Digital Yalo meningkatkan kerjasama dan mengurangkan kos dengan melaksanakan Dropbox

Latar belakang

Digital Yalo ialah syarikat yang dimiliki 100% oleh minoriti, agensi perkhidmatan penuh yang menawarkan kempen pemasaran kreatif, strategi penjenamaan, perkhidmatan reka bentuk dan pembangunan web. Dengan 40 pekerja di utara, pasukan ini terdiri daripada penyelesai masalah, pewarna, pendengar, jurulatih, petani dan pemuzik yang mendapat inspirasi daripada filem, seni, muzik dan sukan untuk memanfaatkan pengalaman sebenar manusia bagi meningkatkan jenama.

Cabaran: Kecekapan bertentangan dengan sistem simpanan fail mereka

Sejak awal, pengasas serta Ketua Pegawai Eksekutif Digital Yalo Arnold Huffman dan pasukannya berbangga dengan pengambilan pendekatan unik terhadap perkhidmatan klien, yang memberi tumpuan kepada penyampaian produk yang berkesan dan cekap. 

Setelah mengalami pertumbuhan secara semula jadi dan beberapa penggabungan serta pengambilalihan kecil, perkara ini menjadi lebih penting berbanding sebelum ini Apabila organisasi berkembang, tumpuan terhadap kecekapan itu bertentangan dengan sistem simpanan dan penghantaran fail Digital Yalo yang rumit.

Agensi kreatif seperti Digital Yalo boleh beralih daripada bekerja pada aset video kepada dokumen Word dalam satu hari.

Selama bertahun-tahun, semua dokumen dan fail disimpan dalam komputer Huffman, tetapi sistem itu menimbulkan kesesakan apabila mereka mengambil lebih ramai pekerja dan semua dokumentasi perlu melalui Ketua Pegawai Eksekutif. Ramai orang memerlukan akses kepada dokumen yang sama, dan mereka semua akan berkongsi maklumat melalui e-mel, iaitu tempat butiran penting mungkin akan hilang. 

“Seiring dengan perkembangan kami, kami perlu mengembangkan lapisan teknologi kami untuk menyokong pertumbuhan tersebut. Di situlah Dropbox memainkan peranan,” kata Huffman. 

Brandon Bradford, Naib Presiden Operasi, mengetuai usaha untuk mencipta proses yang membolehkan semua orang bekerja secara bebas sambil bekerjasama dengan klien luar.

Penyelesaian: Peralihan yang lancar dari pelantar ke pelantar

Melalui penggabungan yang mereka lakukan sejak beberapa tahun sebelum ini, Digital Yalo mempunyai beberapa pelantar kerjasama teragih: Dropbox, Box dan Microsoft. Dalam usaha mereka untuk memudahkan dan menyatukan kerjasama, Digital Yalo beralih ke Positive Results, penjual pihak ketiga dan rakan niaga teknologi, untuk membantu mereka memilih penyelesaian yang betul. 

Positive Results menunjukkan demo pelbagai alat, termasuk Google, Box dan Dropbox Sebelum membuat pemilihan, penting untuk memahami aliran kerja yang paling penting bagi operasi perniagaan mereka. Secara keseluruhan, terdapat tiga fungsi utama. 

Pertama, mereka perlu suai tugas pekerja baru dan memberikan akses serta keizinan kepada maklumat yang penting bagi peranan perniagaan mereka tanpa memerlukan profesional IT. 

Kedua, sebagai agensi pemasaran dan strategi, mereka sering bekerjasama dengan klien. Ruang kerja digital peribadi untuk klien yang mudah untuk dikonfigurasikan, diurus dan digunakan merupakan keutamaan utama.

Dan yang terakhir, mereka memerlukan keupayaan untuk menyepadukan penyelesaian simpanan dokumen dengan aplikasi lain yang telah mereka gunakan. Dropbox merupakan alat yang paling memenuhi keperluan perniagaan mereka.

“Kami mengesyorkan Dropbox kerana perkongsian mendalam kami, fleksibiliti pelantar dan keupayaan kami untuk memindahkan satu terabait data dalam masa kurang daripada seminggu dari Box ke Dropbox tanpa gangguan kepada produktiviti harian,” kata Dennis Kyle, Ketua Pegawai Eksekutif Positive Results. “Kami membantu Digital Yalo mereka bentuk strategi lengkap untuk reka bentuk sistem, strategi pelaksanaan, pemindahan teknikal dan kemasukan pekerja serta latihan pengguna akhir dan pentadbir.”

Dropbox turut menawarkan sistem struktur fail yang dikenali oleh semua orang di Digital Yalo, dengan itu secara ketara mengurangkan keluk pembelajaran kepada alat baru.

Membenarkan ramai orang untuk mengakses dan menyunting dokumen dalam masa nyata, Digital Yalo tidak lagi perlu mengumpulkan dokumen yang dikemas kini daripada suntingan sedikit demi sedikit yang dihantar melalui e-mel. Kerjasama yang telah dipertingkatkan ini, merupakan penjimat masa yang besar. 

Hari ini, setiap klien mempunyai folder kongsian dengan subfolder untuk kakitangan dalaman dan subfolder untuk fail yang boleh dikongsi dengan klien. Setiap pihak berkepentingan tunggal boleh diberikan keizinan berasingan dan maklumat boleh dikongsi dengan klien dan pasukan perkhidmatan yang berkaitan. Pasukan juga menggunakan Dropbox Sign untuk mendapatkan tandatangan yang diperlukan dalam aliran kerja sedia ada mereka, satu langkah penting untuk menghapuskan kesesakan kelulusan apabila pasukan semakin berkembang.

Digital Yalo memanfaatkan penyepaduan Dropbox dengan Asana, Smartsheet dan Zoho. Penyepaduan ini telah dilaksanakan dengan bantuan Positive Results.

Apabila Digital Yalo memperoleh dua buah agensi yang lebih kecil, Ninja Multimedia dan My Friend’s Nephew, mereka menjadi rakan niaga pasukan Positive Results sekali lagi untuk memastikan pemindahan itu tidak menjejaskan kerja harian pasukan Digital Yalo. Bersama-sama, mereka terlibat dalam pemindahan maklumat yang ketara dan menggabungkan segala-galanya untuk jenama mereka yang disatukan dalam Dropbox.

Hasil: Bergerak dengan cepat dan siapkan lebih banyak tugas

Beralih dari Box ke Dropbox telah menjimatkan kira-kira 57% dalam bayaran lesen tahunan Digital Yalo. Mereka juga menganggarkan penjimatan sumber sebanyak 14% daripada masa yang dihabiskan untuk berulang-alik antara pelantar dan mencari serpihan dokumen yang dikemas kini.

Sambil mereka terus berkembang, Digital Yalo yakin Dropbox akan menawarkan kecekapan yang diperlukan untuk terus memenuhi keperluan klien. “Sentiasa ada perkara yang akan datang,” kata Huffman. “Tugas kami adalah untuk mengawasi perkara tersebut, dan alat seperti Dropbox membantu kami bergerak dengan cepat melalui kerjasama.”

Akhirnya, metrik kejayaan mereka ialah maklum balas pasukan. Dropbox telah membantu menjadikan aliran kerja semua orang lebih ringkas dan lancar, membolehkan kakitangan Digital Yalo memahami mana-mana jenama dengan lebih pantas berbanding sebelum ini.

“Dropbox merupakan salah satu alat bekerjasama yang membenarkan kami selaras dengan klien,” kata Huffman. “Ia membolehkan kami menjadi cekap dan berkesan dalam memproses sama ada penghantaran atau perubahan kepada penghantaran tersebut supaya kami sampai ke pengakhiran atau mencapai kejayaan lebih awal.”