Japan Translation Center, Ltd.

挑戰：管理和共享合約

Japan Translation Center (JTC) 成立於 1962 年，是外國語言翻譯領域的先驅。JTC 總部位於東京港區東麻布區的東京鐵塔附近，基於「人工翻譯」原則，提供多種語言的書面與口頭翻譯服務。

「近年來，我們看到越來越多用 AI 為基礎的機械翻譯，但我們仍相信人工翻譯有其真正的價值。我們的目標是提供高品質的翻譯服務，為此需要考慮文件的背景、作者的思想和感受、翻譯文件的預期用途，以及翻譯在目標受眾眼中的說服力。」JTC 總裁 Risa Takabatake 解釋道。

在公司的資產中，他們經驗豐富的譯者團隊也包含在內。JTC 透過外包合約與幾位自由譯者合作，不過該公司在簽約流程上面臨挑戰。

一旦申請人傳送了必要文件並通過翻譯測試，就可以商定條款並簽署合約，接著才能開始接洽翻譯工作。過去，JTC 會將申請文件以密碼保護的加密 ZIP 檔案傳送出去，而密碼會在稍後的人稱「PPAP」（密碼保護附件協定）的過程中傳送。然而，當申請人數量很多時，這立即成為一份勞心勞力的工作項目，過程也伴隨著資料安全風險。

「這些合約更偏向於傳統方式，所有文件均為紙本，透過郵遞的方式傳送、簽章並寄回。這代表除了行政負擔之外，還要面臨印花稅票和郵票的成本問題。」Takabatake 回憶道。

JTC 在管理文件方面也面臨挑戰。每位譯者的合約都被歸檔並存放在檔案櫃中，時間一久，管理變得非常麻煩。 

「更別說，我們要想檢視這些文件，就必須得進辦公室。這些不便明顯可見，為了消除這些毫無效率的事，我們必須將文件數位化並實現無紙化。」 來自 JTC 總務部門的 Yukiko Masuda 補充道。   

解決方案：用有 Dropbox Sign 的 Dropbox 來數位化簽約譯者的登錄流程

「在此流程中，我們瞭解到可以將 Dropbox 連結到 Dropbox Sign 電子簽章平台。」Masuda 解釋道。

此外，透過將 Dropbox Sign 與 Dropbox 結合使用，您就可以從建立和儲存文件到請求和驗證簽名，無縫整合工作流程。

流程很簡單，您只需上傳需要簽署的文件，輸入您想要取得簽署的人員之電子郵件地址，然後按一下「索取簽名」。文件簽署後，便會儲存在您的 Dropbox Sign 帳戶中。您可以追蹤進度、傳送提醒並根據成員權限管理存取權。同時使用兩種服務，便可準確地滿足公司的需求。

「起初，我們希望將 Dropbox 當成將檔案伺服器移轉到雲端的一種方法，但我們很快意識到，若我們同時引入 Dropbox Sign，就能將簽約流程數位化。我們已經認知最終會需要將合約數位化，因此覺得是一個很不錯的機會。」Masuda 說。

Dropbox 的其他功能也讓 JTC 印象深刻。他們很快就適應了其簡單的使用者介面‌，並非常滿意其快速的檔案同步。另一個關鍵重點是安全性，而這正是儲存敏感文件所不容妥協的。

除了檔案請求功能，可讓您安全地接收其他人上傳的文件之外，Dropbox 還具備廣泛的平台安全性。為了防止未經授權的存取，Dropbox 會對儲存資料的每個伺服器區塊使用 256 位元的個別加密，並且提供多重要素驗證。這讓 JTC 非常放心，因為他們知道自己儲存資料的空間安全無虞。

結果：集中檔案管理並提高安全性

引進 Dropbox 和 Dropbox Sign 後，JTC 已經看到了許多好處。

他們首先使用 Dropbox 之處，是在簽約以及之後流程內與譯者溝通之用。現在，他們還會使用檔案請求來接收申請人的文件。在上手期間，他們會在每位譯者專屬的 Dropbox 資料夾中整合和管理所有文件，包括申請表、測試結果、註冊文件和合約檔案。

「我們會向譯者傳送共享連結，可直接前往我們用來儲存他們文件的資料夾，藉此與譯者進行溝通。我們過去將文件以資料和紙本混合的形式儲存在不同地方，但現在它們全部儲存在同一個位置，管理它們所需的時間和精力減少了約 25%。這也代表我們居家辦公時也能一樣存取所有內容。」Takabatake 說。

JTC 也透過 Dropbox 和 Dropbox Sign 管理其簽約流程。由於員工不再需要到辦公室加蓋公司章，公司現在可以更有效地將辦公室工作和遠端工作分開。員工用在郵遞文件和修正錯誤的時間變少了，代表合約完成的時間可以減少大約一半。加入 JTC 的譯者也能從中受益。

此外，做此轉變後，JTC 還發現成本明顯的減少了。這是因為在日本，公司需要購買 4,000 日元的印花稅票才能完成紙本合約，但電子合約卻不需要做此花費。他們還能夠降低如郵票和紙張等其他成本，以及文件紙本所需的實體儲存空間。

「引進新工具後不久，我們就取得一項大型翻譯專案，這讓我們需要快速與各專業領域的譯者簽訂合約。若沒有 Dropbox 和 Dropbox Sign，要管理從招募作業一直到完成合約的整個流程可以說幾乎不可能。我們已然建立一個系統，幫助我們立即回應業務突如其來的變化。」Takabatake 說。

該公司正計畫逐步將儲存在其內部檔案伺服器上的文件和內容移轉‌到 Dropbox。一旦完成，他們將不再需要擔心維護內部檔案伺服器或因停電而遺失資料。下一步將資料移轉到雲端很合乎邏輯，因為它可以保護公司累積 60 年以上歷史的寶貴資料與資產。 

JTC 已獲得隱私權標章，獲認可其保護個人資訊所採取的措施非常恰當。這代表 Dropbox 非常適合該公司，因為其中有大量的安全措施，即使與其他雲端儲存服務相比依舊如此。移轉到雲端還能讓員工居家辦公時檢視各種所需類型的檔案。

JTC 也同時在研究 ‌Dropbox Transfer。這樣即使您的共享對象沒有 Dropbox 帳戶，也可以與其共享檔案。由於 JTC 經常翻譯大型影片、音訊和其他檔案，公司相信 Dropbox Transfer 可以在與譯者共享這些檔案時幫上大忙。

從數位化合約流程和整合譯者資料，到在公司內部管理和共享文件，Dropbox 和 Dropbox Sign 無疑地會繼續為公司帶來越來越多的價值。