Space Machines Company 在至關重要的工作上節省營運成本

背景

就像汽車一樣，衛星也需要維護才能留在太空中。在太空中，這些衛星可由 Space Machines Company 維修。該公司於 2019 年在澳洲成立，建立了一支可以維修軌道衛星的維修載具機隊。他們的口號是：延長星際基礎設施的壽命，讓太空環境更能永續發展。

挑戰：簡單、安全的儲存空間解決方案

Space Machines Company 在位於兩個國家的三個辦事處之間交換資料和內容。該公司還與遍及全球的合作夥伴協作。過去，該公司曾因混亂的共享資料夾、重複的檔案和混亂的存取控制而苦苦掙扎。他們需要一個集中的儲存解決方案，以輕鬆協作。

安全性和資料完整性是最主要的顧慮之一。為遵守當地規範，資料必須託管在澳洲資料中心。「我們與敏感的客戶共事。因此，安全性和資料完整性至關重要。」Space Machines Company 行銷主管 Sharmila Fernando 分享道。

Space Machines Company 還需要一個容易使用的解決方案，不只運行時間長、上傳速度快，還提供集中控制檔案階層的能力。「我們的工程師要處理大型設計檔案，並在印度和澳洲的國際辦事處共享。為了讓工作順暢接續，我們必須能夠盡快存取檔案。」Fernando 補充道。 

最後，Space Machines Company 的企業營運工作團隊開始尋找具有內建簽名功能的解決方案。「以前，我們會透過電子郵件來回傳送 PDF 供人們簽署。檔案經常會以錯誤的格式傳回，而重做整個流程是很痛苦的。」Space Machines Company 幕僚長暨企業營運主管 Ben Spoor 說道。「在尋找解決方案時，Dropbox 是唯一能夠滿足我們所有需求的解決方案。」

解決方案：明確的檔案階層和預定的存取權限

企業的首要任務是設立明確的檔案架構和存取控制。接著，就可以從原本的解決方案移轉資料。「Dropbox 管理員主控台很容易上手，因此我們的移轉很順利。」Spoor 回憶道。「Dropbox 工作團隊確保我們的資料安全抵達，檔案結構和存取權限完好無損。」

接下來，工作團隊開始使用 Dropbox Sign 來處理文件。工作團隊對一個文件按右鍵，使其進入簽名工作流程，設定簽名順序，然後傳送。當人們簽名時，工作團隊會收到通知，而完成的版本會儲存到原始 Dropbox 資料夾中。「我們需要這樣的工具來妥善運用我們的時間和心力，這對新創公司的成功非常重要。」Fernando 分享道。

最後，工作團隊將 Dropbox 與 Microsoft Word 和 Google Suite 整合。如此一來，員工就可以在 Dropbox 中建立 Microsoft 或 Google 文件，或將外部連結儲存在內部檔案系統中。「Dropbox 的其他整合功能多達百萬種，但對我們來說，最重要的是將我們的儲存工具連結到我們的辦公工具。」Spoor 補充道。

結果：節省時間、容易維護、資料安全

檔案結構明確、簡單，因此員工變得比較少詢問該在哪裡尋找或儲存資訊。有些員工喜歡用資料夾將資產歸檔，有些員工則偏好用 Dropbox 的搜尋功能來尋找位置。

有了適當的存取權限，每個人都可以輕鬆完成自己的工作。新的工作團隊成員會分配到具有必要存取權限的預設群組，使員工入職流程變得輕而易舉。

因此，Space Machines Company 節省了更多時間，並提高了生產力。

該公司的新儲存環境不只更有生產力，也更容易維護。「對於總是擔心盈虧狀況的新創公司來說，Dropbox 是理想選擇。我們沒有資源能招聘許多人來維護文件管理解決方案。只要一個人就足以設定一切並確保順利運行，為我們節省了營運成本。」Fernando 補充道。這意味著公司不需要投資培訓課程，只要幾個 Wiki 頁面就足以讓整個工作團隊上軌道。

另一大好處是，每個文件都有明確的稽核紀錄。當多個外部相關人士在共享資料夾中協作時，這樣的紀錄就格外重要。自動化警告也會在有人意外移動資料時標記問題，以確保資料完整性。「Dropbox 讓我能夠以最少的心力集中監督。」Spoor 補充道。

Space Machines Company 的合作夥伴也需要確保他們的資料安全無虞，尤其是政府機關。這就是資料落地的重要目的。藉由遵守澳洲法律，該公司降低了未經授權存取的風險。「對於如此敏感的專案，有些客戶為了保障安全和資料落地，而傾向使用 Dropbox。」Fernando 分享道。

Dropbox 在軌道維修載具 Optimus 發射期間，就已經歷試驗。Space Machines Company 使用 Dropbox 來共享檔案，並為不同相關人士設立使用權限。下一步是 Space MAITRI 任務。該公司將與印度太空研究組織合作，用印度火箭發射另一艘載具，而在驗證太空船之前要進行大量測試。位於澳洲和印度的工作團隊必須能夠以高效率管理和交換測試資料。「我們使用 Dropbox 的經驗很成功，所以我相信一切都會順利進行。我並不擔心。」Spoor 補充道。

隨著數以百計的新衛星貿然進入太空，物體會發生碰撞，產生愈來愈多太空垃圾。Space Machines Company 致力於維持太空的永續發展。憑藉安全、容易上手的儲存解決方案，該公司已準備好擴展規模並迎接挑戰。