Digital Yalo 採用 Dropbox 藉此強化協作並降低成本
Digital Yalo 的初衷是幫助中小企業在線上與潛在客戶建立聯繫。他們在過程中，意識到需要改善檔案共享和協作程序。
14%
節省時間和資源
將所有資料集中存放
57%
節省授權費用
改用 Dropbox
使用的產品
Dropbox、Dropbox Sign
產業
專業服務
人數
2-249 人
地點
亞特蘭大，美國喬治亞州
「從結構觀點來看，Dropbox 讓我們能將所有內容集中在同一處，同時還能讓我們與客戶進行全面協作。」
背景
Digital Yalo 是一家 100% 由少數族裔擁有的全方位服務機構，提供創意行銷活動、品牌策略、網頁設計和開發服務。團隊由超過 40 名員工組成，匯集了問題解決者、調色師、傾聽者、教練、農民和音樂家，他們從電影、藝術、音樂和體育中獲取靈感，以真實的人性化體驗來提升品牌。
挑戰：檔案儲存系統未能提升效率
從一開始，Digital Yalo 創辦人兼執行長 Arnold Huffman 和工作團隊便致力採取兼具效能和效率的產品交付方式，並對他們獨特的客戶服務方式引以為傲。
在經歷了有機成長和幾次小規模併購後，高效續交付變得比以往更加重要。隨著組織規模不斷擴大，Digital Yalo 笨重的檔案儲存和交付系統開始與其追求效率的目標背道而馳。
像 Digital Yalo 這樣的創意機構可能需要在同一天處理影片素材以及編輯 Word 文件。
多年來，所有文件和檔案都存放在 Huffman 的電腦上，但隨著公司招聘了更多員工，而所有文件都必須由執行長親自經手，公司的儲存系統已經無法滿足他們的需求。當多個人需要存取相同的文件時，他們都會透過電子郵件分享資訊，但也因此遺失重要的詳細資訊。
Huffman 表示：「隨著我們成長茁壯，我們不得不在技術面強化自身實力，才能穩扎穩打地成長。這時候，Dropbox 就派上用場了。」
營運副總裁 Brandon Bradford 帶頭建立了一個流程，讓所有人不只能獨立工作，還能與外部客戶協作。
「當我們準備收購另外兩家企業的時候，我們重新審視了自身的運作方式，以及那些企業的業務模式。在 Positive Results 的幫助下，Dropbox 讓文件儲存、協作和共享變得簡單又可行，而且無須擔心檔案大小。」
Arnold HuffmanDigital Yalo 創辦人暨執行長解決方案：平台之間順暢移轉
在過去幾年的合併過程中，Digital Yalo 擁有了數個分散式的協作平台，例如 Dropbox、Box 和 Microsoft。為了簡化和統一協作，Digital Yalo 向第三方銷售商和技術合作夥伴 Positive Results 尋求協助，以幫助他們選擇合適的解決方案。
Positive Results 示範了多項工具，包括 Google、Box 和 Dropbox。他們在做出選擇之前，必須先瞭解對 Digital Yalo 業務營運來說，最重要的工作流程為何，而他們歸結出三項主要功能。
首先，他們需要為新員工辦理入職，並且在無 IT 專業人員的情況下，提供與業務身分密切相關的資訊存取和使用權限。
其次，作為一家行銷和策略機構，他們會與客戶定期合作，而他們的首要任務，是為客戶提供易於設定、管理和部署的私人數位工作空間。
最後，他們需要能將文件儲存解決方案與他們已經使用的其他應用程式整合。Dropbox 是最能滿足他們業務需求的工具。
Positive Results 執行長 Dennis Kyle 表示：「我們推薦 Dropbox 的原因，不只因為我們深厚的合作關係和平台的靈活性，更因為能在一周內將 1 TB 資料從 Box 移轉到 Dropbox，卻不會對日常工作產能造成影響。我們幫助 Digital Yalo 設計了一套完整的策略，可用於系統設計、實施策略、技術移轉和入職，以及最終用戶和管理員訓練。」
Dropbox 還為 Digital Yalo 提供了人人都熟悉的檔案結構系統，而這大大縮短了新工具的適應期。
此外，Dropbox 允許多名使用者對文件進行即時存取和編輯，Digital Yalo 的人員如需更新文件，不再需要從電子郵件傳送來的零碎編輯片段加以拼湊。這不只提升了協作效率，更節省了大量時間。
如今，每位客戶都有一個共享資料夾，內容包含供內部員工使用的子資料夾，以及可與客戶共享檔案的子資料夾。每一位相關人員都可獲指派單獨的使用權限，且資訊能與客戶和相關服務工作團隊共享。工作團隊也使用 Dropbox Sign，在現有工作流程中索取必要的簽章。隨著工作團隊規模日益擴展，這正是突破核准瓶頸重要的關鍵。
Digital Yalo 善用 Dropbox 與 Asana、Smartsheet 和 Zoho 的整合功能。他們在 Positive Results 的協助下，執行這些整合功能。
當 Digital Yalo 收購了兩家規模較小的機構 Ninja Multimedia 和 My Friend’s Nephew 時，他們再次與 Positive Results 工作團隊合作，確保移轉作業不會影響 Digital Yalo 工作團隊的日常工作。他們共同進行了重大的資訊移轉作業，並將所有內容整合至 Dropbox 中，以便統一品牌識別。
結果：快速移動並搞定更多工作
從 Box 移轉到 Dropbox 為 Digital Yalo 省下了約每年 57% 的授權費用。由於減少在不同平台之間來回切換和搜尋更新版的文件片段，他們也預計節省 14% 的資源。
隨著 Digital Yalo 持續發展，他們堅信 Dropbox 能提供滿足客戶需求所需的效率。Huffman 表示：「總會有一些意想不到的事發生。我們的工作就是充分掌握情勢，而像 Dropbox 這樣的工具可以幫助我們透過協作快速應對。」
最終，他們衡量成功的標準是工作團隊的意見。Dropbox 簡化並順暢銜接了所有成員的工作流程，使 Digital Yalo 員工能比以往更快地深入任何品牌的核心。
Huffman 表示：「Dropbox 是我們與客戶保持同步的協作工具之一。這套工具讓我們處理交付內容或變更交付內容時成效更高且更有效率，因此我們能更快達成目標、締造佳績。」
