朝日電視台策略重心轉向 Dropbox：期望提高媒體營運的效率與安全性

挑戰：需要雲端式的檔案共享環境來協助實現無紙化

朝日電視台成立於 1959 年，從事放送業務已有 60 多年歷史。近年來，朝日電視台還發展了「AbemaTV」和「朝日動畫電視台」等網路電視業務，以滿足觀看內容不斷變化的需求。同時，隨著業務的不斷擴張，公司也增加了員工人數。漸漸地，朝日電視台的辦公單位已超出其實體可乘載的規模，缺乏存放磁帶和其他媒體的儲存空間成為一個問題。朝日電視台技術事務部門的 Hajime Yasuda 解釋道。

「我們迫切需要減少使用紙本文件的數量。我們引進了檔案伺服器和平板電腦設備，試圖施行無紙化，但要擺脫我們長期存在的紙張式文化並不容易，幾乎每個禮拜我們都還要影印數以萬計的電視節目提案並在會議上分發。」

施行無紙化的流程中也暴露出一些問題。當我們採訪員工關於 IT 使用情況時，發現到他們之中已有人同時在個人和部門內使用消費者資料共享工具，且人數多到出乎我們的意料。

「面向消費者的工具通常缺乏業務使用所需具備的安全功能，且 IT 部門難以集中管理。為了防止合約和發票等業務文件以及提案和腳本等內容製作文件外洩，我們需要在全公司範圍內建立正式的資料共享環境。」Yasuda 說。

儘管他們現有的內部檔案伺服器方便儲存資料檔案，但這些伺服器並非為了與廣告公司和製作公司等第三方彈性地共享資訊而建立。事實上，若工作人員想要在外出時檢查文件，他們甚至必須要求同仁透過電子郵件將其轉寄給他們。因此，公司決定思考新的資料共享機制，採用業務導向的雲端儲存服務，以提高營運效率並降低安全風險。

解決方案：安全檔案儲存和共享

經過深思熟慮後，他們選擇了 Dropbox。

一個影響決定的主要因素是，根據他們先前的調查結果，Dropbox 已經是朝日電視台員工最常使用的雲端服務了。

「我們許多的員工都喜歡他們家介面的易用性，這會讓實行更順利，因為他們可以很快習慣它。」朝日電視台的 Makoto Miyahara 解釋道。

他們也考慮了 Dropbox 的安全功能。具體來說，除了多重要素驗證和進階紀錄管理外，管理員可以集中監控公司內部的使用情況，這如同讓他們吃了定心丸。

「因為我們可以隨時監控服務，所以我們還可以套用管理政策和監控機制。我們認為這能遏阻員工使用消費者工具，並建立一個資料共享環境，讓員工能隨時隨地存取儲存在雲端的檔案。」— Hajime Yasuda

Dropbox 可以輕鬆處理大量資料，也是另一個大優勢。放送電視公司會在許多區域處理大量資料內容的檔案，例如影片和電腦圖形 (CG)。此前，朝日電視台會將這些資料儲存在其檔案伺服器上，但員工表示，他們發現這對外部共享資料很不方便。「導演在外景拍攝時，他們會要求在現場觀看過去的片段，而我們幾乎沒有辦法滿足他們的要求。但 Dropbox 允許我們預覽大部分檔案，即使它們是影片和 CG 應用程式使用的 Avid DNxHD 和 Apple ProRes 等不常見的格式。而且因為我們可以在不下載整個檔案的情況下觀看，所以我們甚至可以在網路訊號受限的現場這麼做。雖然研究了幾種服務的優缺點，但我們認為 Dropbox 是我們處理影片內容的唯一選擇。」朝日電視台設計中心的 Takatoshi Yamamoto 說。

結果：在影片和圖像方面擴大使用 Dropbox

這促使朝日電視台採用 Dropbox。他們目前正在公司內‌全面推廣。授權依照各部門的要求進行分發，首先是最需要該服務的 CG 部門和網路業務部門，目的是讓現場運作和資訊共享更有效率。 

「我從事 CG 製作工作，且我們已經開始全面使用該系統。此系統使得我們與公司外部人員的溝通更有效率。除了我們之前提到的影片檔案預覽功能外，Dropbox Transfer 還可以輕鬆地與外部位置互相移轉大型檔案。彈性設定下載到期日的功能特別有用。Dropbox 會快速採用最新的技術，因此我們有信心能夠建立一個緊跟所有最新發展的檔案管理和儲存環境。」 — Yamamoto。