慶應義塾大學湘南藤澤校區案例研究

挑戰：從檔案伺服器移轉出去 

慶應義塾大學湘南藤澤校區 (SFC) 成立於 1990 年，旨在促進創新教育方法，建立適合 21 世紀的實用學習計畫。這些先進的教育基礎架構由被譽為日本網際網路之父的 Jun Murai 教授的領導下開發。時至今日，校園仍在開發數位網路，以確保繼續支持學校教學和研究活動。 

文件管理系統是學生和教授互動的平台，也是所有功能的重中之重。有好長一段時間，慶應義塾大學始終遵循在校園內同時使用內部檔案伺服器和雲端儲存空間服務的政策。然而，檔案伺服器每年都會經歷幾次停電，讓工作量和還原管理費用不斷上升。大學職員可明確感知到他們的基礎架構已到達了極限。

「出於安全考量，我們主要仰賴內部檔案儲存，但近年來雲端儲存空間服務已變得足夠安全，值得我們依賴。我們認為是時候將大多數的資料移轉到雲端儲存空間，除了一部分零星檔案例外。」SFC 環境與資訊研究學院教授 Jin Nakazawa 解釋道。

這使 SFC 在大學內成為變更 IT 基礎架構的急先鋒，開始考慮能切換的各種層面，包括校園的雲端儲存空間解決方案。「到目前為止，大學主要使用 Google 雲端硬碟和 Box，但我們發現這些服務對使用者體驗不夠友好。」Nakazawa 教授說。對 SFC 來說，最大的痛點是需要開啟瀏覽器才能存取雲端上的資料夾。有一些學生並不熟悉電腦和雲端，因此 SFC 需要一個對所有使用者都很容易上手的環境。 

 

解決方案：簡化請求的檔案和儲存資料 

審閱了現有的選項後，SFC 選擇了 Dropbox。除了 Dropbox 先進的安全性和可滿足需求的儲存容量之外，SFC 學院人士對 Dropbox 使用者介面也給予了高度評價，包含資料夾在桌面上顯示，以及與本機資料夾完全相同的使用方式，都讓他們滿意。

慶應義塾大學 SFC 的所有學生和學院成員都已開始使用 Dropbox，啟動了 7,000 個授權。在最初的幾個月內，已將 55 TB 的資料上傳並運用於各項目的。

「我們沒有強制要求在全校範圍內使用 Dropbox，因為我們的每位教授都有自己的課堂作風和研究方法。相反地，我們一直把不同類型的雲端儲存空間用於不同的目的。在這樣的生態中，Dropbox 是學生和學院人士的主要共享工作空間。」Nakazawa 教授解釋道

Dropbox 帶來了許多好處。例如，學生與教師的意見交換變得更加簡化。「在課堂上，我使用 Dropbox 與學生分享教材和檔案，還使用 Slack 和 LINE 等通訊工具來加強小組作業。」Nakazawa 教授補充道。SFC 也使用 Dropbox 作為 Slack 的資料儲存空間解決方案。

SFC 教授發現 Dropbox 在大學附屬高中授課時也非常有用。具體來說，他們使用檔案請求功能來收集作業和其他提交資料。「大學的學生和教職員可以透過 LMS（學習管理系統）存取課堂資料，但高中沒有數位系統可用。這是我們使用 Dropbox 來達成作業提交無紙化的原因。」Nakazawa 教授解釋道。 

 

結果：促進數位轉型 

若要改善 IT 素養，SFC 也提倡「自備設備」(BYOD) 行動計畫，讓學生使用自己的電腦進行學習。這項計畫引發了重大轉變，包括在 2020 年 4 月移除校園內的電腦教室。而 Dropbox 在幫助這項計畫順利進行方面發揮了不可或缺的作用。

「疫情使得面對面授課變得困難。然而，多虧了 BYOD 計畫和 Dropbox，我們可以繼續在線上授課而不用受到任何重大干擾。」Nakazawa 教授說。Dropbox 在為學習和永續發展的數位轉型做出重大貢獻。

而 Nakazawa 教授也在自己的研究活動中收穫頗豐。現在，他能在致力於促進協作研究的同時，輕鬆地與日本和海外的研究人員交換檔案。

「Dropbox 確實已經成為一個不可或缺的工具。」Nakazawa 教授繼續說。 

例如，Dropbox Paper 已被證實非常有用，能讓多位使用者在雲端上編輯相同文件。SFC 學院人士也透過 Dropbox Paper 的任務清單功能找到了簡化研究工作的新方法，例如協調國際會議並即時檢查組織者的備註。

展望未來，他們計畫透過在校園內推廣 Dropbox 來進一步提高使用率。「我們希望透過傳達這些好處，來增加學生和教職員中的 Dropbox 活躍使用者數。」Nakazawa 教授說。 

將 Dropbox 整合進 Canvas LMS，也就是慶應義塾大學即將在其校園內推出的電子學習系統，可能會成為該計畫的重要部分。連結 Dropbox 和 Canvas LMS 將使學生能夠同時運用電子學習系統和自己的電腦來存取 Dropbox 上的檔案。

Nakazawa 教授對此寄予厚望：「我們應該能夠整合這些系統，讓這些功能更易於使用，並擴展我們在教育和研究方面的可能性。」

在 Dropbox 的支援下，SFC 利用雲端服務推動了教學和研究的數位轉型。