工地的个人数据，以备工作参考使用。这些数据的数据量不断增长，与需要不断扩容的 NAS 相比，基于云的服务在增加存储容量方面为我们提供了更大的灵活性。我们真的非常满意。”Nakatani 说。

结果：随时随地查找信息，甚至与外部公司共享文件

在成功试用后，Tobishima Corporation 开始全面采用 Dropbox。“当我想查看图纸时，去办公室需要花费大量的时间和精力，特别是当我在高楼层工作时，就更加费时费力，因此能够在 iPad 上查看文档真的是帮了大忙。它不仅提高了工作效率，还减少了像我这样的工地主管的工作量。”Yusuke Tanaka 说。

它还帮助团队在现场实现了无纸化环境。过去，他们经常需要将使用绘图仪绘制的实体图纸带到建筑工地，但他们发现现在已不需要了。“现在我们可以用手机和 iPad 查看 Dropbox 中所需的所有数据，这样我们就不会出现打印的图纸不是所需图纸的情况。”Tanaka 解释道。

经验表明，Dropbox 也非常适合合资公司使用，建筑行业经常有合资公司来承接项目。

“在合资企业中，你需要具备与多家公司共享信息的能力。然而，如果要让公司的文件服务器对外提供服务，则可能面临安全与合规问题Dropbox 允许我们对查看权限等设置进行详细调整，这样我们就可以放心地共享文件。”Ozawa 说道。

Tobishima Corporation 也在利用同样的优势在集团公司内部共享文件。

他们计划在未来使用 Dropbox 来管理更多文件。首先，他们计划开始使用 Dropbox 来存储照片。在每个建筑工地，工人每天都要拍摄许多照片，用于记录和报告，并创建记录本来存储和管理这些照片。以前，这项任务会导致增加工作时间。

“一些工地现在已经开始将照片存储在 Dropbox 中，他们还通过 Dropbox 外包了照片管理和日志创建工作。我们计划在将来进一步推广这一举措，已协助减轻我们员工的工作量。”Ozawa 说道。他还表示，希望这一举措将有助于缩短工作时间。

未来，他们还会考虑取消在工地办公室安装 NAS，并将所有数据整合到 Dropbox 中。“我们已经将文件服务器迁移到云端，并在全公司部署 Microsoft 365 作为通信工具，还将改进工作方式作为我们重点关注的关键领域之一。我们期待着继续与 Dropbox 合作，为我们的一系列举措提供支持。”Ozawa 总结道。