Toda Corporation

挑戰：每個工地都在使用實體伺服器，使得與外部各方流暢共享資訊相當困難。

Toda Corporation 是一間總承包商公司，現已迎來第 140 年的業務。公司業務涉及建築、土木工程、城市開發、房地產、發電等領域，在多個領域實現了穩步成長。

Toda Corporation 過去會在工地部署實體伺服器，以編輯和儲存圖紙、相片和流程圖等施工資料。

施工階段期間，包括設計監理辦公室和合作夥伴公司等關聯公司，都會編輯和檢查圖紙等各種類型的文件。這些文件每天都會更新。然而，實體伺服器主要僅供總承包商員工存取。

「因此，在這些工地工作的總承包商員工，都花費了大量時間和金錢來共享資訊、壓縮大型圖紙檔案、透過電子郵件或專用檔案傳遞服務傳送這些檔案，並接著另外提供外部檔案儲存空間。」
Toda Corporation 生產系統推展一科經理 Hiroyuki Ikehata 如此說道。

對於建築業來說，快速共享資訊的能力極為重要，而 Toda Coperation 在透過電子郵件傳送圖紙等檔案給外部合作夥伴時，遇到了代價高昂的延誤。

這種營運方式也會導致檔案管理過於繁重。因為每天都會收到將近 100 封含有圖紙的電子郵件，所以很難驗證哪些圖紙是最新的版本，也很難逐一解壓縮壓縮或受到密碼保護的圖紙，再將圖紙按施工細節儲存到資料夾中。

「施工時，只要在圖紙上插錯一條線，就可能導致耗費鉅額成本和重做的危機。為了防止這項問題發生，我們每次都必須打電話驗證，詢問包含最新檔案之電子郵件的確切傳送時間。」Toda Corporation 現場經理 Toshihiro Saito 回憶起監管實際工地時的情形。

此外，各個現場都員工都常受到操作錯誤的困擾，這會意外清除實體伺服器上的資料。因為受到刪除的資料很難還原，所以這時就需要從較舊的版本重新建立檔案。每個錯誤都會使工作量增加。

解決方案：採用 Dropbox 並利用其快速的檔案同步和進階搜尋功能

大概在這個時候，公司決定於 2019 年 12 月總部大樓重建期間搬遷到臨時建築。為搬遷做準備時，解決現有問題的主題便浮現了。

在為工地實作雲端檔案伺服器之前，他們開始為搬遷到臨時建築的內部部門實作同樣的項目。

這不僅實現了更快的檔案共享，還強化了 BCP 並減少檔案伺服器安裝空間，為公司在全球工地進行實作奠定了基礎。

Toda Corporation 一直在使用 Google 雲端硬碟在其內部工作群組之間共享資訊。不過，由於許多人針對電腦的緩慢檔案同步速度，以及因為帳戶註冊問題而無法與各家外部合作夥伴公司共享檔案提出疑慮，他們便開始探索更適合其建築工作需求的替代解決方案。

「我們當時考慮採用 Dropbox Business（以下簡稱「Dropbox」）和另一間公司的雲端儲存服務，但我們的研究表明它們是完全不同的服務。我們認為 Dropbox 像是一張可供大家在上面合作的「桌子」，而另一項服務則比較像單純用來儲存完成檔案的「抽屜」。
前者能夠滿足我們要經常與合作夥伴公司一同編輯和共享檔案的需求。」
Ikehata 回憶道。

這便是他們採用 Dropbox 的旅程，而決定因素則包括對共享和協作至關重要的檔案同步速度，以及能夠以與本機存取資料夾相同方式使用的直覺操作方式。

結果：Dropbox 獲得採用，作為全公司適用的標準環境，以及用來與合作夥伴公司進行有效互動的方法

高效靈活的檔案共享
自從公司在大約半年前展開全面轉型以來，儲存在分公司、現有建設和土木工程現場實體伺服器上的圖紙、文件和資料，均已在穩定地移轉至 Dropbox。此外，公司還使用 Dropbox 作為新工作地點的標準。將檔案儲存在 Dropbox 上則使人們自然能夠共享檔案。

此外，藉由將自己的 Dropbox 授權借給主要設計辦公室和合作夥伴公司，他們現在能夠創造一個環境，讓所有內外部建設成員都能存取完成自身工作所需的資訊。

「為每個合作夥伴公司建立共享資料夾，讓我們可能消除共享最新圖紙時發生的錯誤。此外，這麼做也為我們省去了管理檔案的麻煩。」
Saito 說道。

公司藉由為每名會議發起人在 Dropbox 中建立共享資料夾，並將所有相關文件儲存到其中，使他們在進行遠端網路會議時也能使用這些文件。

「這加快了無紙化作業的速度，並且減少了準備文件的工作量。」
Toda Corporation 建築設備部門 Koji Sakamoto 說道。

此外，使用連結共享功能和 Dropbox Transfer 讓他們能將必要的文件批量傳送給他們未出借權限的附屬公司。

高效靈活的檔案共享
版本紀錄功能讓他們能夠輕鬆還原刪除的檔案。

加速資訊搜尋
檔案搜尋效率也有顯著的增加。「跟過去比起來，現在找檔案的速度快了 3 到 4 倍。」Ikehata 強調。

他們現在可以將所有檔案儲存在單一位置，並且更進一步享受 Dropbox 的高水準可搜尋能力。

第二個好處：多虧了 Dropbox，遠端工作生產力在冠狀病毒大流行期間有所提升

順利轉移到遠端工作
即便是在新冠肺炎大流行期間，Dropbox 的優勢也得到了充分體現。

「我們認為能夠順利轉移到遠端工作模式是 Dropbox 最大的優點。」
Toda Corporation 國際分公司行政部門經理 Masakazu Aoki 說道。

公司使用 Dropbox Paper 來為遠端工作的員工進行各種作業，包括工作項目管理、工作項目管理和資訊共享，而員工則表示這能夠促進溝通。

「雖然 Google 行事曆也可以管理時程，但無法管理每個成員的工作項目。使用 Dropbox Paper 管理兩者，減少了切換應用程式和透過電話確認工作細節時遇到的麻煩，進而改善了遠端工作生產力。」
Aoki 說道。

與海外基地和現場進行更流暢的互動
該公司也發現，使用 Dropbox Paper 與不同時區的海外基地及現場溝通非常有效率。

藉由讓使用者於工作時間在單一檔案中寫下留言，員工就不必安排適合所有人的會議時間，而能夠與客戶密切互動。