透過 Dropbox 協作，為受惠於土地撥贈的佛羅里達大學提供鼎力支持
佛羅里達代表性的公立大學運用 Dropbox 將橫跨 67 郡的合作推廣中心串連起來，為州民提供直接學習的機會。
「聽起來好像很簡單，不過 Dropbox 真的讓員工協作時更輕鬆自在。因為資料夾和檔案結構直觀好懂，使用者通常能自己管理。」
使用的產品
Dropbox
產業
教育
檔案大小
1000 人以上
地點
佛羅裡達州，蓋恩斯維爾
面臨挑戰：運用科技讓校園融為一體
隨著衛星校區和遠端工作興起，許多大學都在設法改善不同地點之間的協作效果。對佛羅里達大學而言，這項挑戰以及能用於克服挑戰的技術，可說是格外重要。
佛州大學是一間贈地大學，因此依法需在佛羅里達州各郡設有實體據點，為州民提供教育資源。
佛州大學的食品暨農業科學研究所負責管理該校的贈地義務工作，也就是需在佛羅里達州 67 郡設立合作推廣中心，並在整個州內設置 102 間設施。
對研究所的 IT 工作團隊來說，這在協作方面造成龐大的實體阻礙，需要用科技的力量來克服，但要讓各個地點的工具和程序達到標準化並非易事。IFAS IT 總監 Dan Cromer 表示：「最困難的部分在於，我們要處理的不是技術問題，而是溝通問題。要讓每個人遵循同樣的程序辦事，需要付出很大努力。」IFAS 發現，因為缺少簡單好用的工具，員工紛紛轉而使用個人 Dropbox 帳戶來克服彼此之間的距離問題。但資料和程序分散在系統各處，對安全性和協作都會造成不良影響。
「我們發現使用者用 Dropbox 完成許多出色的工作，並不一定要轉換成其他工具。選擇部署 Dropbox，能讓大家繼續保持優良工作表現，避免流程中斷，而且這是最安全的方式。」
協作需求成長，Dropbox 使用量也隨之增加。佛州大學的中央 IT 團隊為了實施安全措施，最終還是將目光投向該校未受管理的 Dropbox 使用量，並發現整個學校已經建立起強大的 Dropbox 協作網路。副資訊長 Saira Hasnain 表示：「使用者在使用我們準備的工具時，在共享政策方面遭遇到問題，而且難以協作處理複雜的檔案類型。這些使用者漸漸轉為使用 Dropbox，想運用能以最簡單的方式彼此協作的工具。」
與其禁止使用 Dropbox，讓使用者的工作流程和資料付諸東流，佛州大學選擇接納 Dropbox 並投資使用大學帳戶。
資訊長 Elias Eldayrie 表示：「與本校的 IT 總監、教授和員工討論過後，我們發現使用者用 Dropbox 完成許多出色的工作，並不一定要轉換成其他工具。選擇部署 Dropbox，能讓大家繼續保持優良工作表現，避免流程中斷，而且這是最安全的方式。」
解決方案：直截了當，安全無虞
佛州大學的部署作業現在已經延伸到 5,000 名員工身上。對研究人員而言，Dropbox 是處理補助經費內外協作工作的重要空間。Blanchard 表示：「用電子郵件來回寄送文件可能會造成溝通上的誤解，而我們的使用者發現使用 Dropbox 能降低這種情形。」藥學院有一位教授就是透過 Dropbox 與奈及利亞的研究人員合作。因為教授的同事的網路連線不佳，無法下載大型影片檔案，在 Dropbox 上直接觀看影片的功能就顯得格外重要。而且 Dropbox 符合 HIPAA 規範，醫學等領域的現場研究人員可將檔案集中存放，即使內有敏感資訊也不用擔心。
對佛州大學 IT 團隊而言，Dropbox 是整間大學在資料管理和協作上不可或缺的存在。藥學院 IT 總監 Lane Blanchard 表示：「聽起來好像很簡單，不過 Dropbox 真的讓員工協作時更輕鬆自在。因為資料夾和檔案結構直觀好懂，使用者通常能自己管理。」IT 部門的員工一致對 Dropbox 表示好評，因為 Dropbox 使用簡單，不用多加培訓，向 IT 要求支援的需求也降低。Cromer 表示：「我好像從沒聽過有人抱怨 Dropbox，就我的工作來說，這實在難能可貴。」