Cara Cully Automation mengendalikan kontrak menggunakan Dropbox
Kerja jarak jauh memberi banyak bebanan pada proses pengurusan dokumen manual sebuah firma kejuruteraan. Tetapi dengan Dropbox dan Dropbox Sign, Cully Automation membuat anjakan yang besar.
“Penggunaan Dropbox dan Dropbox Sign kami adalah kunci kepada pertumbuhan dan kejayaan syarikat kami, tanpanya kami tak akan secekap atau seproduktif ini.”
Cabaran
Cully Automation ialah sebuah syarikat kejuruteraan Ireland yang menawarkan segala-galanya daripada reka bentuk dan pemasangan hinggalah kepada automasi proses berskala besar. Pasukan ini pakar dalam perancangan, pembinaan, automasi dan penyelenggaraan perkhidmatan air kritikal di Ireland.
Cully Automation bergantung pada Dropbox untuk mengurus kerjasama antara pasukan di tapak dengan pejabat selama beberapa tahun. Tetapi, apabila COVID-19 melanda, pasukan memerlukan penyelesaian yang boleh melanjutkan kerjasama masa nyata ini kepada menandatangani kontrak. Walaupun pekerja bekerja dari jarak jauh, Cully Automation masih bergantung pada e-mel dan surat untuk menghantar kontrak dan dokumen untuk tandatangan, ini menelan kos, membuang masa pekerja yang berharga dan menyukarkan untuk mendapatkan tandatangan.
Penyelesaian itu juga perlu mengambil kira pasukan yang bekerja di lapangan dari kawasan berjalur lebar rendah—yang perlu membuat kemas kini di luar talian, yang boleh diselaraskan kemudian, sebaik sahaja sambungan dipulihkan.
“Dengan Dropbox dan Sign berfungsi bersama-sama untuk mencipta penyelesaian eTandatangan dan simpanan dokumen terbenam pertama di dunia, keputusan untuk menerima Sign adalah mudah.”
Penyelesaian
Dengan setiap pelawat dan pekerja perlu melengkapkan tinjauan kembali ke tempat kerja, dan secara rasmi mengisytiharkan mereka tidak mempunyai gejala COVID-19 sebelum memasuki tapak, kaedah lama untuk mencetak, menandatangani dan mengumpul borang kertas dengan cepat memakan masa dan mahal. Tambahan pula, dokumentasi kesihatan dan keselamatan yang penting, penilaian risiko, dan laporan kecederaan perlu ditandatangani dan dikemas kini secara berkala, bermakna syarikat sedang berhadapan dengan jejak kertas yang intensif—dan kelewatan pentadbiran yang tidak perlu.
Cully Automation beralih kepada Sign dan Dropbox kerana ingin membolehkan pekerja, pelawat dan kontraktor menandatangani dokumen dan pengisytiharan dari jarak jauh. Ini membolehkan syarikat mencipta, menandatangani dan menyimpan dokumentasi yang sah di sisi undang-undang dengan selamat untuk setiap tapak dan pejabat berbeza yang dimasukkan dalam masa nyata. Lebih-lebih lagi, persediaan adalah pantas dan mudah, bermakna pasukan mula mendapat manfaat daripada teknologi baru dalam beberapa hari sahaja.
Hasil
Berikutan tahap penerimaan yang tinggi—dan peningkatan kelajuan dan ketepatan proses pengisytiharan COVID-19—kewangan, HR dan pasukan kontrak di Cully Automation memilih untuk menggunakan aliran kerja yang serupa. Kini, segala-galanya daripada penginvoisan, pengambilan pekerja dan kontrak diurus melalui Dropbox dan Sign.
Bersama-sama, alatan ini mewujudkan satu ruang yang bersatu untuk semua jabatan di Cully Automation untuk mengurus dokumen dengan berkesan. Daripada permulaan projek hinggalah pelaksanaan, Dropbox dan Sign memastikan semua dokumen selamat di lokasi yang mudah diakses, membolehkan kerjasama yang lebih baik dan kemas kini masa nyata.
“Saya tidak dapat bayangkan kehidupan tanpa Dropbox atau Sign, ia amat penting untuk semua yang kami lakukan. Produk itu menjadi pelengkap dalam keseluruhan kitaran perniagaan kami, daripada prakelayakan, kepada tender sehinggalah selepas jualan.”
David CullyPengarah Urusan, Cully Automation Ltd