Tobishima Corporation 在平板電腦上隨時隨地檢視藍圖、文件和其他媒體

挑戰：簡化現場資訊查閱 

Tobishima Corporation 想要簡化在現場查閱資訊的繁瑣流程，以提高營運效率，這與他們改革工作模式的目標一致。

2018 年，Tobishima Corporation 歡慶成立 135 週年。在此期間，他們參與了一些日本頂尖的土木工程專案，例如青函隧道和東京灣跨海公路，以及許多建築和社會基礎設施開發專案。近年來，該公司運用建築和防災領域的創新技術，推動「創造建築的未來」的改革。「我們的目標是發展成為我們所稱的『新業務承包商』。在建築產業，基礎設施發展已在 2020 年達到頂峰，因此我們必須找到解決方案，以解決員工工作時間過長的問題。我們也認為，為了獲取並發展人力資源，並支援我們業務的進一步發展，我們迫切地需要從 IT 環境開始改革我們的工作流程。」Tobishima Corporation 的 Atsushi Ozawa 解釋道。

作為政策的一部分，公司給所有員工配備了輕型筆電，以及提供能帶至現場的無風扇、防塵平板電腦裝置。這讓他們建立一個行動工作環境，不再綁定於特定位置，例如建築工地、現場辦公室或分部辦公室。

但他們需要再次考慮如何管理每台裝置上能檢視的資料。當時，現場藍圖和施工方法說明書等文件，都由現場辦公室的網路連接儲存裝置 (NAS) 進行儲存及管理。然而，作業系統的差異導致平板電腦難以存取 NAS 中的資料，導致員工必須返回現場辦公室確認文件。 

「由於我們的工作人員無法在現場存取藍圖和其他資料，因此每次需要確認某些內容時，他們都必須回到辦公室。我們需要一種儲存資料的方法，讓我們的員工能以更省時的方式存取資訊。」同樣來自 Tobishima Corporation 的 Takahisa Nakaya 說。

解決方案：以易於使用的方式共享和檢視大型檔案

在仔細尋找了現代可用的資料儲存方案後，Tobishima Corporation 選擇了 Dropbox。

「除了能夠在平板電腦上檢視文件之外，雲端基礎的儲存空間也是必備的，因為這樣可以幫助我們降低因 NAS 故障或自然災害所導致資料遺失的風險，並緩解維護和營運的負擔。我們選擇了 Dropbox，因為它的介面易於瀏覽，即使不太熟悉 IT 的人也能很容易使用。」Ozawa 解釋道。

該工作團隊也被 Dropbox 的差異同步功能所吸引，該功能可快速並安全地上傳 CAD 資料和現場相片等大型檔案。此外，有離線檢視檔案的功能代表工作團隊只需要在本機裝置上儲存關於進行中的專案檔案，以及可連結使用的一系列應用程式。

「我們所有的現場經理，包括我自己，都會在我們以前工作過的現場儲存個人資料，以備工作參考使用。這些資料不斷變多，與需要不斷新增容量的 NAS 相比，雲端基礎的服務為我們提供了更大的彈性來增加儲存空間的容量。我們真的很滿意這項服務。」Nakatani 說。

結果：隨時隨地查詢資訊，甚至與外部公司共享檔案

試用成功後，Tobishima Corporation 開始全面推行 Dropbox。  「當我想要確認藍圖時，就需要花費大量時間和精力去辦公室，特別是當我在高樓層建築上工作時更是如此，因此能夠在 iPad 上確認文件真是幫上了大忙。這不僅提高了工作效率，還減少了像我這樣的現場主任的工作量。」Yusuke Tanaka 說。

這還幫助工作團隊實現現場無紙化的環境。過去，他們經常需要攜帶用繪圖儀繪製的實體藍圖到建築現場，但他們發覺已不再需要這樣了。「現在我們可以在手機和 iPad 上用 Dropbox 檢視我們所需的所有資料，不怕陷入列印了一張藍圖後發現其實需要另一張藍圖的窘境。」Tanaka 解釋道。

事實證明，Dropbox 對合資企業也很有用，且通常用於建築產業的專案。

「在合資企業中，您必須能與多家公司共享資訊。然而，當開放公司的檔案伺服器供外部使用時，就會涉及安全性和法規遵守的問題。Dropbox 能讓我們對檢視權限等設定進行細部調整，這樣我們就可以安心地共享文件。」Ozawa 說。 

Tobishima Corporation 也利用同樣的優勢在集團的公司內部共享檔案。

他們計畫將來能使用 Dropbox 管理更廣泛的檔案。首先，他們計畫開始運用在相片管理。在每個建築現場，工人們每天都會拍攝許多相片用於記錄和報告目的，並建立一個日誌來儲存和管理這些相片。在此之前，這項任務會導致工作時間增加。 

「一些現場現在已經開始將相片儲存到 Dropbox 中，而且他們也透過 Dropbox 外包相片管理和日誌建立。我們計畫在未來更廣泛地推行這項措施，以協助減輕我們人員的工作量。」Ozawa 說，並補充道，他希望這項措施將有助於減少工作時間。 

他們也考慮在未來淘汰根據現場辦公室設置的 NAS，並將所有資料整合到 Dropbox 中。「我們已經將檔案伺服器轉移到雲端，並部署 Microsoft 365 作為全公司範圍的通訊工具，將改善工作方式納入我們的重要關注範圍。我們期望繼續與 Dropbox 合作，支持我們的一系列措施。」Ozawa 總結道。